Manpowergroup's reise til fremragende kontraktshåndtering
om Åse marie Haugstulen
Til daglig er Åse Director Bid Team i ManpowerGroup, som betyr at hun har overordnede ansvaret for at Manpowers tilbudte leveranser og priser er uslåelige i det norske markedet. Selv har hun gått gradene i selskapet, siden hun begynte som vikar for mer enn 20 år siden. Med kombinasjonen av lang operasjonell erfaring og godt strategisk overblikk, kunne de neppe valgt noen bedre person til å lede arbeidet frem mot bedre avtalehåndtering.
om manpowergroup
Rekrutterings- og bemanningsbyrået Manpowergroup's selskaper i Norge og Sverige er giganter i sin bransje, med til sammen over 8 milliarder kroner i omsetning. På en vanlig dag er mer enn ti tusen mennesker utleid til kundene. I tillegg gjør de i løpet av året tusenvis av direkte rekrutteringer for dem, hvor kvaliteten på kompetansen de finner er avgjørende for kundenes videre utvikling.
«Vi trodde vi hadde oversikt. Men nå har vi registrert mer enn 900 avtaler, noe som er langt flere enn vi forventet. Vi har også fått på plass bedre prosesser. Avtalehåndtering er blitt en naturlig del av planleggingen innenfor innkjøp og salg.»
- Åse Marie Haugstulen, Director of the Bid Team i ManpowerGroup
Bakgrunn
Med en slik størrelse og type virksomhet følger det et stort antall avtaler. Det er avtaler med alle kundene, det er avtaler som regulerer leveransene, og det er avtaler med alle leverandørene.
Utover størrelse kommer kompleksitet i avtalene. Fordi: Manpowergroup har nærhet til kundene. Det innebærer bred geografisk tilstedeværelse med mange kontorer. Og det innebærer at de har spesialiserte og juridisk adskilte datterselskaper, internt kjent som brands – for å treffe kundenes ulike behov.
Utfordringer
«Etter hvert som vi vokste, innså vi at det manglet en programvare til å støtte håndteringen av de løpende kundeavtalene. Kontraktene ble lagret i ulike arkiver og middle office-systemer, men her var det kun deler av de ansatte som hadde tilgang, og da kun lesertilgang. Virksomhetene hadde dessuten ulik praksis for avtalehåndtering. Dette ble et salig rot.»
«Samtidig brukte innkjøpsavdelingen Excel-regneark og Sharepoint-løsninger. All denne kompleksiteten og vår suboptimale respons betydde at vi ikke hadde prosesser og systemer på plass for å støtte måten vi beveget oss fremover som et selskap.»
Prosess
«Vi måtte samarbeide ikke bare mellom virksomhetene, men også mellom geografiske områder og på tvers av nasjonale grenser. Og vi trengte systemer som kunne støtte dette. For å oppnå dette etablerte vi et prosjektteam, som begynte med å tegne opp alle de aktuelle prosessene. Oppgaven var å implementere en løsning for avtalehåndtering som støttet alle våre salgs-, leverings- og innkjøpsprosesser.»
«Vi gjennomførte en grundig vurdering av leverandører, og vi hadde flere krav. Avtalehåndteringsløsningen måtte kunne støtte alle virksomhetene når det gjaldt salg og leveranser, i tillegg til å være et verktøy for innkjøp. Programvaren måtte tillate deling av kontrakter på tvers av nasjonale grenser. Og programvaren måtte oppfylle Manpowergroup's globale tekniske og juridiske krav.»
Forbedringer
«Jeg mener vi har grunn til å være stolte av det våre nye rutiner oppnår. Alle våre virksomheter i Norge og Sverige bruker for øyeblikket Complete Control. Alle ansatte kan lese kontrakter, og tilgang styres av brukertilgang i systemet. Kundeansvarlige mottar viktige varsler angående egne kontrakter før utløpsdatoer, prisjusteringer og oppsigelsesfrister. Neste fase vil være å integrere Complete Control med vårt ERP-system.»
Åses suksesskriterier for å lykkes med implementering og bruk av software for avtalehåndtering
- Definér behovene dere har for et verktøy som støtter virksomheten
- Definér omfanget – hva som skal inkluderes, og hva som ikke skal inkluderes
- Ha en dedikert prosjektleder med teammedlemmer fra IT og forretningsdrift
- Sett en tydelig tidsplan med milepæler (detaljert prosjektplan)
- Hold jevnlige møter i prosjektteamet for å følge opp oppgaver
- Ha dokumentasjon på plass gjennom hele prosessen
- Ha en implementeringsplan på plass og invester i kick-off
TA kontroll over kontraktene
Se selv hvordan vår skybaserte kontraktsadministrasjonsprogramvare gir deg kontroll over kontrakter, eiendeler og forpliktelser.
