Optimaliserte prosesser og verktøy sikrer Volda kommune trygge anskaffelser
Volda sitt kommunevåpen
Om Andreas Kiperberg
Juristen fikk med seg seks års erfaring innen innkjøp og offentlige anskaffelser i Sykehusinnkjøp, Vivento og Politiet i Vadsø og Oslo, før han tok kompetansen med seg tilbake til hjemstedet Volda. Han er kommunens første innkjøpsansvarlige.
Om volda kommune
Volda er kjent for Høgskolen i Volda, hvor mange av landets lærere er utdannet. Kommunen har også høyteknologisk industri, sykehus og Norges eldste lokalavis. Volda har et kommunebudsjett på 1,1 milliarder kroner i 2023, med investeringer på over 300 millioner. I Volda, som har rundt 11.000 innbyggere, er det rundt 2.000 ansatte i selve kommunen.
«Det er veldig praktisk å ha en løsning for full oversikt, hvor det er lett å finne frem. Alt i løsningen er intuitivt. Det er enkelt for nye brukere å ta den i bruk.»
- Andreas Kiperberg, Innkjøpsansvarlig i Volda kommune
Bakgrunn
Tidligere kunne etater i Volda kommune gjøre innkjøp, men det var manglende kontroll og oversikt. Prosess og verktøy for avtalehåndtering var utilstrekkelig.
Utfordringer
Det manglet overordnet kontroll med innkjøp. To prosjektledere, som satt med kun noen kontorers mellomrom, kunne gjøre overlappende innkjøp fordi de ikke visste om hverandres anskaffelser.
Dersom han spurte en avdelingsleder om avtalene deres, hadde de som regel ikke peiling. De spurte derfor en kollega, som måtte begynne å lete. Dette var både tidkrevende og stressende. Det er naturlig å anta at utfordringene også hadde økonomiske konsekvenser for kommunen, for eksempel når to etater inngikk hver sine avtaler om like leveranser.
Prosessen
«Demoen som vi fikk var overbevisende, og løsningen kunne gjøre alt det vi så for oss at vi trengte. Blant det som var utslagsgivende var funksjonen for skalering, hvor House of Control til slutt ringer den som er ansvarlig for en avtale hvis de ulike varslene ikke fører til handling. Dette er en bra sikkerhetsventil hvis en ansatt av ulike årsaker ikke rekker å følge opp i tide.»
«Med Customer Success Manager Georg Baumann ble forventningene oppfylt. Han tok kontakt straks etter at kontrakten var signert, ga oss bra opplæring og har vært veldig god til å følge oss opp. Georg har loset oss gjennom løsningen, og vi har gått dypere og dypere i funksjonaliteten.» - Andreas Kiperberg
Forbedringer
Andreas og kollegene bruker nå mye mindre tid på å finne frem til avtaler, og de er blitt mye bedre på å følge opp hver enkelt avtale. Løsningen gir trygghet for at de ikke inngår overlappende avtaler, som kan føre til erstatningsplikt.
De holder også orden på avtalens utløpstid, og en kommunal rammeavtale er gyldig i fire år. De kan også være trygge på at kommunen erstatter avtaler tidsnok – og unngår plutselig å stå uten avtale.
Complete Control er verktøyet som gir kommunen trygghet i offentlige anskaffelser
Da Volda kommune ansatte juristen Andreas Kiperberg som sin første innkjøpssjef i 2022, ble prosessene rundt offentlige anskaffelser kraftig forbedret. Med et nytt verktøy for avtalehåndtering ble prosessene satt ut i praksis.
I dette intervjuet forteller Andreas om utfordringene de hadde innenfor avtalehåndtering, hvordan hans rolle bidro til å strukturere arbeidet, hvilke verktøy de har tatt i bruk for å støtte prosessene, og de resultatene som kommunen har oppnådd.
Les hele intervjuet her:
FÅ KONTROLL OVER KONTRAKTENE DINE
Se selv hvordan vår skybaserte kontraktsadministrasjonsprogramvare gir deg kontroll over kontrakter, eiendeler og forpliktelser.
