Gregory GjiniDa Volda kommune ansatte en jurist som sin første innkjøpssjef i 2022, ble prosessene rundt offentlige anskaffelser kraftig forbedret. Med et nytt verktøy for avtalehåndtering ble prosessene satt ut i praksis.
Bli kjent med Andreas Kiperberg, innkjøpsansvarlig i Volda kommune
Andreas Kiperberg er en ung og ambisiøs jurist som har vist seg å være den perfekte personen for rollen som innkjøpsansvarlig i Volda kommune. Han har seks års erfaring innen innkjøp og offentlige anskaffelser fra noen av Norges største organisasjoner, inkludert Sykehusinnkjøp, Vivento og Politiet i Vadsø og Oslo.
Med sin omfattende kunnskap og erfaring i bagasjen, har Andreas raskt satt seg inn i oppgavene som kommunens første innkjøpsansvarlige og fått på plass oversikt, prosesser og verktøy for å profesjonalisere offentlige anskaffelser.
Han er en ekte distriktspolitisk drøm som har tatt med seg sin kompetanse tilbake til hjemstedet Volda for å bidra til å utvikle kommunen på en bærekraftig måte. Andreas er en inspirasjon for unge fagpersoner som ønsker å gjøre en forskjell i sine lokalsamfunn.
Kort om Volda kommune
I Volda, som har rundt 11.000 innbyggere, er det rundt 2.000 ansatte i selve kommunen. Volda er kjent for Høgskolen i Volda, hvor mange av landets lærere er utdannet.
Volda kommune er en spennende kommune med mange ulike virksomheter og muligheter. Kommunen har ikke bare en av landets mest anerkjente høyskoler, men også en høyteknologisk industri og et sykehus. I tillegg har kommunen Norges eldste lokalavis, Sunnmørsposten, som har holdt på siden 1882.
Med et kommunebudsjett på 1,1 milliarder kroner i 2023, har kommunen også mulighet til å investere i mange ulike prosjekter og tiltak. I løpet av året vil kommunen investere over 300 millioner kroner i alt fra veiutbedringer og bygging av nye skoler til utvikling av kommunens digitale infrastruktur.
Volda kommune er med andre ord en kommune som har mye å tilby både innbyggere og besøkende. Med en dyktig innkjøpssjef på plass, og et verktøy for avtalehåndtering som Complete Control fra House of Control, er kommunen nå bedre rustet for å håndtere offentlige anskaffelser på en effektiv og profesjonell måte.
Innkjøpsansvarlig Andreas Kiperberg har ansvaret for å forbedre innkjøpsprosessene i Volda kommune
Da Andreas begynte som innkjøpsansvarlig i august 2022, var det selvsagt ikke første gang kommunen gjorde innkjøp. Kommunen har drevne prosjektledere, og den nyter også godt av Innkjøpssamarbeidet på Sunnmøre. Dette samarbeidet, som ledes av Ålesund kommune, fremforhandler rammeavtaler for 14 kommuner med totalt 150.000 innbyggere.
«Som innkjøpsansvarlig i Volda kommune, jobber jeg med de kontraktene som kommunen inngår direkte med leverandørene. Dette er kontrakter i alle de fire gruppene av kontraktsverdi. Mest tid bruker jeg på innkjøp med verdi mellom 100.000 kroner og 1,3 millioner,» forklarer Andreas.
Innkjøp under 100.000 kroner stilles det ikke krav til
I neste kategori må det gjennomføres konkurranse mellom minst tre eller fire aktører. I klassen mellom 1,3 millioner og 2,2 millioner settes høyere nasjonale krav til anbudsprosessen, inkludert publisering i portalen Doffin, mens enda større innkjøp er regulert av EUs direktiver.
«Jeg har ansvaret for å gjennomføre og fasilitere anskaffelsesprosesser. Det innebærer blant annet å utforme kontrakter og anskaffelsesgrunnlag. Jeg har eierskap til prosessene og kommunens innkjøpsprosedyre. Jo høyere opp mot 1,3 millioner innkjøpet er, desto større krav stilles til prosessen.»
Den største utfordringen er å knytte innkjøpene til kommunens langsiktige strategi og å sikre behovsavklaring
For Andreas og innkjøpsrollen er hovedutfordringen å skape merverdi ved å knytte de enkelte innkjøp opp mot kommunens langsiktige strategi.
Hvordan ser dette ut i praksis?
«Det handler om å få beskrevet behovene våre på en god måte. Derfor jobber jeg mye med prosjektledere og etatsledere, for å forstå hva deres virksomhet trenger. Når vi klarer å beskrive behovene våre på en god måte, og i tråd med strategien, da blir det enkelt for leverandørene å forstå hva vi ønsker og trenger. Det gjør også at de kan besvare anbudene på en god måte.»
Alle etatene i Volda kommune gjør innkjøp
Mest finner vi i Samfunnsutvikling, en bred etat som inkluderer eiendom, vann og avløp, vei og park, plan og utvikling, brann og kultur. Vanlige avtaler er serviceavtaler, avtaler for kjøp av håndverktjenester samt entrepriseavtaler for oppføring av bygg.
På de neste plassene kommer Helse og Oppvekst.
mangel på overordnet kontroll og verktøy for avtalehåndtering
«Før kommunen fikk denne rollen for innkjøp, manglet det en overordnet kontroll. Da kunne to prosjektledere, som satt med kun noen kontorers mellomrom, gjøre overlappende innkjøp fordi de ikke visste om hverandres anskaffelser. Nå vet alle hvor de skal henvende seg, og vi har også opprettet et område på intranett, hvor alle finner kommunens prosesser, arbeidsflyt og maler for innkjøp.»
Hvordan var det så med verktøy for avtalehåndtering?
Eiendomsvirksomheten hadde en oversikt over sine avtaler, og mange IT-avtaler var registrert i et digitalt arkiv. Andreas beskriver likevel sistnevnte som mangelfullt, særlig når det gjaldt å vedlikeholde arkivet. Som oftest var kommunens avtaler lagret ustrukturert i permer, skrivebordsskuffer, innbokser og servere.
Var avtalene gyldige eller utløpt?
«Dersom jeg spurte en avdelingsleder om avtalene deres, hadde de som regel ikke peiling. De spurte derfor en kollega, som måtte begynne å lete. Dette var både tidkrevende og stressende. Slik kunne vi ikke ha det, og innsynsbegjæringer ville blitt krevende når vi ikke hadde oversikt. Det er naturlig å tenke at utfordringene også hadde økonomiske konsekvenser for kommunen, for eksempel når to etater hadde inngått hver sine avtaler om like leveranser.»
Contract Management løsningen fra House of Control kunne gjøre det vi trengte
Andreas så derfor et klart behov for et verktøy for avtalehåndtering. En kollega og digitaliseringsrådgiver hadde hørt fra andre hvilke forbedringer de hadde oppnådd ved bruk av Complete Control fra House of Control.
«Demoen som vi fikk var overbevisende, og løsningen kunne gjøre alt det vi så for oss at vi trengte. Blant det som var utslagsgivende var funksjonen for skalering, hvor House of Control til slutt ringer den som er ansvarlig for en avtale hvis de ulike varslene ikke fører til handling. Dette er en bra sikkerhetsventil hvis en ansatt av ulike årsaker ikke rekker å følge opp i tide.» - Andreas Kiperberg
Fra nyttår 2023 var Volda i gang med å laste inn sine avtaler i Complete Control
«Jeg hadde forventninger om å få god opplæring, slik at vi selv kunne håndtere avtalene på en ny og bedre måte. Med Customer Success Manager Georg Baumann ble forventningene oppfylt. Han tok kontakt straks etter at kontrakten var signert, ga oss bra opplæring og har vært veldig god til å følge oss opp.
Georg har loset oss gjennom løsningen, og vi har gått dypere og dypere i funksjonaliteten. Fordelen med det, var at vi ikke fikk en overveldende mengde informasjon med en gang. Det var også flere ting vi ikke var oppmerksomme på at var mulig.»
Store forbedringer
Forbedringene kom fort, forteller Andreas:
«Vi bruker mye mindre tid på å finne frem til avtaler, og vi blir mye bedre på å følge opp hver enkelt avtale. Forbedringene handler også om trygghet. Løsningen gir trygghet for at vi ikke inngår overlappende avtaler, som kan føre til erstatningsplikt. Vi har trygghet for at vi forholder oss til avtalens utløpstid, og en kommunal rammeavtale er gyldig i fire år. Vi kan også være trygge på at vi erstatter avtaler tidsnok – og unngår plutselig å stå uten avtale.»
Hva er det ved løsningen du er mest fornøyd med?
«Det er veldig praktisk å ha en løsning for full oversikt, hvor det er lett å finne frem. Alt i løsningen er intuitivt. Det er enkelt for nye brukere å ta den i bruk. Jeg liker også veldig godt layouten i rapporter og statistikker. Flere av disse lager jeg selv inne i løsningen, for eksempel basert på merkelapper for terskelverdier og databehandleravtaler. Merkelapper blir bare viktigere fremover, for eksempel når vi skal ha oversikt over miljøparametre ved hver avtale.»
«Complete Control er en veldig flott løsning, og vi har fått god oppfølging fra House of Control. Det er også viktig for oss som kunde å se at softwaren blir kontinuerlig forbedret, at de har ambisjoner.» - Andreas Kiperberg