Excel er et fantastisk værktøj, der kan bruges til meget. Men hvis din virksomhed støder på disse problemer, bør I måske holde op med at bruge det til budgettering.
Et budget er et vigtigt værktøj til at sikre, at en virksomhed udvikler sig i overensstemmelse med planerne, som ejere, bestyrelse og ledelse har lagt. Det er lidt som at udstikke en kurs mod en destination på et kort: For at komme herhen eller derhen skal vi rejse så og så langt, og distancen skal tilbagelægges på den og den tid.
Så længe en virksomhed er lille, enkel og har en økonomimedarbejder med ubegrænset tid, kan det fungere fint at bruge Excel til at lægge et budget. Det er et værktøj, som alle økonomer og regnskabsfolk kender ind og ud, og det er meget fleksibelt.
Det gælder dog kun til et vist punkt, og fortsætter I med at bruge Excel ud over dette punkt, risikerer I, at selskabet mister fremdrift eller centrale medarbejdere. Så er tiden kommet til at implementere et særskilt budgetteringsværktøj, som kan automatisere, effektivisere og sikre processerne – og gøre budgettet til en drivkraft for fremdriften i selskabet.
Her er 6 tegn på, at I allerede kan have passeret det punkt:
#1 Budgetprocessen er personafhængig
Budgettering i Excel begynder som regel med en række manuelle processer. Nogen skal eksportere tal fra ERP-/regnskabssystemet og importere dem i Excel, og måske skal de også 'vaskes' eller kvalitetssikres. Derefter skal formler og links efterprøves og måske opdateres, før budgettet kan udarbejdes og visualiseres i grafer og tabeller.
Hvis der derudover kun er én person i virksomheden, som behersker denne proces, eller har erfaring med at gøre det nødvendige arbejde, er det et tydeligt tegn på, at det er på tide at finde et alternativ til Excel.
#2 Tidskrævende processer
Vi har talt om 'ubegrænset' tid, men det er der jo ingen, der har. Hvis processerne nævnt i forrige afsnit (ud over at være personafhængige) også er tidskrævende, kan det bremse virksomhedens udvikling. Virksomheder med udstrakt brug af automatisering vil normalt opnå en større grad af præcision i denne del af budgetarbejdet, og det vil gøre det lettere for bestyrelse og ledelse at have tillid til de tal, der præsenteres.
En anden udfordring er, at hvis det tager lang tid at udarbejde tallene, vil det tage ledelsen længere tid at se, hvordan selskabets position i markedet udvikler sig. Det vil gøre det vanskeligt (om ikke umuligt) at foretage en pålidelig forecasting , og så vil virksomheden være dårligere rustet.
#3 Vanskeligt at konsolidere data
Ved budgettering er det normalt en forudsætning, at man kan samle og konsolidere data fra hele selskabet, og det behøver ikke engang at være særligt komplekse organisationer, før det byder på udfordringer. Uden et værktøj, der henter data direkte fra kilden og samler dem på en enkel, konsekvent måde, får man måske ikke et tilstrækkeligt helhedsbillede af virksomheden i tide og kan derfor ikke altid bruge tallene fornuftigt. Derfor kan den type Excel-brug blive en akilleshæl for hele virksomheden.
#4 Versionsproblematik og formelfejl
I Excel er det krævende at sikre sig mod, at nogen sletter en formel, sætter data ind i en forkert celle, eller foretager andre tastefejl. Desuden logger Excel ikke nødvendigvis, hvem der gør hvad i regnearket, så hvis nogen har været på færde med fumlefingre, kan der i værste fald gå år, før nogen opdager det. Meget få virksomheder har råd til at løbe den type risiko.
#5 Vanskeligt at samarbejde
Tilføj dertil, at hvis budgetarbejdet er et teamarbejde, kan det hurtigt blive krævende at følge med i, hvad der til enhver tid er den korrekte version af arket. Pludselig har nogen foretaget opdateringer i de forkerte ark, og så kræver det en god portion held, hvis det ikke skal være spildt tid – i værste fald mister du data, der kan være afgørende for virksomheden.
#6 Sikkerhedsudfordringer, fejl og andre bommerter
I sagens natur handler budgettering om virksomhedshemmeligheder og potentielt følsomme data. Når denne type data skal ind og ud af Excel-filer, og selve filerne måske skal sendes rundt til forskellige chefer eller mellemledere, kan de meget nemt blive sendt forkert eller på anden måde ende i de forkerte hænder. Kort opsummeret: Jo flere 'bevægelige dele', desto flere steder kan det gå galt i Excel.
Men hvad er alternativet?
Det findes specielle budgetteringsværktøjer, der gør det enkelt at importere data fra forskellige kilder og datasystemer. Selv om det kan kræver lidt oplæring at tage denne type systemer i brug, giver de ofte mere retvisende budgetter, bedre muligheder for forecasting, en enklere vej til dashboards og datavisualisering – og mærkbart bedre nattesøvn for både ledere, ejere og ikke mindst økonomimedarbejdere.