Energi Fyn får kontrol over aftalerne

Energi Fyn fik kontrol over sine aftaler og sikrer nu at aftaler bliver forlænget i tide. Tidsfrister for forlængelser og opfølgning på databehandleraftaler bliver varslet.

En glemt forlængelsesfrist kan være nok til, at en ellers velfungerende aftale skal genforhandles. For Energi Fyn var dette en reel udfordring - særligt for selskabet Vores Elnet som er underlagt udbud og hvor en glemt forlængelsesfrist kan betyde nyt udbud. I dag har de fuldt overblik over deres indkøbsaftaler. Det giver en helt anden tryghed i hverdagen.

Energi Fyn ejer og driver elforsyningsnettet på størstedelen af Fyn. Derudover sælger koncernen el og naturgas til private og erhverv, tilbyder forskellige bredbåndsløsninger, ladeløsninger og etablerer og driver gadebelysningen i flere kommuner på Fyn. Som en del af Energi Fyn-koncernen opererer selskabet i en branche med stor samfundskritisk betydning og strenge krav til indkøb.

For udbudskonsulent Caroline Olesen betyder det et arbejde, hvor overblik, dokumentation og rettidig opfølgning ikke kun er ønskeligt, men nødvendigt.

“Vi håndterer alt fra indkøbsaftaler til juridiske spørgsmål. Vi har derfor behov for værktøjer, der giver os kontrol. Tidligere havde vi ikke ét sted, hvor alle aftalerne lå samlet,” siger hun.

Udfordringen: Glemte optioner og udløbne aftaler 

I virksomheder underlagt udbud er kontrakter sjældent evigtvarende. De er almindeligvis tidsbegrænsede, og mange indeholder optioner på forlængelse. Hvis fristen glipper, kan kontrakten ikke nødvendigvis videreføres.

 “Hvis en kontrakt ikke bliver forlænget i tide, kan det i værste fald betyde “en ny udbudsproces". Det er en tidskrævende proces, som kan være svær at passe ind i en travl hverdag, hvis den ikke er planlagt,“ forklarer Olesen. 

Manglen på et samlet aftalesystem gjorde, at der manglede overblik og dermed svært at sikre overholdelse af opfølgning på aftaler, herunder forlængelser.

“Vi slipper stresset med at lede efter aftaler eller være usikre på, om vi har fulgt op på noget i tide. Det kan mærkes i hverdagen.”

Caroline Olesen

Udbudskonsulent

Løsningen: Contract Management som fælles aftalegrundlag og GDPR-håndtering

For at sikre bedre styring valgte Energi Fyn at tage Contract Management fra House of Control i brug. Første skridt var at bygge en struktur, der passede deres behov, og etablere tydelige varslingsrutiner.

“Nu får vi notifikationer i god tid, før en aftale udløber. Det giver os mulighed for at vurdere, om vi skal forlænge, genforhandle eller forberede en ny anskaffelse. Det er en helt anden måde at arbejde på end tidligere,” siger Olesen.

En vigtig del af opsætningen var at koble hovedaftaler og databehandleraftaler, hvilket har gjort GDPR-opfølgningen betydeligt enklere for Energi Fyn.

"Med House of Control kan vi med ét klik se alle vores databehandleraftaler og hvilken hovedaftale, de hører til. Det hjælper meget, fordi vi skal følge op på disse aftaler mindst én gang om året,” siger Olesen.

Ved at samle alt i Contract Management fra House of Control kan Energi Fyn se sammenhængen mellem hovedaftale og databehandleraftale, hente rapporter på sekunder og sikre bedre efterlevelse af kravene. Det giver et helt andet overblik, reducerer risiko ved tilsyn og erstatter meget manuelt arbejde med forudsigelighed og struktur.

Effekten: Mindre risiko og bedre styring på tværs af organisationen

Implementeringen af House of Control’s Contract Management Software har givet Energi Fyn:

• Overblik over alle indkøbsaftaler
• Automatiske varsler før forlængelsesfrister og udløb
• Én fælles kilde til sandhed for afdelinger og forretningsområder
• Kobling mellem indkøbsaftaler og tilhørende DBA’er
• Mindre risiko for dobbeltindkøb

“I et stort hus kan to afdelinger indgå næsten identiske aftaler uden at vide det. Nu har vi et værktøj der kan hjælpe til at identificere om vi allerede har en aftale på området. Det giver os bedre forhandlingskraft,” siger Olesen.

Mest af alt har det givet ro.

“Vi slipper stresset med at lede efter aftaler eller være usikre på, om vi har fulgt op på noget i tide. Det kan mærkes i hverdagen.”

Brugervenlighed og godt samarbejde

Olesen fremhæver fleksibiliteten i House of Control’s Contract Management Software som en styrke.

“Vi har fået sat strukturer op, der giver mening for os. Programmet kan tilpasses næsten som man vil, så længe man kender sin egen aftalestruktur.”

Samarbejdet med House of Control og deres Customer Success Manager har også været vigtigt.

“Vi har fået god hjælp hele vejen. Opsætningen af forskellige registreringsbilleder for hovedaftaler og databehandleraftaler fungerer rigtig godt. Det har gjort det let for nye brugere at komme i gang.”

Værdien: En nødvendig investering for offentlige indkøbere

Når Caroline møder andre indkøbere eller contract managere, er hun tydelig:

“Det er overraskende, hvor almindeligt det er, at store organisationer ikke kan finde deres aftaler. Der kan ligge et helt årsværk bare i at opspore dem. Hvis du vil undgå det, og sikre, at du faktisk ved, hvad du har aftalt, er et kontraktstyringssystem helt nødvendigt.”

For Energi Fyn er House of Control's Contract Management software blevet værktøjet, der sikrer overblik, tryghed og bedre styring. Det er forskellen på at arbejde proaktivt og at slukke ildebrande.