Derfor skal du have et overblik over dine aktiver

Har din virksomhed egentlig kontrol over jeres aktiver? Ved du, hvad I ejer? Kender du værdien og alderen på jeres aktiver, og hvem der har ansvaret for dem? Ved du når hvornår garantien udløber, eller hvor aktiverne befinder sig? Kan du svare nej på blot et af de spørgsmål, mangler du måske overblik over virksomhedens aktiver. Men der er heldigvis hjælp at hente. 

I denne artikel kan du læse om, først og fremmest hvad aktiver er, hvorfor et overblik over aktiver er vigtigt at have, hvilke fordele der kommer gennem dette overblik, og så kan du lære, hvordan du på en nem, overskuelig og hurtig måde kan danne dette overblik gennem et aktivregister i Complete Control.

Hjælp til aktivregister gennem moderne software

Om du driver eller er ansat i en stor eller lille virksomhed, har den sandsynligvis en række vædifulde aktiver, der kun vokser i takt med, at virksomheden vokser. Aktiver skal spores og værdiansættes til forsikring, regnskab og andre formål. Det kan være, at virksomhedens aktiver bliver stjålet.

At en medarbejder skifter job og glemmer at aflevere lånte aktiver som for eksempel deres arbejdscomputer. Og på den måde er der mange gode grunde til at have et godt og opdateret overblik over aktiver gennem et aktivregister, der også gør det nemmere at beregne afskrivninger og saldi.. Men det betyder ikke, at det er en nem opgave for virksomheder at holde styr på. Men det bliver det nu gennem den rette software til formålet.

Heldigvis er der ikke længere behov for at spore aktiver med regneark. Cloud-baserede kontraktstyringssystemer som Complete Control giver dig en måde hvor på du kan spore aktiver og kontrakter – på et samlet sted. Det gør det nemmere at vide hvilke aktiver, virksomheden har i dag, hvem der har ansvaret for dem, hvor aktivet befinder sig fysisk og andre vigtige forhold som for eksempel værdien på aktiverne.

Først og fremmest: Hvad er et aktiv?

Når du skal have et godt overblik over virksomhedens aktiver, er det væsentligt først at understrege, hvad aktiver er. Kort sagt, i regnskabsmæssig sammenhæng, er aktiver en regnskabspost over noget, en virksomhed ejer, kontrollerer og på den måde kan opnå fremtidige fordele ved. Aktiver være enhver ressource, der fører værdi til din virksomhed. Aktiverne kan være fysiske eller ikke fysiske genstande så som:

• Køretøj som biler/lastbiler/ATV
• IT-forsyninger/computere
• Kameraer/TV/produktionsudstyr
• Maskiner/droner
• Kunst
• Ejendom
• Patenter
• Ophavsret

Hvad er et aktivregister?

Et aktivregister er en database eller en liste, der indeholder oplysninger om aktiver, som en organisation ejer, administrerer eller på anden måde har ansvar for. Et aktivregister bruges til at holde styr på værdien og status for dine aktiver på tværs i din virksomhed. Det giver økonomidirektører, revisorer og ledere bedre økonomisk overblik og forenkler samtidig rapporteringen, når der er et samlet register over virksomhedens aktiver.

Dette register giver dig mulighed for proaktivt at underrette udpegede personer, når et aktiv ældes, har brug for service, eller ikke længere har en garanti. Det er også vigtigt at holde styr på, hvem der bruger virksomhedens udstyr, hvor det befinder sig fysisk, eller om det skal udskiftes eller genbruges. Sker der tyveri, brand eller en ulykke vil du have bedre dokumentation til forsikringsformål, når du har en samlet liste over virksomhedens aktiver.

Hvad er fordelene ved et aktivregister?

Når du får samlet et godt overblik over virksomhedens aktiver, kan dette give dig en lang række fordele. Men fordelene kommer ikke alene ved at samle en liste i et regneark. I stedet kommer de ved at udnytte digitaliseringens muligheder og skabe et aktivregister i et software, der er bygget til at indeholde denne data og skabe overblik. 

Et kontraktstyringssystem som Complete Control gør det muligt for virksomheder at få indsigt i mere end blot kontrakter. Her kan du også indtaste oplysninger om aktiver og passiver. I Complete Control kan du for eksempel organisere aktivoplysninger og aktivværdi på en enkel og overskuelig måde.

Her er blot nogle af de fordele, der venter din virksomhed, når du får overblik over dine aktiver gennem dedikeret software:

• Det bliver nemmere at beregne aktivets alder, den bogførte og markedsværdien og ikke mindst have et overblik over alle virksomhedens aktiver.
  
  
• Du får et overblik over udgifter, cash flow og information til budgettering, hvilket kan forbedre din virksomheds finansielle planlægning.
  
  
• Det bliver muligt for autoriserede brugere at søge og finde informationer om aktiver, uanset hvor de befinder sig gennem cloudbaseret adgang hvor som helst, når som helst. På den måde mindsker du også personafhængigheden. 
  
  
• Hvis du får behov for dokumentation til forsikringsformål, lovkrav eller virksomhedsvurdering, er det let som en leg at skaffe.
  
  
• Du får et overblik over, hvornår aktiver har brug for service, eller skal udskiftes, og du undgår ubehagelige overraskelser. 

Hvilke data er registreret i aktivregisteret?

Complete Control giver dig en nem måde at importere, gemme, søge, kategorisere og administrere aktivadata, fordi alle disse funktioner er indbygget i softwaren. Oplysninger vises på aktivkortet, så du kan være sikker på, at du har opdateret data til rådighed, og felterne danner grundlag for rapportering om aktivets værdiansættelse.

Nogle af de registrerede datatyper i Complete Control omfatter:

• Aktivchip, status og tilstand
• Aktivkategori
• Afdeling, beliggenhed
• Tilstand
• Producenter/Leverandører
• Model/serienummer
• Anskaffelsesdatoer, fakturadato mv.
• Værdiansættelsesmetode
• Få mere information

På den måde bliver det nemmere end aldrig før at samle al væsentlig data om dine aktiver, og dette overblik skaber det fornødne overblik, som alle virksomheder kan gavne og drage fordele af. 

Er du klar til at skabe gode overblik for din virksomhed?

Virksomheder der omfavner de teknologiske udviklinger, hjælper sig selv. Vi håber, at du er blevet klogere på fordelene over et samlet overblik over dine aktiver gennem et aktivregister. Vil du i gang med det samme? Så kan du få en demo på House of Controls software, Complete Control eller kontakte os her. Vi glæder os til at hjælpe dig med at skabe bedre overblik over din virksomheds aktiver, kontrakter og aftaler.