Har I mere end 50 ansatte i Danmark, Sverige eller Norge? I så fald er der stor sandsynlighed for, at leasingaftaler skal behandles som investeringer i jeres regnskab. Det betyder, at alle afdelinger, der indgår den type aftaler, bør tage sig en snak med økonomiafdelingen.
Nordiske virksomheder er nået langt, når det handler om at fokusere på kerneaktiviteter og undgå at binde kapital i mere perifere ting. Bagsiden af medaljen er, at de skal håndtere en jungle af kontrakter på alt fra leasingbiler og husleje til it-licenser og kaffemaskiner. Det kan være svært at skabe sig det nødvendige overblik. Men her kan software være en stor hjælp.
Forstå de regnskabsmæssige krav til finansiel leasing
Ikke nok med at virksomheder skal holde styr på samtlige aftaler, aftalevilkår, fornyelsesdatoer og interne kontaktpersoner, som er en kompleks opgave. Virksomhederne skal også være opmærksomme på, at enkelte større leasingaftaler regnskabsmæssigt skal behandles, som om de er investeringer.
Opfylder jeres virksomhed to eller tre af nedenstående kriterier?
- I har mindst 50 ansatte
- I har mindst 70 millioner kroner i omsætning
- I har mindst 50 millioner kroner i balanceværdier
I så fald skal I sætte jer ind i kravene til indregning af finansiel leasing i balancen, som gælder i alle de tre skandinaviske lande (NRS 14 i Norge, K3 i Sverige, Regnskabsklasse C i Danmark).
Dette er kendetegnene for finansiel leasing
Reglerne om finansiel leasing siger, at en aftale skal balanceføres, hvis den opfylder en række forudsætninger, mens operationelle leasingaftaler ikke skal balanceføres. For at forstå hvilke regler der gælder, og om du har at gøre med finansiel leasing eller operationel leasing, skal du kende til kendetegnene. Hvad er kendetegnende for finansiel leasing? Her er nogle typiske egenskaber ved aftaleforholdet:
- I har det fulde ansvar for aktivet i aftaleperioden, herunder reparation og vedligeholdelse.
- I har fuld brugsret til aktivet og høster alle økonomiske gevinster ved brugen af aktivet.
- Når leasingaftalen udløber, vil aktivets økonomiske værdi være meget lav, hvilket i praksis udgør en købsoption.
- Leasingomkostningernes nutidsværdi er højere end det, som det ville koste at købe aktivet up front.
Hvis du vil læse mere om finansiel leasing og hvordan disse skal behandles i regnskabet, har vi skrevet en udførlig guide her.
Behov for kommunikation på tværs af afdelinger
Det er naturligvis økonomiafdelingen, der har det overordnede ansvar for, at finansielle leasingaftaler håndteres korrekt i regnskabet. Men når der bliver indgået leasingaftaler på mange forskellige niveauer i virksomheden, er det vigtigt, at informationerne centraliseres, og at alle væsentlige nøglepersoner desuden har adgang til dataen.
Diverse operative afdelinger, it-afdeling, HR-afdeling, indkøbsafdeling, ejendomsafdeling … Alle er nødt til at tale med økonomiafdelingen om deres leasingaftaler og vilkårene for brugsret, betaling, ansvar og restværdier.
Denne komplekse situation har Visma stået i. Deres løsning var centraliseret lagring af aftaler og kontrakter, som alle nøglepersoner kunne tilgå. Dette sparede dem for 140 millioner kroner.
Hvordan skal aftalerne behandles fra år til år?
Det er tungt at starte fra scratch hvert år eller at opdatere regneark. Hvis du har mod på at optimere jeres arbejde med finansiel leasing, aftaler og samarbejde, gør du klogt i at investere i digitale værktøjer, der effektiviserer arbejdet med konktrakter og aftalehåndtering. Arbejder man smart, bruger man værktøjer, som forenkler arbejdet ved at foretage beregninger til regnskabet, sender notifikationer, inden aftalerne udløber, holder styr på, hvor aftalerne er gemt og giver adgang til en masse andre smarte funktioner.
House of Control har udviklet et modul, der giver fuld kontrol over virksomhedens finansielle leasingaftaler og indeholder mange af de samme egenskaber som modulet til IFRS 16. Det giver CFO fuld kontrol over alle centrale data i leasingaftalen, herunder pris, løbetid og opsigelsesfrist samt notifikationer om vigtige datoer. Det er et modul, som lynhurtigt leverer nøjagtige data til regnskabet og indeholder utroligt gode rapporteringsfunktioner, der simplificerer og effektiviserer arbejdet med kontrakter og også optimerer virksomhedens finansielle situation.
Overvågning og tilpasning af leasingaftaler
Når virksomheden indgår leasingaftaler, er det ikke nok blot at oprette dem og lade dem stå. Det er også afgørende løbende at overvåge dem og tilpasse dem efter behov. Dette kan indebære at evaluere markedsvilkår, forhandle bedre vilkår med udbyderne eller endda opsige aftaler, der ikke længere er økonomisk fordelagtige eller brugbare for virksomheden.
Effektiv software til leasingadministration kan være uvurderlig i denne proces. Ved at udnytte dataanalyse og rapporteringsfunktioner kan virksomheder identificere potentielle besparelser eller optimeringsmuligheder. Derudover kan softwareløsninger automatisere opfølgning på fornyelsesdatoer, sikre overholdelse af kontraktlige vilkår og generelt gøre processen mere strømlinet og effektiv.
Ved at have et system, der kontinuerligt overvåger og tilpasser leasingaftaler, kan virksomheder sikre, at de maksimerer deres værdi og reducerer risikoen for unødvendige udgifter eller forpligtelser. Det er præcis disse funktioner, Complete Control tilbyder.
Er du klar til at optimere dine finansielle leasingaftaler?
Det kan godt virke uoverskueligt at holde styr på virksomhedens aftaler, særligt i takt med at virksomheden vokser og får flere og flere aftaler. Men der er mange gode grunde til, at det er fordelagtigt at have det fornødne overblik over aftaler samt hvordan de skal rapporteres i regnskabet. Med House of Contol får du det nødvendige overblik. Hvis du er interesseret i at høre mere om, hvordan software til kontrakthåndtering kan hjælpe dig, kan du få en demo på House of Controls software, Complete Control eller kontakte os her.