Sådan fjerner du de skjulte omkostninger i virksomhedens kontraktportefølje

En professionel strategi for kontraktstyring handler om at reducere omkostninger, sikre kontrol og fjerne personafhængighed. Men hvad adskiller tilfældig håndtering fra en bevidst strategi, der styrker hele virksomhedens økonomistyring?

Her er 10 punkter, der tager dig fra det grundlæggende aftaleoverblik til avanceret kontrol. Vi ser på, hvordan du går fra enkle arkiveringsrutiner til en integreret del af virksomhedens styringssystemer.

1. Det er på tide at fjerne personafhængighed

Personafhængighed opstår, når der mangler central kontrol. I praksis betyder det, at aftaler gemmes i personlige indbakker, i mapper på en lokal server eller som fysiske dokumenter i en skuffe. Ofte findes der et overblik, men gerne i et Excel-ark, som kun én person forstår og vedligeholder. Når medarbejdere stopper, forsvinder overblikket ofte, mens forpligtelserne fortsætter som før. Dette skaber en blind vinkel i regnskabet, som ingen virksomhed har råd til. 

2. Fuldt økonomisk overblik for budget og prognoser

Kontraktlige forpligtelser udgør en væsentlig del af virksomhedens omkostninger og er fundamentale i et præcist budgetarbejde. Uden et samlet overblik over bindingstider og udløbsdatoer er det udfordrende at give ledelsen og bestyrelsen nøjagtige svar på, hvad de reelle omkostninger bliver i det kommende år. Lige så vigtig er kontrollen over, hvilke udgifter der løber videre, og hvilke forpligtelser der kan opsiges, hvis forudsætningerne for driften ændrer sig.

Ved at koble aftaledata direkte til specialiserede budget- og prognoseværktøjer øges præcisionen i de økonomiske skøn betydeligt. Denne integrerede arbejdsmetode sparer mange ugeværk med manuelt arbejde og sikrer et pålideligt beslutningsgrundlag. Resultatet er, at præcis dokumentation og rapportering kun er få tastetryk væk – en tryghed, der frigør tid til andre opgaver.

3. Bedre kontraktstyring hjælper med IFRS 16-overholdelse

For virksomheder, der følger IFRS-standarden, stiller IFRS 16 strenge krav til, hvordan lejeaftaler skal håndteres, estimeres og rapporteres. Dette forudsætter fuld kontrol over startdatoer, mulighed for forlængelse og diskonteringsrenter – detaljer, der hurtigt bliver uoverskuelige i manuelle Excel-ark.

Ved at bruge en dedikeret løsning til kontraktstyring automatiseres disse beregninger. Det giver ikke blot tryghed for, at rapporteringen er korrekt, men gør også virksomheden mere attraktiv og ordentlig over for investorer og revisorer.

4. Strategisk ESG-kontrol og risikostyring i leverandørkæden

ESG er ikke længere kun et spørgsmål om rapportering; det er ved at blive en forudsætning for kapitaladgang og markedsadgang. Med EU's nye direktiv for rettidig omhu (CSDDD) pålægges virksomheder et juridisk ansvar for at dokumentere alt fra miljøpåvirkning til arbejdsforhold – i hele leverandørkæden.

Uden et centraliseret system til kontraktstyring bliver dette arbejde et risikabelt og manuelt ”detektivarbejde”, hver gang revisorer, investorer eller pressen stiller spørgsmål. Ved at digitalisere leverandøropfølgningen flytter I ansvaret for dokumentation (som certificeringer, HMS og overenskomster) over på leverandørerne selv. Dette sikrer fuld sporbarhed, reducerer virksomhedens operationelle risiko og beskytter virksomhedens omdømme i et stadig mere gennemsigtigt marked.

5. Automatiske adviseringer bør være obligatoriske

Det er afgørende med advisering i god tid, før kontrakter udløber, for at undgå uønsket automatisk fornyelse. God varsling giver handlerum til at genforhandle priser og betingelser fremfor at blive låst til eksisterende vilkår. For at sikre efterlevelse bør den aftaleansvarlige modtage flere sporbare adviseringer, så ingen kritiske frister bliver overset. 

6. Mange små indkøb bliver til store omkostninger

Aftaler med underleverandører indgås ofte af medarbejdere, der har et her-og-nu-behov for en tjeneste eller licens. Dette gælder især kontrakter, hvor enkeltomkostningerne fremstår som små. Når disse indkøb summeres op på tværs af hele virksomheden, udgør de imidlertid betydelige beløb. Man kan opnå store besparelser ved at etablere et samlet overblik over virksomhedens samlede aftaleportefølje. 

7. Hav fuldt overblik til enhver tid med dashboards

For at have kontrol over virksomhedens status er det afgørende med et realtidsoverblik over aftaler med både kunder og leverandører. Moderne dashboard-løsninger gør denne information let tilgængelig med færdige KPI'er. Ved at koble disse værktøjer direkte mod virksomhedens ERP- og CRM-systemer får man en sømløs datastrøm uden behov for omfattende konsulentbistand. 

8. Undgå fejlregistrering af vigtige tal og datoer

Manuel registrering af kontraktdata, såsom fremtidige omkostninger, udløbsdatoer og kontaktinformation, er både tidskrævende og øger risikoen for fejl. I dag er det fuldt ud muligt at automatisere denne proces ved brug af teknologi, der læser PDF-dokumenter og andre filformater direkte.

Ved at automatisere indsamlingen af nøgleinformation sikrer man, at vigtige aftaledetaljer registreres hurtigere og med betydeligt højere præcision end ved manuelt arbejde. Dette frigør værdifuld tid og giver et langt tryggere datagrundlag for videre opfølgning.

9. Digital signatur øger både sikkerheden og effektiviteten

Manuelle processer med udprint, underskrift og scanning er både tidskrævende og forældede. I dag forventes et heldigitalt workflow, og digital signatur er blevet en standard, der sikrer både professionalisme og effektivitet. Med digitale løsninger er der aldrig tvivl om, hvem der har skrevet under hvornår.

Ved at integrere digital signatur direkte i kontraktstyringen bliver hele processen sømløs. Værktøjet er desuden yderst anvendeligt til andre formål, såsom underskrift af bestyrelsesdokumenter eller formelle bekræftelser fra medarbejdere.

10. Selv brugervenlige løsninger har brug for personlig service

Brugervenlige systemer skal være intuitive og i vid udstrækning selvforklarende uden behov for omfattende oplæring. Skulle der alligevel opstå spørgsmål, bør gode selvhjælpsværktøjer være let tilgængelige for hurtig afklaring.

Nogle gange er det dog nødvendigt med direkte assistance eller input til ny funktionalitet. I de tilfælde er det afgørende at have adgang til personlig kundesupport, der taler dit sprog og forstår dine behov. En dedikeret støtte, der tager forslag videre til egne udviklere, sikrer, at løsningen løbende forbedres i takt med brugernes ønsker.

Vælg løsninger, I kan vokse med

Kontraktstyring er en integreret del af virksomhedens kerneprocesser, hvor teknologi, systemer og mennesker skal fungere optimalt sammen. Det tryggeste valg er at investere i software, der støtter virksomhedens målsætninger både i dag og i fremtiden.