Gregory GjiniHvordan indkøbsafdelingen i Visma har sparet 220 millioner NOK for koncernet på to år. Definerede processer og smarte værktøjer giver dem fuld kontrol over leverandørerne, og med en omsætning på 20 milliarder NOK har Visma tyngde til at opnå de bedste priser.
Roy Steinar Torheim - Procurement & Operations Director Visma
Visma er den førende europæiske leverandør af software til drift af virksomheder, ikke mindst regnskabs- og økonomisystemer. Hver måned behandler Visma-selskabernes løsninger 22 millioner e-fakturaer og 11 millioner lønsedler for 1,5 millioner virksomhedskunder.
Koncernen har i øjeblikket 14.500 ansatte. Deres cirka 200+ selvstændige selskaber genererede en indtægt på ca. 20 milliarder NOK og et driftsresultat på ca. 6 milliarder NOK i 2022. Væksten var på 19 procent.
I 2021 blev Roy Torheim tildelt opgaven med at skabe en sammenhængende og strategisk vigtig indkøbsafdeling, herunder at jagte besparelser og yderligere professionalisere indkøbsprocesserne. Roy har arbejdet i koncernen siden hans tidligere firma, Huldt & Lillevik, blev opkøbt af Visma i 2015.
STORT POTENTIALE FOR BESPARELSER OG KLIMAFORBEDRINGER INDEN FOR INDKØB
Med en stor og international koncernstruktur af selvstændige selskaber er indkøb præget af mindst to forhold, der trækker i modsatte retninger: En betydelig del af indkøbene sker decentralt, samtidig med at der er store muligheder for besparelser ved at foretage centrale indkøb. Indtil 2021 manglede der et centralt ejerskab af indkøb som disciplin og funktion, med undtagelse af indkøb af større IT-løsninger.
"Med vores størrelse har vi et enormt potentiale for at opnå gevinster gennem bedre indkøb. Vi begyndte med at etablere infrastrukturen for afdelingen. I starten var vi fire meget kompetente indkøbere på vores kontor i Sibiu, Rumænien, samt en hollandsk kollega og mig selv. At opnå kontrol og overblik over aftaler og leverandører var en god start. Sammen med Vismas Legal & Compliance-afdeling opbyggede vi en proces for at sikre ensartet håndtering af leverandører," - Roy Torheim, Procurement and Operations Director
"Som et softwarefirma har Visma allerede et begrænset miljø- og klimaaftryk. Hvordan arbejder I for at reducere den negative påvirkning yderligere?"
"Det er noget, vi arbejder på ikke kun inden for indkøb, men i hele koncernen. Lad mig give et konkret eksempel. Baseret på kortlægning af CO2-udledning fandt vi for et par år siden ud af, at forskellige IT-hardware var en af de største kilder til udledning for Visma. I 2022 undersøgte vi nærmere, hvordan vi kan forlænge levetiden for vores hardware og reducere miljøpåvirkningen. Vi introducerede en ny partner til indkøb og genbrug af hardware for at hjælpe os med at få bedre kontrol over hardwarens livscyklus. Nu har vi implementeret en ordning i hele koncernen for at gøre indsamling, salg og genbrug af brugt IT-hardware lettere for Visma-selskaberne," siger Roy.
220 MILJONER NOK I BESPARELSER SKABER STORE AKTIONÆRVÆRDIER
Teamet i Procurement & Operations Hub - Visma
Selv har Roy arbejdet i 30 år inden for IT-virksomheder, hvor han har fokuseret på kundeservice, optimering af processer og omkostningsreduktion. Afdelingen har hurtigt kunnet fremvise solide præstationer: I 2021 og 2022 opnåede de besparelser på cirka 220 millioner NOK i forbindelse med leverandøraftaler.
"Vi implementerede Complete Control som systemunderstøttelse til afdelingen for at opnå bedre kontrol over leverandører og løbende aftaler. Værktøjet har spillet en vigtig rolle i de besparelser, vi opnåede - 100 millioner NOK i 2021 og 120 millioner NOK i 2022. For eksempel forhandlede og genforhandlede vi næsten 130 aftaler sidste år. En meget nyttig funktion i Complete Control er automatiske påmindelser før aftaler udløber, hvilket giver os tid og rum til at forhandle," - Roy Torheim.
Disse besparelser skaber store værdier for Vismas aktionærer og giver også Visma-selskaberne mulighed for at styrke produktudviklingen.
6 GEVINSTER VED CENTRALISERET INDKØB
Mens den centrale indkøbsafdeling stadig arbejder på at implementere bedre arbejdsmetoder, siger Roy, at fordelene, som Visma opnår, handler om langt mere end blot flere euro på bundlinjen på kort sigt. Gevinsterne ved centraliseret indkøb kan opdeles i seks områder:
1. Omkostningsreduktion
Visma undgår unødvendige omkostninger. Ved at bruge deres samlede styrke og størrelse opnår de bedre priser. Dette forbedrer likviditeten og giver også andre skalafordel.
2. Bæredygtighedsforbedring
Større indkøbsmagt bruges også til at stille større krav til leverandører samt implementere ordninger, der gør det lettere for Visma-selskaberne at bidrage til lavere miljø- og klimaaftryk.
3. Risikoreduktion
Ved at foretage risikovurderinger af leverandører undgår Visma et betydeligt antal juridiske problemer. De undgår også svindel og aftaler, der er i strid med Vismas etiske retningslinjer.
4. Overholdelse af regler og retningslinjer
Med en fokuseret indkøbsafdeling bliver det nemmere at overholde Vismas egne retningslinjer for indkøb. Overholdelse af eksterne licensaftaler og offentlige lovkrav bliver også lettere.
5. Valg af bedre leverandører
En mere professionel evaluering af leverandører samt bedre indkøbspraksis og forhandlingsteknikker resulterer i mere passende leverandører til Visma.
6. Langvarige leverandørsamarbejder
Når de samme mennesker arbejder sammen med leverandører over tid, styrkes personlige relationer, og Visma opnår mere effektiv kommunikation.
VISIONEN FOR VISMAS PROCUREMENT HUB
Indkøbsafdelingen - eller Procurement Hub, som den kaldes internt i Visma - har en syv-delt vision for, hvad den ønsker at opnå:
- Brug Visma-familiens størrelse på en bedre måde for at reducere omkostninger.
- Tagen aktivt ejerskab over aftaler på vegne af hele Visma.
- Have en fælles tilgang til behandling af leverandører.
- Tilbyde indkøbsstøtte til de forskellige Visma-selskaber.
- Forenkle implementeringen, når Visma-selskaber anvender centrale aftaler.
- Spille en rolle som vogter inden for overholdelse af regler og retningslinjer.
- Foretage analyser af omkostninger pr. leverandør på tværs af koncernen.
BRUGER OKR-METODEN TIL PRAKTISKE RESULTATER
Hvordan går Roy og hans kolleger fra vision til praksis?
De har valgt at bruge metoden kendt som OKR - Objectives and Key Results - til at skabe et strategisk rammeværk, der kan omsættes i konkrete og målbare resultater.
"Sidste år opdelte vi vores arbejde i fire hovedmål. Disse mål omfattede blandt andet opbygning af team og ekspertise samt implementering af procedurer for vores arbejde. Sidstnævnte inkluderede at få en komplet oversigt over leverandørerne og evaluere hver enkelt leverandør. På den måde kunne vi hurtigt fremvise nøgleresultater i form af besparelser og forbedrede processer."
Arbejdsmetoden mod nye og eksisterende leverandører er illustreret på følgende måde:
SMART VÆRKTØJ TIL OVERSIGT OVER AFTALER OG LEVERANDØRER
"Vi indså tidligt, at vi havde brug for et digitalt værktøj til at håndtere aftaler og leverandører - eller en contract repository. Det var sådan, vi kom i kontakt med House of Control. Efter en imponerende oplæring ledet af Cathrine Gynnild fra House of Control har vi fastsat krav om, at alle aftaler i hele Visma-familien med en årlig værdi på omkring 350.000 NOK skal registreres i Complete Control, sammen med alle IFRS 16-aftaler. Løsningen giver os et fantastisk overblik over Vismas samlede forpligtelser, som fra og med budgetprocessen for 2024 også vil være et værdifuldt input til CFO og den centrale økonomifunktion."
I alt er der registreret aftaler til en værdi på næsten 2 milliarder NOK, og sidste år håndterede indkøbsafdelingen næsten 130 aftaler.
"Vi har to nøglepersoner registreret pr. aftale: Den der ejer aftalen i indkøb, og den der ejer selve tjenesten, løsningen eller produktet, som aftalen vedrører. Complete Control har mange funktioner, der gør arbejdet lettere og bedre for vores afdeling. De automatiske påmindelser før aftalefornyelse er klart en favorit." - Roy Torheim
EGEN VÆRKTØJ TIL OVERSIGT OVER ALLE RAMMEAFTALER
Det er en ting for indkøbsafdelingen at have overblik over alle aftaler og leverandører. Noget helt andet er, hvordan medarbejderne i hver enkelt Visma-virksomhed skal finde ud af, hvilke rammeaftaler der eksisterer. Til dette har de deres eget løsning, MyTools, som henter information om alle aftaler og leverandører direkte fra Complete Control via en API.
"Her kan medarbejdere i alle Visma-virksomheder søge efter leverandører baseret på et stort antal kriterier, f.eks. softwaretype. Dem der er listet der, er godkendt af os, med alle fordelene det medfører for at sikre, at virksomhederne overholder deres egne etiske retningslinjer. De kan også være sikre på, at prisen er bedst i klassen, og at aftalerne følges op år efter år."
"Det er tydeligt, at vi har opnået betydelige engangseffekter og vedvarende besparelser for Visma, hvilket vil have stor værdi fremadrettet. Vi har optimeret den finansielle del og sikrer opfølgning samt reducerer risikoen, hvilket er mindst lige så vigtigt. Vi sørger for, at vi har de leverandører, vi ønsker at have - at de leverer som lovet."
Risikovurdering af leverandører
Teamet i Procurement & Operations Hub - Visma
"Kan du fortælle lidt om, hvordan I arbejder med risikovurderinger af leverandørerne?"
"Vores code of conduct for leverandører danner grundlaget. Hvis vi ikke allerede har et kundeforhold, starter vi med en indledende vurdering. Derefter udfører vi årlige vurderinger af alle leverandører, som vores afdeling håndterer. I de årlige opdateringer forventer vi fremskridt, hvis vi tidligere har diskuteret forhold, hvor vi kræver ændringer. Vi foretager også en årlig vurdering af leverancen selv - contract performance. Dette gør vi i praksis på kundekortet inde i Complete Control."
Roy siger, at løsningen udviklet af House of Control til den norske åbenhedslov også er fremragende til at undersøge andre forhold ved leverandørerne end menneskerettigheder og arbejdsvilkår.
"Vi eksisterer primært for at forvalte centrale aftaler for Visma, herunder at have kontrol over centrale leverandører. Det kræver mange vurderinger af leverandører. Skal vi have disse leverandører, og hvad er det, de leverer? Løsningen til åbenhedsloven er som skabt til at indhente de svar, vi har brug for fra leverandørerne."
MERE COMPLIANCE I DE KOMMENDE ÅR
Teamet i Procurement & Operations Hub - Visma
HVORDAN VIL INDKØB SE UD I VISMA FREMADRETTET?
Roy siger, at autonomien er en central del af Visma-familiens DNA. Det vil også påvirke indkøb, siger han:
"Indkøb vil fortsat i høj grad være decentraliseret; Visma-selskaberne skal i minimal grad være bundet af direktiver fra hovedkontoret. Men, når det er relevant, bør hvert selskab nyde godt af Vismas samlede størrelse. Det handler om fordele relateret til både omkostninger og kvalitet. Og så skal vi være mere til stede for enkeltselskaber, der har brug for vores ekspertise og kapacitet."
Roy tror, at kunstig intelligens og compliance vil blive en endnu vigtigere del af indkøb:
"Med vores størrelse og store databaser er vi bedre positioneret end de fleste andre i branchen til at bruge kunstig intelligens til at forbedre indkøb. Når det kommer til compliance, vil arbejdet udført af vores afdeling blive stadig vigtigere. Vi har ressourcerne til at vurdere hver enkelt leverandør og levering på en helt anden måde end de fleste af Visma-selskaberne hver for sig."
OM HOUSE OF CONTROL OG VISMA
House of Control Group er et teknologiselskab med ca. 2.700 kunder, der udvikler og tilbyder cloud-baserede løsninger (SaaS) til aftalestyring og IFRS 16-rapportering. Siden efteråret 2022 har House of Control Group været et fuldt ejede selskab i Visma-familien. Visma havde allerede taget House of Controls løsninger til aftalestyring og IFRS 16 i brug.