Sådan sparede Visma Group 140 millioner DKK gennem deres indkøbsafdeling

Hvordan indkøbsafdelingen i Visma har sparet 140 millioner DKK for koncernet på to år. Definerede processer og smarte værktøjer giver dem fuld kontrol over leverandørerne, og med en omsætning på nesten 13 milliarder DKK har Visma tyngde til at opnå de bedste priser.

Roy Steinar Torheim - Procurement & Operations Director Visma

Gennem otte personer, der er ansat i Vismas centrale indkøbsafdeling, har Visma sparet 140 millioner danske kroner i løbet af to år. Gennem bedre definerede processer og smarte værktøjer, der giver indkøbsafdelingen fuld kontrol og overblik over leverandører og nesten 13 milliarder danske kroner i omsætning, har Visma evnen til at få de bedste priser. 

Visma er den ledende europæiske leverandør af software til virksomhedsdrift samt regnskabs- og finanssystemer. Hver måned bliver der sendt 22 millioner e-fakturaer og 11 millioner lønsedler gennem Vismas løsninger til 1,5 millioner erhvervskunder.

Visma-gruppen har i dag 14.500 ansatte. I 2022 genererede gruppens cirka 200+ uafhængige virksomheder omkring 13 milliarder danske kroner i omsætning og en EBITDA på omkring 3,8 milliarder danske kroner. Væksten var 19 procent. 

Roy Torheim har arbejdet for Visma-gruppen siden 2015, hvor Huldt & Lillevik, som han var direktør for, blev opkøbt af Visma. I 2021 blev Roy Torheim ansvarlig for at samle og skabe en strategisk omfattende indkøbsafdeling, hvor hans fokus også var at jagte steder, han kunne spare og ikke mindst sørge for at professionalisere og effektivisere processerne relateret til indkøb. 

KÆMPE POTENTIALE FOR AT SPARE PENGE OG NEDSÆTTE CO2-UDLEDNINGEN I INDKØB

Med en stor og international koncernstruktur af selvstændige virksomheder er Vismas indkøb præget af mindst to forhold, der trækker i hver sin retning. En stor del af indkøbene foretages decentralt, mens der vil være betydelige muligheder for at spare ved at foretage centraliserede indkøb. Med undtagelse af indkøb af store IT-løsninger havde der, indtil 2021, manglet centralt ejerskab til indkøb som disciplin og funktion.

"Med vores størrelse, var der et kæmpe potentiale i at sørge for, at vores indkøb fungerede bedre, ikke mindst økonomisk. Vi begyndte med at kigge på infrastrukturen for indkøbsafdelingen. I begyndelsen bestod afdelingen af fire kompetente indkøbere i et af vores kontorer i Sibiu i Rumænien samt en hollandsk kollega og mig selv. Det bedste udgangspunkt var at få styr på vores kontrakter og skabe et overblik over vores leverandører. Sammen med Vismas Legal & Compliance afdeling etablerede vi en universel proces til at styre vores leverandører" - Roy Torheim, Procurement and Operations Director

"Som et softwarefirma har Visma allerede et begrænset miljø- og klimaaftryk. Hvordan arbejder I for at reducere den negative påvirkning yderligere?"

"Vi har et fokus på at begrænse vores klimaaftryk gennem alle virksomhedens processer, ikke kun i indkøbsafdelingen. Lad mig give dig et konkret eksempel. Baseret på en kortlægning af CO2-emissioner udført for et par år siden, opdagede vi, at forskellig it-hardware var en af de største kilder til grund for CO2- emissioner for Visma. I 2022 så vi nærmere på, hvordan vi kan forlænge levetiden af vores hardware, netop for at reducere miljøpåvirkningerne. Vi introducerede en ny partner, der kiggede på køb og genbrug af hardware for at hjælpe os med at få mere kontrol over hardwarens livscyklus. Nu har vi et system på plads på tværs af hele virksomheden for at gøre indsamling, salg og genbrug af brugt it-hardware nemmere for Visma-virksomhederne." siger Roy.

140 MILLIONER danske KRONER SPARET SKABER VÆSENTLIG VÆRDI FOR SHAREHOLDERS

 Teamet i Procurement & Operations Hub - Visma

 

Roy Torheim, der har arbejdet for IT-virksomheder i mere end 30 år med et øget fokus på kundeservice, optimering af processer og et øje for hvor man kan spare, sørgede for, at den nye indkøbsafdeling kunne opnå fantastiske resultater. I 2021 og 2022 opnåede de besparelser på 140 millioner danske kroner relateret til leverandørkontrakter. 

"Vi begyndte at benytte Complete Control som et supportsystem til afdelingen, så medarbejderne kunne få et bedre overblik og mere kontrol over leverandører og igangværende kontrakter. Værktøjet har spillet en helt central rolle, når det kommer til de store besparelser, vi har opnået, ~63 millioner danske kroner i 2021 og ~76 millioner danske kroner i 2022. Som eksempel forhandlede og genforhandlede vi omtrent 130 kontrakter sidste år. En særligt brugbar feature ved Complete Control er de automatiske notifikationer, man får, inden de forskellige kontrakter udløber. Notifikationerne sørger for, at vi har tid og plads til at genforhandle kontrakterne." - Roy Torheim.

Disse besparelser har skabt signifikant værdi for Vismas shareholders, og det har givet Visma-virksomheder plads til at styrke produktudviklingen.

 

6 FORDELE OPNÅET VED CENTRALISERET INDKØB

Mens den centrale indkøbsafdeling fortsat arbejder på at implementere bedre arbejdsmetoder, siger Roy Torheim, at fordelene, Visma opnår gennem Complete Control, handler om mere end blot yderligere euro til bundlinjen på kort sigt og altså har mange væsentlige fordele. Fordelene ved centraliseret indkøb kan opdeles i seks områder:

1.  Det skaber besparelser

Visma undgår unødvendige omkostninger ved at udnytte deres samlede størrelse og styrke til at opnå bedre priser. Dette forbedrer likviditeten, og Visma opnår også flere stordriftsfordele.

2. Det øger bæredygtigheden

Større købekraft bruges også til at stille højere krav til leverandørerne og til at etablere ordninger, der gør det nemmere for Visma-virksomhederne at bidrage til et mindre miljø- og klimaaftryk.

3. Det minimerer risici

Gennem risikovurdering af leverandører undgår Visma et betydeligt antal juridiske problemstillinger. På samme måde undgår Visma også svindel samt aftaler, der strider imod Vismas etiske retningslinjer.

4. Det forbedrer compliance

Med en fokuseret indkøbsafdeling bliver det nemmere at overholde Vismas egne indkøbsvejledninger. Lige så bliver det nemmere at overholde eksterne licensaftaler og offentlige lovkrav.

5. Det hjælper med at vælge bedre leverandører

En mere professionel evaluering af leverandører samt bedre indkøbsprocesser, -praksis og forhandlingsteknikker giver det bedste udgangspunkt til at udvælge de rette leverandører til Visma.

6. Det skaber grobund for længerevarende leverandørsamarbejder

Når de samme personer arbejder med leverandører over længere tid, styrker det de personlige forhold og skaber bedre samarbejder. På den måde opnår Visma effektiv kommunikation.

VISIONEN FOR VISMAS PROCUREMENT HUB

Indkøbsafdelingen - eller Procurement Hub, som den kaldes internt i Visma - har en syv-delt vision for, hvad den ønsker at opnå:

• Bruge størrelsen af Visma-familien mere effektivt til at reducere omkostninger

• Tage aktivt ejerskab over aftaler på vegne af hele Visma

• Have en fælles tilgang til leverandørstyring

• Yde support til indkøb på tværs af de forskellige Visma-virksomheder

• Forenkle opstarten, når Visma-virksomheder tager centrale aftaler i brug

• Spille en værge-rolle når det kommer til compliance

• Analysere omkostninger per leverandør på tværs af koncernen

BRUG AF OKR-METODEN TIL EGENTLIGE RESULTATER

Hvordan skaber Roy Torheim og hans kollegaer vej fra vision til praksis? 

Svaret er, at de benytter metoden, der er kendt som OKR - Objectives and Key Results. Metoden skaber en strategisk ramme, der kan omsættes til faktiske og målbare resultater

"Sidste år opdelte vi vores arbejde i fire hovedmål. Disse hovedmål drejede sig blandt andet om at opbygge teams og ekspertise, og at fastlægge procedurerne for hvordan vi gerne vil arbejde. Hovedmålene omfattede også at få et komplet overblik over leverandørerne og foretage evalueringer af hver enkelt leverandør. På den måde kunne vi hurtigt vise nøgleresultater i form af besparelser og forbedrede processer."

Arbejdsmetoden der blev brugt til nye og eksisterende leverandører er illustreret nedenfor: 

SMART VÆRKTØJ TIL KONTRAKT- OG LEVERANDØRSTYRING

 "Vi indså hurtigt at vi havde brug for et digitalt værktøj, der kunne hjælpe os med at styre og danne overblik over vores kontakter og leverandører. På den måde kom vi i kontakt med House of Control. Efter en skarp onboarding ledet af Cathrine Gynnild fra House of Control, har vi stillet krav om, at alle aftaler i hele Visma-familien med en årlig værdi på cirka 222.000 danske kroner skal registreres i Complete Control, foruden alle IFRS 16 aftaler. House of Controls Complete Control løsning giver os et fantastisk overblik over Vismas samlede forpligtelser, som fra og med budgetteringsprocessen for 2024 også vil være et rigtig godt input til økonomidirektøren og det centrale økonomiteam."

I alt er der registreret kontrakter for knap 1,3 milliarder danske kroner, og sidste år håndterede indkøbsafdelingen tæt på 130 kontrakter.

"Vi har to nøglepersoner tilmeldt per aftale: Den, der ejer aftalen i indkøb, og den, der ejer den service, løsning eller produkt, som aftalen omfatter. Complete Control har mange funktioner, der gør processer nemmere og bedre for vores afdeling. De automatiske notifikationer, der bliver sendt inden kontraktens udløb, er en klar favorit." - Roy Torheim

ET VÆRKTØJ DER ER SKRÆDDERSYET TIL AT HÅNDTERE RAMMEAFTALER

En ting er, at indkøbsafdelingen har overblik over alle aftaler og leverandører. En ganske anden sag er, hvordan medarbejdere i hver enkelt Visma-virksomhed finder ud af hvilke rammeaftaler, der eksisterer. Til dette har de deres egen løsning, MyTools, som henter information om alle aftaler og leverandører direkte fra Complete Control gennem en API.

"Her kan medarbejdere i alle Visma-virksomheder søge efter leverandører ud fra en lang række kriterier, for eksempel type af software. De leverandører, der findes i systemet, er godkendt af os. På den måde sikrer vi, at alle Vismas virksomheder overholder deres egne etiske retningslinjer gennem de leverandører, de samarbejder med. Medarbejderne kan også være sikre på, at de får den bedste pris, og at der bliver fulgt op på aftalerne fra år til år."

"Det er klart, at vi har opnået betydelige engangseffekter og løbende besparelser for Visma, som vil have stor værdi fremadrettet. Vi har optimeret det økonomiske, og vi sikrer opfølgning og risikoreduktion, hvilket er lige så vigtigt. Vi sørger for, at vi har de leverandører, vi gerne vil have – og at de leverer som aftalt."

Risikovurdering af leverandører

Teamet i Procurement & Operations Hub - Visma

"Kan du fortælle lidt mere om, hvordan I arbejder med risikovurdering af leverandører?"

"Som grundlag har vi vores leverandør-code of conduct. Hvis vi ikke allerede har et kundeforhold, starter vi med en indledende vurdering af leverandøren. Derefter gennemfører vi årlige evalueringer af alle de leverandører, som vores afdeling varetager. I de årlige opdateringer forventer vi fremskridt, hvis vi året forinden havde diskuteret, at vi krævede ændringer. Vi foretager også en årlig vurdering af den faktiske leverance og kontraktopfyldelse. I praksis foregår denne vurdering på kundekortet i Complete Control."

Roy siger, at løsningen udviklet af House of Control til den norske åbenhedslov også er fremragende til at undersøge andre forhold ved leverandørerne end menneskerettigheder og arbejdsvilkår.

"Vi eksisterer primært for at forvalte centrale aftaler for Visma, herunder at have kontrol over centrale leverandører. Det kræver mange vurderinger af leverandører. Skal vi have disse leverandører, og hvad er det, de leverer? Løsningen til åbenhedsloven er som skabt til at indhente de svar, vi har brug for fra leverandørerne."

MERE COMPLIANCE FREMOVER

Teamet i Procurement & Operations Hub - Visma

Hvordan vil indkøb se ud for Visma fremover?

Roy Torheim udtaler, at selvbestemmelse er en central del af Visma-familiens DNA. Det vil også påvirke indkøb:

"Indkøb er og vil stort set fortsætte med at være decentraliseret; Visma-virksomhederne bør være minimalt bundet af diktering fra hovedkontoret. Men når det er relevant, skal hver virksomhed nyde godt af Vismas samlede størrelse. Det handler om fordele i forhold til både omkostninger og kvalitet. Og vi burde være mere til stede for individuelle virksomheder, der har brug for vores ekspertise og kapacitet."

Roy Torheim tror på, at kunstig intelligens og compliance vil blive en endnu vigtigere del af indkøb fremover: 

"Med vores størrelse og store mængde data er vi bedre positioneret end de fleste andre i branchen til at anvende kunstig intelligens til at forbedre indkøb. Hvad angår compliance, vil det arbejde, som vores afdeling udfører, blive vigtigere. Vi har ressourcerne til at vurdere hver enkelt individuel leverandør og levering på en helt anden måde end de fleste af Visma-virksomhederne har hver for sig."

OM HOUSE OF CONTROL OG VISMA

House of Control Group er en teknologivirksomhed med cirka 2.700 kunder. House of Control udvikler og leverer cloud-based løsninger (SaaS) til kontraktstyring og IFRS 16-rapportering. House of Control Group har været et helejet selskab i Visma-familien siden efteråret 2022. Inden da havde Visma allerede implementeret House of Controls løsninger til kontraktstyring og IFRS 16.