Choose language

Hvordan den hurtigt voksende danske hotelkæde opnåede fuld kontrol over mere end 1.500 kontrakter

Baggrund

"Comwell er blandt andet kendetegnet ved, at vi tør gå nye veje, og vi ønsker at bevare en førerposition i hotelbranchen," siger Head of Legal & Compliance, Julie Marie Baggesen.

"Det er en af grundene til, at vi har oprettet en dedikeret afdeling for Legal & Compliance. Vores mål med den nye afdeling er blandt andet at tænke strategisk og sikre en professionel og skalerbar håndtering af alle aftaler, så vi kan fokusere på at udvikle virksomheden og skabe tryghed for gæster og medarbejdere."

Udfordringer

Før indførelsen af Complete Control var det svært at vide præcist, hvor mange aftaler virksomheden faktisk havde. Uden et fælles system kunne man let miste overblikket – især når der skete ændringer i bemandingen, eller når en vigtig frist nærmede sig:

"Før i tiden lå aftalerne på et fællesdrev, i fysiske mapper eller lokalt på det enkelte hotel. Der fandtes ingen standardiseret procedure, og det kunne koste os dyrt i form af overlap eller glemte opsigelsesfrister," forklarer Kinga Gawron, Legal Advisor & Contract Manager.

Proces

Gawron ledede arbejdet med at implementere House of Controls software i virksomheden:

"Jeg skrev mit speciale om Contract Management i samarbejde med Comwell og så tydeligt, at vi havde brug for et mere databaseret overblik over vores kontrakter. House of Control gav os den digitale værktøjskasse, vi havde ledt efter – brugervenlighed, tæt dialog og en reel forståelse for vores behov."

Comwell håndterer i dag over omkring 1500 aftaler i Complete Control, hvoraf 720 er leverandøraftaler.

Forbedringer

"Nu sørger Complete Control for, at vi altid kan se, hvornår aftaler skal genforhandles, fornyes eller opsiges. Det skaber en rød tråd mellem de selvstændige hoteller og vores centrale ledelse, så vi lettere kan sikre en ensartet og effektiv standard," siger Gawron, og legger til: 

"Brugervenligheden er imponerende, og alt er samlet i én platform. Det var helt afgørende for, at vi valgte House of Control. Især søgeværktøjet, funktionen til at videresende dokumenter via indbakken samt muligheden for at eksportere data til Excel gør arbejdet meget smidigt."

Julie-Marie-Baggesen-Comwell-Hotels
Digitalisering er en kerneprioritet i vores strategi – og en forudsætning for vores vækstambitioner. Complete Control er et digitalt værktøj, der gør det muligt for os at håndtere et stort antal kontrakter og samtidig have god omkostningskontrol.

Julie Marie Baggesen

Head of Legal & Compliance

Hotelkæden har fuld kontrol over mere end 1500 aftaler

Contract management er kritisk for den danske hotelkæde Comwell: Hurtig vækst forudsætter central styring for at opnå bedre aftaler og lavere omkostninger – samt automatiske påmindelser om opsigelsesfrister.

Ved at tage Complete Control i brug  er Comwell i gang med arbejdet med at sikre en central og effektiv styring af alt fra opsigelsesvarsler til compliance på flere områder. Resultaterne, som Comwell kan se i pipelinen, er færre oversete frister, styrket forhandlingskraft og et mere professionelt udtryk på tværs af virksomheden.

Comwell Hotels er en danskejet hotelkæde med unikke hoteller og venues i hele Danmark. Kæden er med sine 55 års erfaring specialiseret i overnatninger og i at skabe udbytterige møder og konferencer.

Læs hele interviewet
HOTELS_logo

Om Comwell Hotels

Comwell Hotels er en danskejet hotelkæde med unikke hoteller og venues i hele Danmark. Kæden er med sine 55 års erfaring specialiseret i overnatninger og i at skabe udbytterige møder og konferencer.

Kædens hoteller findes i nogle af de mest attraktive omgivelser i Danmark tæt på by, smuk natur, fjord, bugt, bælt og offentlig transport. Selvom de fælles Comwell-værdier er bygget ind i enhver kvadratmeter, er alle kædens steder alligevel helt sit eget.