Sådan fik BEWI bedre kontrol over leverandøraftalerne

For Karsten Bech Pedersen, som arbejder med indkøb og supply chain i BEWI Danmark A/S, handler kontraktstyring om mere end at arkivere dokumenter. Det handler om at vide, hvad virksomheden har forpligtet sig til, hvornår aftalerne udløber, hvilke betingelser der gælder, og hvordan indkøb kan bruges mere strategisk.

"Da jeg startede i BEWI, opdagede jeg, at aftalerne lå spredt rundt omkring. Nogle lå i skuffer, andre i e-mails eller hos enkeltpersoner. Det var i praksis en stor 'black box'," siger han.

For BEWI Danmark A/S omfatter indkøbsarbejdet seks fabrikker i landet, i tillæg til samarbejde med virksomheden i Sverige og Finland. Indkøberne sidder lokalt ude på fabrikkerne, mens Pedersen har ansvar for den faglige og strategiske del af indkøbsarbejdet.

Det indebærer blandt andet at udnytte stordriftsfordelene i BEWI, forhandle større rammeaftaler samt sikre, at leverandørerne følger koncernens krav og Code of Conduct.

Før implementeringen af House of Control fandtes der ikke ét samlet sted for leverandøraftalerne. Aftaler kunne være indgået af forskellige personer i organisationen – en fabrikschef, en medarbejder i vedligehold, en person i forsendelsen eller andre lokale interessenter – og derefter arkiveret på forskellige måder.

Det gjorde det krævende at få overblik over, hvilke aftaler der eksisterede, hvem der havde ansvar for dem, hvornår de udløb, og hvilke vilkår der faktisk gjaldt.

"Der var utrolig mange interessenter på aftalerne, og alle havde deres egne arkivsystemer. Så ved man ikke nødvendigvis, hvornår aftalerne løber ud, eller om der findes krævende klausuler om årlige prisreguleringer eller bindingstid," siger Pedersen.

Konsekvensen var manglende overblik, men konsekvenserne kunne også blive økonomiske og operationelle.

"Det er den type aftaler, vi ønsker at undgå fremover" siger han.

Pedersen kendte House of Control fra en tidligere arbejdsgiver og vidste, hvad systemet kunne bidrage med. Da han så behovet for bedre kontraktstyring i BEWI, tog han derfor initiativ til at samle leverandøraftalerne i House of Control.

Første skridt var at få alle aftaler ind i systemet og registrere dem med de rigtige oplysninger: udløbsdatoer, opsigelsesfrister, kontraktindhold, prisreguleringsklausuler og andre centrale vilkår.

"I første omgang handlede det om at få samlet alle aftalerne ét sted og få dem registreret rigtigt," siger Pedersen.

I dag har BEWI Danmark A/S registreret flere aftaler i House of Control. Arbejdet har givet organisationen et fælles aftalegrundlag og en langt tydeligere struktur.

For at sikre god datakvalitet har BEWI valgt at centralisere registreringen. I Danmark er der én administrator på indkøb og én på salg, som lægger aftalerne ind. Tilsvarende struktur er etableret i Sverige.

"Hvis alle lægger aftaler ind på hver sin måde, kan det blive svært at finde dem igen. Nogle ville kalde det truck, andre gaffeltruck, andre stablere. Derfor har vi valgt at have egne administratorer, som sikrer, at tingene bliver registreret ens," forklarer Pedersen.

Den vigtigste gevinst for BEWI er ikke først og fremmest knyttet til én bestemt omkostningsbesparelse. Den største værdi ligger i kontrollen.

"Det, vi har opnået, er fuld indsigt i, hvilke forpligtelser vi har over for vores leverandører. Det er der, den største gevinst ligger," siger Pedersen.

Med House of Control kan BEWI se, hvilke aftaler der findes, hvilke leverandører de er knyttet til, hvilke fabrikker de gælder for, og hvornår de skal følges op.

Det giver en helt anden tryghed i hverdagen. Tidligere kunne vigtige frister ligge hos enkeltpersoner eller være gemt i lokale arkiver. Nu bliver ansvarlige personer notificeret, før aftalerne udløber eller skal opsiges.

"Notifikationerne er det vigtigste for mig. Du kan ikke huske flere aftaler, og hvornår de udløber. House of Control sørger for, at vi får besked i god tid, så vi slipper for at bruge mental kapacitet på selv at huske alle fristerne."

Pedersen fremhæver også en praktisk funktion, som sparer tid ved registrering af leverandøroplysninger.

"Hvis du har et CVR-nummer, kan du slå alle adresseoplysninger op direkte. Det er virkelig godt," siger han.