Sådan fik flyselskabet fuld kontrol over alle aftalerne og skar unødvendige omkostninger væk

Som Procurement Manager har Peter ansvaret for alle indkøb i Jettime (undtagen leasing af fly). Det inkluderer også opfølgning på en lang række aftaler med leverandører og partnere. På juridisk side håndterer Legal Manager Emily Lundqvist Mikkelsen alt fra kontrakter og GDPR samt andre juridiske opgaver. Da Jettime genopstod efter pandemien, manglede selskabet en intern jurist, og mange kontrakter endte derfor hos indkøbsafdelingen.

“Det allervigtigste for os er at have fuldt overblik over vores kontrakter, så vi undgår dobbelt op på de samme leverancer eller at miste vigtige frister. Derudover skal hver afdeling kunne se og følge op på sine egne aftaler. Det giver ejerskab og fjerner personafhængigheden,” siger Peter Orssten.

“Tidligere lå alle kontrakter i en mappe på Peters PC. Det skabte en flaskehals problematik, der gjorde det svært og utilgængeligt for andre i organisationen, når der skulle træffes beslutninger på et oplyst grundlag – nogle gange med kort varsel,” forklarer Emily. 

Manglen på centraliseringen i et fælles system, hvor relevante personer på tværs af organisationen gjorde Jettime sårbart, både når det gjaldt personafhængighed og potentielle fejl. Kontrakter kunne udløbe eller blive automatisk genfornyet, og i værste fald risikerede man at skifte udbyder eller tilkøbe en ny service uden at have opsagt den gamle kontrakt.

Sådan dobbeltbehandling ville have medført unødvendige udgifter og ekstra arbejde. Det stod klart, at Jettime havde brug for en bedre løsning til kontraktstyring.

“Vi havde møder med flere leverandører, men valgte House of Control, fordi vi syntes, det var det bedste og mest intuitive system,” fortæller Peter.

Implementeringen foregik i tæt samarbejde med House of Control. Med støtte fra deres Customer Success Manager, Simon Søgaard-Pedersen, begyndte Jettime at opbygge en fælles kontraktdatabase.

“Vi tog os tid til at lægge alle aftalerne ind og definere, hvem der er ansvarlig for hver kontrakt. Samtidig inddrog vi lederne i hver afdeling for at sikre, at alle fik ejerskab over deres egne kontrakter,” siger Emily.

Jettime har indtil nu registreret omkring 180–190 kontrakter i systemet, og tallet vokser stadig. Efterhånden som flere aftaler bliver identificeret og tilføjet, forventer de at ende på over 250 aktive kontrakter.

Allerede nu mærker Jettime en stor forskel i hverdagen.

“Det er en enorm lettelse. Det er slut med at lede efter kontrakter i mapper eller lokale filer. Vi sparer tid, og vi har langt bedre sikkerhed for, at aftaler bliver fulgt op i tide. Tiden vi sparer, giver os frirum, som vi kan bruge på sagsbehandling og andre opgaver,” siger Emily.

Med alle kontrakter samlet ét sted og tydelig ansvarsfordeling slipper de for usikkerheden, der før fulgte med personafhængige rutiner. Hver afdeling kan selv logge ind og se sine aftaler, hvilket både øger ejerskabet og frigør tid for Peter og Emily til at fokusere på deres kerneopgaver.

“Jeg ser med det samme, hvilke kontrakter der er ved at udløbe, og systemet varsler automatisk den ansvarlige. Det skaber tryghed. Det gør, at Jettime undgår dyre overraskelser som overlappende aftaler eller ydelser, vi ikke længere har brug for,” siger Peter.