Gregory GjiniHvordan bruke vår mal for overgang fra Excel til en spesialisert programvare for lease accounting? Denne veiledningen gir deg en oversikt over overgangsprosessen, hvor smidig den kan være, og potensielle forbehold.
Dette er en artikkel der vi vil se nærmere på den praktiske prosessen med å overføre IFRS 16-avtaler fra Excel til House of Controls spesialiserte programvare for lease accounting. Før vi begynner, vil vi ta et skritt tilbake for å sette oss i våre kunders (tidligere) sko.
Mestere av Excel
Uten unntak møter vi finansfolk som er mestere i regneark. De er også oppmerksomme lesere av regnskapsstandarder. Å overholde sistnevnte ved hjelp av førstnevnte er en livsstil.
I de fleste tilfeller møter vi våre fremtidige kunder første gang når begrensningene i Excel møter de faktiske konsekvensene av et høyt antall leie- og leasingkontrakter – med all deres kompleksitet. Imidlertid er anskaffelsen av programvare for lease accounting sjelden like rask og enkel som å kjøpe en kopp kaffe.
Hvorfor? Vi innrømmer gjerne det: Å ta IFRS 16-rapportering fra Excel til vår spesialiserte løsning er en reell jobb, selv om den skal gjøres bare én gang. Imidlertid vil vi være tydelige på fire ting:
- Det var aldri så stor byrde som de fleste oppfattet å flytte fra Excel.
- Oversikt over den faktiske prosessen endret ofte oppfatningene nok til å handle – og gjennomføre det som lenge hadde vært en nødvendig endring.
- Vi har nå senket byrden – og det mye. Det som tidligere tok uker eller måneder, tar nå timer eller noen få dager. Vi lover, og vi vil fortelle deg hvordan i denne artikkelen!
- Hva som ikke har endret seg: Jo lenger du venter, desto mer taper du ved å overholde IFRS 16 på en ikke-skalérbar måte.
Den smidige overgangen til leie regnskapsprogramvare
Hvem er bedre å diskutere dette med enn Karl Oscar Rosli? Han er produktsjef og teamleder for IFRS 16 hos House of Control. De fleste av kundene våre har fått hjelp av Karl Oscar på et eller annet tidspunkt, for eksempel i implementeringsprosessen eller når profesjonell rådgivning eller teknisk bistand har vært nødvendig.
«Karl Oscar, la oss anta at dine neste kunder har 90 leie- og leasingkontrakter med varierende start- og sluttdatoer, samt vilkår om opsjoner og prisjusteringer. Dataene for hver kontrakt oppdateres i individuelle regneark. Kan du begynne å snakke om hvordan du migrerer disse kontraktene til House of Controls løsning?»
«Med største glede, og de gode nyhetene kommer med en gang. Det vil si at vi har laget en ny mal for import av data. Og gjett hva, den er laget med Excel. Malen har kolonner med overskrifter for hver sentrale metadata i hver leieavtale.»
Karl Oscar viser oss hvordan metadata for individuelle leiekontrakter blir lagt inn på separate rader i Excel-malen. Dette er data som kan finnes i leieavtaldokumentet: Startdato, sluttdato, leie/betalinger, prisjusteringer og organisatoriske data. Noen felt er obligatoriske, og du kan også legge til dine egne kolonner.
«Hvis Excel-arket er strukturert godt, er det en rask og enkel jobb å flytte data fra gjeldende oppsett til vår importmal.»
I denne artikkelen beskriver vi prosessen med å overholde IFRS 16 ved hjelp av vår programvare.
De små forbehold
«Det ser ikke ut til å være altfor krevende, Karl Oscar. Men si at en kontrakt har hatt endringer siden startdatoen, hvordan importeres det?»
«Vel, kundene våre har to alternativer når de bytter fra Excel. De kan starte beregningene fra den opprinnelige start- eller implementeringsdatoen og manuelt gjenskape de historiske endringene frem til nåværende sluttbalanse for RoU og leieforpliktelse. Dette kan være en kjedelig prosess, og vi har derfor utviklet et alternativ til dette.»
«I stedet for å gjenskape historiske verdier, kan kundene våre velge en «byttedato» og laste opp åpningsbalansen for den perioden. Det vil kreve at de historiske verdiene lagres separat fra de nye beregningene, men det betyr at man kan spare betydelig tid i implementeringen og heller fokusere på verdiskapende deler av virksomheten. Essensielt sett betyr dette alternativet at vi kan få flyttet all relevant data fra Excel til vår løsning på noen få timer, samtidig som man begrenser manuelt arbeid til et absolutt minimum.»
Karl Oscar sier at mengden av justeringer typisk øker med tiden. Hvis du vet at bedriften din før eller senere må bytte til spesialisert programvare for lease accounting, er i dag en bedre tid enn om et år.