Har din bedrift kontroll over sine eiendeler? Vet du verdien av eiendelene dine, alderen på eiendelene dine og hvem som er ansvarlig for dem? Vet du når garantien utløper eller hvor eiendelen befinner seg? I denne artikkelen ser vi på hva eiendelregisteret er i Complete Control og hvilke fordeler det kan gi din virksomhet.
Enten bedriften din er stor eller liten, har den sannsynligvis en rekke verdifulle eiendeler. Selv om disse eiendelene må spores og verdsettes for forsikring, regnskap, likviditet og en rekke andre formål, betyr det ikke at det er en enkel jobb å administrere eiendeler. Gjenstander kan bli stjålet eller forsvinne. Folk kan bytte jobb og glemme å returnere varer. Å beregne avskrivninger og saldoer kan være vanskelig.
Heldigvis er det ikke behov for å spore eiendeler med regneark lenger. Skybaserte kontraktsadministrasjonssystemer som Complete Control gir deg en måte å spore eiendeler og kontrakter – på samme sted. Dette gjør det lettere å vite hvilke eiendeler selskapet har i dag, hvem som er ansvarlig, hvor de befinner seg og andre viktige spørsmål som formuesverdi.
Hvis du ikke har lagt til eiendelene dine i registeret, er det vel verdt å ta deg tid til å legge dem inn.
La oss se nærmere på hva en eiendel er og hvilke fordeler et eiendelregister kan gjør for deg og din bedrift.
Hva er eiendeler?
Eiendeler kan være enhver ressurs som gir verdi til virksomheten din. Disse kan være fysiske eller ikke-fysiske gjenstander som:
- Kjøretøy som biler/lastebiler/ ATV
- IT-rekvisita/datamaskiner
- Kameraer/TVer/ produksjonsutstyr
- Maskiner/droner
- Kunst
- Eiendom
- Patenter
- Opphavsrett
Hvilke data registreres i eiendelsregisteret?
Complete Control gir deg en enkel måte å importere, lagre, søke, kategorisere og administrere data for hver enkelt eiendel. Data registreres og vises på et kort. Slik kan du være sikker på at du har de mest oppdaterte dataene tilgjengelig, og feltene danner grunnlaget for rapporter om eiendelens verdivurdering.
Du kan i stor grad bestemme hvilke data som registreres. Her er et lite utvalg:
- Navn på eiendel
- Pris og/eller leiekostnad
- Aktivakategori
- Avdeling og sted
- Ansatt som disponerer eiendelen
- Tilstand
- Produsenter/leverandører
- Modell/serienummer
- Kjøpsdato, fakturadato mm.
- Dato for fornyelse av avtaler knyttet til eiendelen
- Verdsettelsesmetode
Hva er fordelene med et eiendelsregister?
Et aktivaregister brukes til å holde oversikt over verdien og statusen til eiendeler på tvers av virksomheten din. Det gir CFO, regnskapsførere og ledere bedre økonomisk kontroll og forenkler rapporteringen.
Registeret lar deg proaktivt varsle utpekte personer når en eiendel begynner å bli gammel, trenger service eller ikke er under garanti. Det er også nyttig for å holde styr på hvem som for øyeblikket bruker bedriftens utstyr, hvor det befinner seg og om det skal skiftes ut eller resirkuleres. Er det tyveri, brann eller ulykke, har du bedre dokumentasjon til forsikringsselskapet.
Her er fem ekstra fordeler med et eiendelsregister – som du får med på kjøpet:
- Gjør det enklere å beregne aktiva alder, bokført verdi og markedsverdi
- Gir større kontroll på utgifter/kontantstrøm og informasjon for budsjettering
- Gjør det mulig for autoriserte brukere å søke og finne informasjon om eiendeler fra et hvilket som helst sted
- Mindre hodepine og bedre dokumentasjon til regulatoriske krav eller verdivurdering av selskapet
- Du vet når eiendeler trenger service eller utskifting, og kan unngå uønskede overraskelser
Bilde: Avtalehåndteringssystemer som Complete Control gjør det mulig for virksomheter å få innsikt i mer en kun kontrakter. Her kan du også legge inn informasjon om eiendeler og forpliktelser. Dette eksemplet viser hvordan eiendelsinformasjon og eiendelsverdi er organisert på en enkel og oversiktlig måte.
Ta kontakt i dag, skap et eiendelsregister og få full kontroll
Har din bedrift kontroll over sine eiendeler? Enten bedriften din er stor eller liten, har dere sannsynligvis en rekke verdifulle eiendeler – eid eller leid. Uten en digital løsning og et velfungerende eiendelsregister er det frustrerende og tidkrevende å spore opp eiendelene, for eksempel til bokføring, årsavslutning, forsikringsselskap eller spørsmål fra styret.
Skybaserte løsninger som Complete Control gir deg en enkel og effektiv måte å spore eiendeler og kontrakter – på samme sted. Dette gjør det lettere å vite hvilke eiendeler selskapet har i dag, hvem som er ansvarlig, hvor de befinner seg og andre viktige spørsmål som formuesverdi.
Avtal et møte med oss i kalenderen under
