Derfor er det viktig å jobbe ofte og regelmessig med forecasting

by House of Control | Sep 25, 2021 10:07:24 AM

Forecasting er det bedrifter gjør for å sjekke hvordan driften ligger an i forhold til budsjettet. Men hvor ofte bør man gjøre det?

Vi har tidligere skrevet om hvorfor man ikke bør bruke Excel til budsjettering, men heller skaffe seg et godt budsjetteringssystem. Én viktig årsak til dette er at med et slikt system blir det også veldig mye enklere å gjøre forecasting, som er en øvelse bedrifter gjør for å sjekke hvordan de ligger an i forhold til budsjett.

For mange vil forecasting innebære at man henter inn de samme størrelsene som ble brukt under budsjetteringen, med den forskjellen at man istedenfor fjorårets tall benytter de aller mest oppdaterte tallene man har. Så bruker man disse til å lage en hypotese om hvordan resten av budsjettperioden vil utvikle seg..

Raskere og oftere

Vi har tidligere skrevet om hvordan budsjettering handler om hvordan bedriften ønsker å utvikle seg, mens forecasting handler om hvor bedriften faktisk er på vei. En artikkel i Harvard Business Review har gjort et viktig poeng i denne sammenheng: Hvis bedrifter har satt stramme budsjetter og gjør prognostisering sjelden, vil de som lager budsjettene bli fullstendig opphengt i å få prognosene så nøyaktige som overhodet mulig.

Det skjer fordi selv små feil, dersom man ikke gjør justeringer i kursen underveis, kan utvikle seg til å velte selv de best formulerte planer. Hvis man derimot kan justere langsiktige prognoser hver måned (eller for den saks skyld hver uke), kan prognosene gjøres stadig mer nøyaktige – og det med langt mindre energi- og ressursbruk. Den beste måten å bli bedre på, er å sette seg store mål og så justere planene for å ta høyde for det man lærer underveis.

Tenk forbi pengene

De som leder et selskap må stå ansvarlig for at de økonomiske resultatene innfrir budsjettene, men det behøver ikke å bety at penger skal diktere den daglige driften. Det er veldig lett å sette økonomiske mål, men de hjelper ikke så veldig dersom det forretningen egentlig behøver er mer effektive prosesser. Prosessforbedringer er helt nødvendig for å påvirke aktivitetene som skaper resultater, og jobben med å avgjøre hvilke endringer som vil gi ønsket resultat er krevende og ofte avhengig av rom til å prøve og feile. Et godt budsjetterings- og forecastingsystem kan inkorporere andre størrelser enn bare kroner og ører, og det kan gjøre det mulig for ledere å følge utviklingen også på andre faktorer enn de rent monetære.

For å kunne levere bedre, må en organisasjon av i dag ledes av mennesker som kan forbedre kjernevirksomheten, kostnadene og kvaliteten – folk som ikke bare er fokusert på å møte salgsmålene og holde kostnadene lave. Likevel, det koster å investere i prosessutvikling, og ingen kostnad kan få utvikle seg ukontrollert over tid. Hvis utviklingen hverken gir de ønskede prosessforbedringene eller holder seg innenfor de økonomiske rammene, må noe gjøres. Derfor må alle relevante størrelser følges jevnlig og nøye – gjennom god forecasting.

Finn riktig frekvens

Alt dette viser at det ikke finnes ett, allmenngyldig svar på hvor ofte du bør gjøre en forecast. Hvis din virksomhet har lange salgssykluser, kan en gang i kvartalet være tilstrekkelig, har dere derimot svært korte salgssykluser, kan det være nødvendig å gjøre det ukentlig. Av hensyn til farten i moderne næringsliv, kan det imidlertid være en tommelfingerregel å gjøre det månedlig. Det er sjelden nok til at det ikke kommer i veien for daglige hensyn, og ofte nok til at man kan gjøre kursjusteringer uten at det bærer galt avsted. Med en slik frekvens kan man dessuten vanligvis ta høyde for hendelser i økonomien eller samfunnet generelt.

Et annet svar på spørsmålet om hva som er riktig frekvens på forecastingen, er «oftere enn du normalt klarer å gjøre det med Excel». Som vi var inne på, tar forecasting utgangspunkt i de samme størrelsene som budsjettet, og dersom det er tidkrevende å få inn de nødvendige tallene for budsjetteringsprosessen, vil det også ta lang tid å forberede tallene som er nødvendig for forecastingen. I tillegg til at dette er dårlig bruk av økonomiavdelingens tid og ressurser, vil det også svekke kraften i forecasting-arbeidet dersom det må ta utgangspunkt i gamle data.

Gjør fremtiden enklere

Alt dette slipper man med et godt verktøy for budsjettering og forecasting. Når connectorene først er satt opp og fungerer, kan tallene da hentes inn på få minutter og lett måles opp mot både budsjett og tidligere forecasts.

Det gjør tilværelsen enklere langt utover bedriftens økonomiavdeling!

 

 

Subscribe Now

Additional Reading