Dette bør du se etter i et godt budsjetteringssystem

by House of Control | Sep 23, 2021 2:13:30 PM

Når bedriften har bestemt seg for å investere i et budsjetteringssystem, er det en del kriterier som det er viktig å passe på at det nye systemet innfrir. Her er noen av dem.


Et budsjetteringssystem skal først og fremst gjøre bedriftens arbeid med budsjettering enklere og mer effektiv. Derfor er det en del ting man må passe på – alle systemer er nemlig ikke gode.

Dersom bedriften for eksempel går fra Excel til et dedikert system, kan en del forhold være nye for dere. Hvis dere derimot bytter fra et såkalt on-prem-system – en løsning hvor programvaren ligger på én datamaskin eller server internt i bedriften – er det andre forhold som er viktig å passe på.

Uansett hvilket utgangspunkt dere kommer fra, ser vi i denne artikkelen gjennom noen viktige hensyn som et godt budsjetteringssystem bør hjelpe dere med.

Webinar 4. oktober: Smarta budgeteringsprocesser - hur man förbättrar kontroll  och effektivitet

Import/export av data

Som de fleste andre datasystemer til bruk i forretningssammenheng, er et budsjetteringssystem aldri bedre enn dataene man får inn i det. Pass derfor på at systemet dere vurderer, har mulighet for å opprette direkte forbindelser for datautveksling med de øvrige systemene som bedriften har, og som det er viktig for dere å jobbe videre med i budsjettarbeidet. Som et minimum bør systemet kunne kommunisere via REST-API (en standard for datautveksling mellom programmer).

For dere som kunde vilde også være viktig at det er mulig og enkelt også å eksportere fra systemet, enten det handler om å benytte data i visualiseringsløsninger eller rett og slett å flytte med seg arbeid og data til et nytt system dersom det blir nødvendig.

Skybasert og lett tilgjengelig

Ingen moderne systemer for budsjettering og planlegging skal lenger måtte installeres på en lokal server. Skybasert løsninger har tatt fullstendig over også her, og det er fordi de tilbyr kunden veldig mye større verdi og fleksibilitet: Leverandøren står for all drift, backup og sikkerhetsløsninger, og kunden kan bruke systemet fra hvor som helst.

Dette har også den fordelen at det gjør arbeidet med budsjett og forecasting mindre personavhengig – nå blir det enklere å la berørte personer i ulike deler av organisasjonen bidra mer direkte og «hands-on» i budsjetteringsarbeidet. Det er imidlertid verdt å huske på at ikke alle skybaserte budsjetteringssystemer er like gode – vi tar for oss noen forskjeller i neste avsnitt, men vil nevne at vi også har gjort en egen artikkel på noen aktuelle problemstillinger i så måte.

Rask implementering og selvbetjening

Det skal ikke være særlig krevende for dere som kunde å komme i gang med et moderne budsjetteringssystem. Løsningen ligger jo der i skyen, og forbindelser til alle sentrale systemer bør være en enkel jobb oppgave å sette opp uten særlige forstyrrelser for organisasjonen.

I moderne systemer setter dere opp budsjetter og rutiner enten selv direkte, eller i samarbeid med leverandør. Uansett må et godt system ha alle muligheter åpne for at organisasjonen selv kan sette opp og gjøre endringer i maler eller rutiner..

Enhetlig kodebase for løsningen

Noen systemleverandører, gjerne aktører med eldre programvare, har valgt å gjøre sin løsning tilgjengelig i skyen gjennom en fremgangsmåte som blir uheldig over tid: Istedenfor å ha én kodebase for alle kundenes skybaserte løsning, har de fremstilt og drifter kundenes løsninger som separate installasjoner i skyen.

Dette viderebringer gammelt tankegods om programvareutvikling på en måte som fort vil bli kostbart for kundene – både fordi driften vil bli progressivt mer krevende etter hvert som programvaren blir eldre, men også fordi det ikke gir kundene full tilgang til alle fordelene i forbundet med skybaserte systemer. Vi har laget en egen artikkel om hvorfor du bør ha et skybasert budsjetteringssystem.

Tilgangsbegrensning og versjonering

Når bedriften skal engasjere flere av de ansatte i budsjetteringsarbeidet, kan man fort komme i situasjoner hvor ikke alle bør ha tilgang til all informasjon – det kan være konfidensielle betingelser overfor bestemte kunder eller partnere, informasjon om ansattes lønn, eller andre sensitive spørsmål. I et moderne budsjetteringssystem er det derfor en forutsetning å kunne definere begrensninger på hva de ulike brukerne får tilgang til å se.

En annen viktig egenskap systemet må ha, er at det må kunne loggføre og senere redegjøre for hvilken bruker/ansatt som utfører hvilke handlinger. Hvis bedriften kommer fra et Excel-rammeverk, er dette funksjonalitet dere vil kunne sette pris på: Det vil nemlig gjøre det enklere både å kvalitetssikre og etterprøve data som er blitt lagt inn, men det vil for eksempel også gi full innsikt i om et bestemt datapunkt er oppdatert – og i så fall når, og av hvem.

Enkelt bytte til forecasting

Budsjettering er en viktig øvelse, fordi det gjør at ledelsen staker ut en tydelig kurs for hvor de ønsker at bedriften skal bevege seg det kommende året. Men samtidig er det en øvelse som levnes liten sjanse til å fungere dersom budsjettet ikke følges opp.

Derfor må et godt budsjetteringssystem gjøre det lett å gå fra budsjetteringsmodus til forecastingsmodus. Det vil innebære at virkelige tall fra forretningsdriften importers underveis i året for å gjøre en forecasting som kan si noe mer konkret om hvordan ulike deler av bedriften ligger an til å innfri målene i budsjettet. Vi har en egen artikkel om forskjellen mellom budsjett og forecasting som gir mer informasjon om dette.

Veien videre

Husk at et godt budsjetteringssystem også kan bidra til å forbedre andre forhold i virksomheten , så det å velge riktig system handler ofte om mer enn det den enkelte klarer å se av forenklinger i sin hverdag. Dersom du lurer på hvilke forhold ved et budsjetteringssystem som vil være av særlig betydning for din konkrete virksomhet, er du hjertelig velkommen til å kontakte oss for en nærmere samtale!

Subscribe Now

Additional Reading