Hvis du har lurt på hvorfor det er vanskelig å treffe budsjettene, kan det være fordi forecastingen ikke fungerer godt nok. Heldigvis finnes det verktøy som får begge deler til å fungere bedre – samtidig!
Hva er forskjellen mellom budsjettering og forecasting
Hva er budsjettering?
Budsjettering og forecasting er to helt forskjellige prosesser og verktøy som brukes for å nå samme mål – å planlegge selskapets utvikling. Budsjettet er et estimat over hvilken omsetning, kostnader og utgifter selskapet ønsker å oppnå i en gitt periode. Forecasting, derimot, er en metode for å estimere faktisk omsetning og utgifter basert på selskapets eksisterende forutsetninger.
Med andre ord, budsjettet viser hva ledelsen ønsker, mens forecasting gir en indikasjon på om selskapet er på riktig vei til å nå disse ønskene. Det er derfor viktig å huske at selv om disse verktøyene er relatert, er de forskjellige og må brukes sammen for å oppnå suksess.
Budsjettene (overordnet sett) tallfester ønsket om hvilken omsetning selskapet skal nå i en kommende periode, mens prognosene (forecastene) altså estimerer faktisk omsetning i perioden – gitt selskapets eksisterende forutsetninger. Dette er naturligvis en grov forenkling (både budsjetter og forecasts må kunne brytes ned på de ulike nivåene i organisasjonen), men nyansen er altså at budsjettet forteller hva ledelsen ønsker, mens forecasting sier om hvor selskapet er på riktig vei til å innfri disse ønskene.
Hva er forecasting?
Forecasting er en metode for å estimere selskapets faktiske omsetning og utgifter i en gitt periode, basert på eksisterende forutsetninger. På norsk brukes også begrepene prognoser og prognostisering. Det kan sammenlignes med en navigasjonsplan der man staker ut kursen på et kart og har landemerker å forholde seg til underveis. Uten landemerker eller en GPS-posisjon er det ingen som kan si om man er på riktig vei mot målet, når man vil komme frem eller om provianten holder til man når frem.
Sagt på en annen måte: Forecasting handler om å danne grunnlag for et mest mulig riktig estimat av fremtidig økonomisk situasjon - blir det overskudd eller underskudd?
På samme måte er forecasting en forutsetning for å nå selskapets budsjetter, og gir ledelsen en indikasjon på om selskapet er på riktig vei til å innfri ønskene i budsjettet. Hvis avvik mellom budsjett og prognose oppstår, vil ledelsen kunne justere budsjettet eller sette i verk tiltak som kan gjøre det mer realistisk å nå budsjettet. Med riktig verktøy kan man enkelt lage både budsjetter og prognoser, og få et godt grunnlag for å ta informerte beslutninger i selskapet.
Forecasting gjør det mulig å justere kursen
Tenk på det som en ekspedisjon som staker ut en kurs på et kart: Hvis dere ikke på noe tidspunkt underveis har landemerker (eller en GPS-posisjon) å forholde dere til, finnes det ingenting som forteller om dere er på riktig vei mot målet, når dere vil komme frem, eller om provianten holder til dere når frem.
Dersom forecastingen viser at selskapet ikke er på rett vei til å innfri budsjettet, må ledelsen enten justere budsjettet eller sette i verk tiltak som gjør det mer realistisk å nå budsjettet. Det kan være å insentivere selgerne, justere prisene, forandre markedsføringen, kutte kostnader eller gjøre helt andre ting som kan oppnå ønsket effekt.
Derfor er forecasting på mange måter en forutsetning for at bedriften skal nå sine budsjetter. Og vi våger oss på følgende påstand: Dersom du lager bedriftens budsjetter i Excel, er det nesten umulig å gjøre forecasting riktig. Men ikke fortvil – det finnes verktøy som kan gjøre budsjetteringsprosessen enklere og bedre samtidig som de gir deg alt du behøver for å lage gode forecasts.
Verktøy for forecasting og budsjettering
Hvordan sette opp budsjett i Excel? Dersom du bruker Excel til å lage budsjettet, vet du hvor mye arbeid som kreves for å importere og kvalitetssikre alle data riktig. Du vet også hvor mye som kan gå galt i denne prosessen – og det før vi begynner å snakke om versjonering og integritetskontroll når flere samarbeider om budsjettprosessen. Det er ille nok å gjøre dette én gang i året, tenk deg å gjøre det ukentlig, månedlig eller hvert kvartal!
Bedrifter som bruker et egnet verktøy til avtalehåndtering, har samtidig et kraftig budsjettverktøy for å sikre riktige tall til både budsjettering og forecasting. Det er blant annet fordi hver avtale har en egen betalingsplan måned til måned som gir god oversikt. Å ta utgangspunkt avtalehåndtering gjør det dessuten enklere å bruke et budsjett til spare penger.
Når betalingsplanene er registrert i løsningen, som definerer de fremtidige forpliktelsene for bedriften - bedriftens faste utgifter. Disse betalingsplanene kan aggregeres og deles opp i divisjoner, avdelinger og lokasjoner.
Ikke minst innenfor forecasting er et verktøy for avtalehåndtering nyttig. Dersom det oppstår avvik mellom budsjett og prognose, vil styret og ledelsen fortest mulig vite hva avviket skyldes og hvor utfordringene ligger. Et slikt system for forecasting gjør det enklere å få oversikt, og du kan med få tastetrykk fortelle dem nettopp det.
Les også: 6 tegn på at bedriften bør slutte å bruke Excel til budsjettering