Gregory GjiniÅtte mennesker i Vismas sentrale innkjøpsavdeling har på to år spart 220 millioner kroner for konsernet. Definerte prosesser og smarte verktøy gir dem full kontroll over leverandørene, og med 20 milliarder kroner i omsetning har Visma tyngde til å få de beste prisene.
English version: How the Procurement Department Has Saved Visma NOK 220 Million
Roy Steinar Torheim - Procurement & Operations Director Visma
Visma er den ledende europeiske leverandøren av programvare for drift av virksomheter, ikke minst regnskaps- og økonomisystemer. Hver måned går 22 millioner e-fakturaer og 11 millioner lønnsslipper gjennom Visma-selskapenes løsninger til 1,5 millioner bedriftskunder.
Konsernet har i dag 14.500 ansatte. Deres rundt 200+ selvstendige selskaper genererte i 2022 ca. 20 milliarder kroner i inntekter og et driftsresultat på ca. 6 milliarder kroner. Veksten var på 19 prosent.
Roy Torheim fikk i 2021 oppdraget med å skape en helhetlig og strategisk viktig innkjøpsavdeling – inkludert å jakte besparelser og ytterligere profesjonalisere innkjøpsprosessene. Roy har jobbet i konsernet siden selskapet han ledet, Huldt & Lillevik, ble kjøpt av Visma i 2015.
Enormt potensial for innsparinger og klimaforbedringer i innkjøp
Med en stor og internasjonal konsernstruktur av selvstendige selskaper, kjennetegnes innkjøp av minst to forhold – som hver trekker i motsatt retning: Store deler av innkjøpene gjøres desentralisert, samtidig som det vil være betydelige muligheter for å spare ved å gjøre sentrale innkjøp. Med unntak av innkjøp av store IT-løsninger, hadde det inntil 2021 manglet sentralt eierskap til innkjøp som disiplin og funksjon.
«Med vår størrelse har vi et enormt potensial for å hente ut gevinster gjennom bedre innkjøp. Vi begynte med å få på plass infrastrukturen for avdelingen. Til å begynne var vi fire svært kompetente innkjøpere ved et av vårt kontor i Sibiu i Romania, pluss en nederlandsk kollega og meg selv. Å få kontroll og oversikt over avtaler og leverandører var et godt utgangspunkt. Sammen med Visma’s Legal & Compliance-avdeling bygde vi opp en prosess for å sikre en enhetlig håndtering av leverandører.»
- Roy Torheim, Procurement and Operations Director
«Som et software-selskap har Visma et begrenset miljø- og klimaavtrykk. Hvordan jobber dere for å redusere den negative påvirkningen ytterligere?»
«Dette jobber vi med ikke bare innen innkjøp, men i hele konsernet. La meg gi et konkret eksempel. Basert på kartlegginger av karbonutslipp, fant vi for et par år siden ut at ulik IT-hardware var en av de største kildene til utslipp for Visma. I 2022 så vi nærmere på hvordan vi kan forlenge levetiden til maskinvaren vår – og redusere miljøpåvirkningene. Vi introduserte en ny partner for innkjøp og resirkulering av maskinvare for å hjelpe oss med å oppnå mer kontroll over maskinvarens livssyklus. Nå har vi på plass en ordning i hele konsernet for å gjøre innsamling, salg og resirkulering av brukt IT-maskinvare enklere for Visma-selskapene,» sier Roy.
220 millioner kroner i innsparinger skaper store aksjonærverdier
Teamet i Procurement & Operations Hub - Visma
Selv har Roy jobbet 30 år i IT-selskaper, mye av tiden med fokus på kundeservice, optimalisering av prosesser og trimming av kostnader. Avdelingen fikk raskt solide prestasjoner å vise til: I 2021 og 2022 registrerte de rundt 220 millioner kroner i innsparinger knyttet til leverandørkontrakter.
«Vi tok i bruk Complete Control som systemstøtte for avdelingen, for å få bedre kontroll over leverandører og løpende avtaler. Verktøyet har spilt en viktig rolle for besparelsene vi oppnådde, 100 millioner kroner i 2021 og 120 millioner kroner i 2022. For eksempel forhandlet og reforhandlet vi i fjor nærmere 130 avtaler. En veldig nyttig funksjon i Complete Control er automatiske varslinger før avtaler utløper, som gir oss tid og rom til å forhandle.» - Roy Torheim
Dette er innsparinger som skaper store verdier for Vismas aksjonærer. I tillegg gir det Visma-selskapene rom for å forsterke produktutviklingen.
6 gevinster gjennom sentralisert innkjøp
Mens den sentrale innkjøpsavdelingen fortsatt jobber med å få på plass bedre arbeidsmetoder, sier Roy at fordelene som Visma oppnår handler om langt mer enn flere euro på bunnlinja på kort sikt. Gevinstene ved sentralisert innkjøp kan deles opp i seks områder:
1. Kutter kostnader
Visma unngår unødvendige kostnader. Ved å bruke sin samlede styrke og størrelse sparer de ved å oppnå bedre priser. Dette forbedrer selvsagt likviditeten, og de oppnår også flere andre skalafordeler.
2. Forbedrer bærekraft
Større innkjøpsmakt brukes også til å sette større krav til leverandører, samt å få på plass ordninger som gjør det enklere for Visma-selskapene å bidra til lavere miljø- og klimaavtrykk.
3. Reduserer risiko
Gjennom risikovurdering av leverandører unngår Visma et betydelig antall juridiske problemer. De unngår også svindel og avtaler som går på tvers av Vismas etiske retningslinjer.
4. Forbedrer compliance
Med en fokusert innkjøpsavdeling blir det enklere å overholde Vismas egne retningslinjer for innkjøp. Også overholdelse av eksterne lisensavtaler og offentlige lovkrav blir enklere.
5. Velger bedre leverandører
Mer profesjonell vurdering av leverandører, samt bedre innkjøpspraksis og forhandlingsteknikker, gir riktigere leverandører til Visma.
6. Langsiktige relasjoner til leverandører
Når de samme menneskene jobber med leverandørene over tid, forsterkes personlige relasjoner og Visma oppnår mer effektiv kommunikasjon.
Visjonen for Vismas Procurement Hub
Innkjøpsavdelingen – eller Procurement Hub, som den heter internt i Visma – har en sjudelt visjon for hva den skal oppnå:
- Bruke størrelsen til Visma-familien på en bedre måte for å kutte kostnader
- Ta aktivt eierskap til avtaler på vegne av hele Visma
- Ha en felles tilnærming til behandling av leverandører
- Tilby innkjøpsstøtte til de ulike Visma-selskapene
- Forenkle oppstart når Visma-selskaper tar i bruk sentrale avtaler
- Spille en vokter-rolle innen compliance
- Gjøre analyser av kostnader per leverandør på tvers av konsernet
Bruker OKR-metoden for praktiske resultater
Hvordan går Roy og kollegene fra visjon til praksis?
De har valgt å bruke metoden kjent som OKR – Objectives and Key Results – for å skape et strategisk rammeverk som kan omsettes i faktiske og målbare resultater.
«I fjor delte vi arbeidet inn i fire hovedmål. Disse knyttet seg blant annet til å bygge team og ekspertise, samt å få på plass prosedyrene for hvordan vi skal jobbe. Sistnevnte inkluderte å få en komplett oversikt over leverandørene, samt å gjøre vurderinger av hver enkelt leverandør. Slik kunne vi raskt vise til nøkkelresultater i form av besparelser og bedre prosesser.»
Arbeidsmetoden mot nye og eksisterende leverandører er illustrert slik:
Smart verktøy for oversikt over avtaler og leverandører
«Vi innså tidlig at vi trengte et digitalt verktøy for å håndtere avtaler og leverandører – eller et contract repository. Det var slik vi kom i kontakt med House of Control. Etter en imponerende onboarding ledet av Cathrine Gynnild i House of Control, har vi satt krav om at alle avtaler i hele Visma-familien med årlig verdi over ca. 350 tusen kroner skal registreres i Complete Control, i tillegg til alle IFRS 16 avtaler. Løsningen gir oss en fantastisk oversikt over Vismas samlede forpliktelser, som fra og med budsjettprosessen for 2024 også vil være svært god input til CFO og den sentrale økonomifunksjonen.»
Totalt er det registrert avtaler til en verdi av nesten 2 milliarder kroner, og i fjor håndterte innkjøpsavdelingen nærmere 130 avtaler.
«Vi har to nøkkelpersoner registrert per avtale: Den som eier avtalen i innkjøp, og den som eier selve tjenesten, løsningen eller produktet som avtalen gjelder. Complete Control har mange funksjoner som gjør arbeidet enklere og bedre for vår avdeling. De automatiske varslingene før avtalefornyelse er en åpenbar favoritt.» - Roy Torheim
Eget verktøy for oversikt over alle rammeavtalene
En ting er for innkjøpsavdelingen å ha oversikt over alle avtalene og leverandørene. En ganske annen ting er hvordan ansatte i hvert enkelt Visma-selskap skal finne frem til hvilke rammeavtaler som eksisterer. Til dette har de en egen løsning, MyTools, som henter informasjon om alle avtalene og leverandørene direkte fra Complete Control gjennom et API.
«Her kan ansatte i alle Visma-selskapene søke etter leverandører etter et stort antall kriterier, for eksempel type programvare. De som ligger der er godkjent av oss, med alle de fordeler det har for å sikre at selskapene overholder sine egne etiske retningslinjer. De kan også vite at prisen er best-in-class og at avtalene blir fulgt opp fra år til år.»
«Det er åpenbart at vi har hentet ut betydelige engangseffekter og løpende besparelser for Visma, som vil ha stor verdi fremover. Vi har optimalisert det finansielle, og vi sørger for oppfølging og å redusere risiko, som er vel så viktig. Vi sørger for at vi har de leverandørene vi ønsker å ha – at de leverer som lovet.»
Risikovurdering av leverandører
Teamet i Procurement & Operations Hub - Visma
«Kan du fortelle litt om hvordan dere jobber med risikovurderinger av leverandørene?»
«I bunn ligger vår code of conduct for leverandører. Dersom vi ikke allerede har et kundeforhold, begynner vi med en initiell vurdering. Deretter kjører vi årlige vurderinger av samtlige leverandører som vår avdeling håndterer. I de årlige oppdateringene forventer vi progresjon dersom vi året før har diskutert forhold hvor vi krever endringer. Vi gjør også en årlig vurdering av selve leveransen – contract performance. Dette gjør vi i praksis på kundekortet inne i Complete Control.»
Roy sier at løsningen som House of Control har utviklet for den norske åpenhetsloven, også er glimrende utformet for å se på andre forhold hos leverandørene enn menneskerettigheter og arbeidsvilkår.
«Vi eksisterer primært for å forvalte sentrale avtaler for Visma, inkludert å sørge for å ha kontroll på sentrale leverandører. Da må det gjøres mange vurderinger av leverandører – assessments. Skal vi ha disse leverandørene, og hva er det de leverer? Løsningen for åpenhetsloven er som skapt for å hente inn svarene vi trenger fra leverandørene.»
Mer compliance i årene som komme
Teamet i Procurement & Operations Hub - Visma
Hvordan vil innkjøp se ut i Visma i fortsettelsen?
Roy sier at selvråderetten er en sentral del av DNAet i Visma-familien. Det vil også påvirke innkjøp, sier han:
«Innkjøp er og vil i stort grad fortsette å være desentralisert; i minimal grad skal Visma-selskapene være bundet av diktat fra hovedkontoret. Men, når det er relevant bør hvert selskap få nyte godt av Vismas samlede størrelse. Det handler om fordeler knyttet til både kostnader og kvalitet. Og så skal vi være mer tilstede for enkeltselskaper som trenger vår ekspertise og kapasitet.»
Roy tror at kunstig intelligens og compliance vil bli en enda viktigere del av innkjøp:
«Med vår størrelse og store datagrunnlag, er vi bedre posisjonert enn de fleste andre i bransjen til å ta i bruk kunstig intelligens for å forbedre innkjøp. Når det gjelder compliance vil arbeidet som vår avdeling utfører bli stadig viktigere. Vi har ressursene til å vurdere hver enkelt leverandør og leveranse på en helt annen måte enn de fleste av Visma-selskapene hver for seg.»
Om House of Control og Visma
House of Control Group er et teknologiselskap med ca. 2.700 kunder, som utvikler og tilbyr skybaserte løsninger (SaaS) for avtalehåndtering og IFRS 16-rapportering. Siden høsten 2022 har House of Control Group vært et heleid selskap i Visma-familien. Visma hadde da allerede tatt i bruk House of Controls løsninger for avtalehåndtering og IFRS 16.