Gregory GjiniSkytjenester løfter produktiviteten og styrker bedriftens konkurransedyktighet. Men hvordan skal CFO holde stålkontroll på et økende antall SaaS-lisenser? Det tar vi en titt på her.
Ifølge NHO satte koronakrisen virkelig fart i IT-bransjen, der markedssituasjonen ble vurdert til å være mye bedre enn i andre bransjer gjennom hele pandemien. Denne utviklingen har bare fortsatt. Bedrifter forstår viktigheten av å investere i IT for både å være konkurransedyktige, men også for å øke produktiviteten.
Det er fort gjort å skynde seg ut og investere i et stort antall SaaS-løsninger for å øke vekst og effektivitet. Det er tross alt snakk om SaaS-løsninger som frigjør lønn og ansatte, som forbedrer ulike sider av driften i selskapet, og som frigjør ressurser. Etter hvert oppstår problemstillingen: Har vi oversikt over alle SaaS-lisensene våre?
CFO vil til envher tid ønske å kunne svare et klart ja på spørsmålet. Fordi: Når CFO har kontroll på alle SaaS-lisensene, legger det grunnlaget for bedre kostnadskontroll og budsjettstyring. I denne artikkelen presenterer vi en praktisk tilnærming til de voksende utfordringene med et stigende antall SaaS-lisenser.
Derfor er det utfordrende å håndtere alle SaaS-kostnadene
Siden skytjenester blir stadig mer populære, og bedriftene derfor ser hvor viktig det er å ha oversikt og kontroll over avtalene, skulle man tro at flere økonomiavdelinger hadde bedre kontroll på sine SaaS-kostnader. Når mange likevel sliter med å ha kontroll, skyldes dette at det er et mangfold av utfordringer innen avtalehåndtering av SaaS-lisenser. Det er essensielt å forstå disse for å kunne forebygge og løse dem. Kjente utfordringer inkluderer blant annet:
Forskjellige kontrakt- og faktureringsvilkår
En av utfordringene med utgifter til SaaS-løsninger er at hver løsning er knyttet til en rekke forskjellige kontraktsvilkår og tilnærminger til fakturering. Utfordringene knytter seg til blant annet abonnementsbetingelser, typer av lisenser, og antall brukere.
Mangel på sentralisert innkjøp
Ofte blir SaaS-løsninger kjøpt av enkeltpersoner som ser et behov for produktet. Et eksempel er en grafisk designer som kjøper tilgang til Photoshop, og har kontrakten liggende i sin innboks. Når designeren slutter, fortsetter lisensen å løpe, fordi ingen har oversikten eller vurderer om bedriften fortsatt har behov for Photoshop. Jo flere slike lisenser, desto større blir risikoen knyttet til manglende sentral kontroll.
Sentraliserte innkjøp har fem klare fordeler: Kostnadsreduksjon, risikoreduksjon, forbedret compliance, bedre leverandørvalg og mer langsiktige leverandørrelasjoner. Les denne casen om hvordan Visma sparte 220 millioner kroner gjennom en sentralisert innkjøpsavdeling.
Bruker regneark, mangler oversikt
Med det økende antall SaaS-løsninger i bruk, innebærer det at kontraktene hele tiden fornyes og reforhandles. Regneark er dårlig egnet til å holde en samlet og oppdatert oversikt, ikke minst fordi oversikten er avhengig av enkeltpersoner som har bygget opp regnearket. Derfor krever et overblikk over SaaS-løsninger et sentralisert system som håndterer all data knyttet til avtalen og gjør dataen synlig.
Silotenking skaper ulemper
En utfordring, spesielt i store bedrifter, er silotenking. For eksempel ser vi ofte at det kjøpes dobbelt opp av SaaS-løsninger – i stedet for å utnytte tilgangen på tvers av bedriften. Igjen skyldes problemet at man mangler oversikt.
9 spørsmål som CFO bør stille om SaaS-løsningene
Hvordan kan CFOen skaffe seg overblikk og håndtere SaaS-kostnadene bedre? Vi mener at ved å besvare spørsmålene under, kan bedriften oppnå betydelige gevinster.
1. Hvilke SaaS-avtaler er inngått av hver enkelt ansatt – og hva koster de?
For å få oversikt kan CFO kartlegge SaaS-bruken per ansatt i en sentral løsning. En slik bottom-up aggregert kontroll kan ha stor betydning for selskaper som opplever vekst, omstrukturering eller reduksjon i antall ansatte. Ved å skaffe seg denne oversikten, kan CFOen også se hvordan SaaS-kostnadene har sett ut historisk og hvordan de forventes å utvikle seg.
2. Hvor store er SaaS-kostnadene, og hva er budsjettert for neste periode?
Oversikten gir selskapet mulighet til å identifisere eventuelle kostnadsbesparelser, forhandle mer effektivt med leverandører og opprettholde en bærekraftig økonomi. Dessuten hjelper det med å minimere risikoen for uforutsette utgifter, og sikrer at selskapets budsjett reflekterer realistiske forventninger til SaaS-forbruket.
3. Når fornyes dine SaaS-avtaler, og hva er de andre vesentlige kontraktsmessige forpliktelsene og betingelsene?
Å kjenne utløpsdato for dine SaaS-avtaler er en betingelse for forutsigbar avtalehåndtering, ikke minst å unngå uønskede automatiske fornyelser av avtaler. Med varslinger i forkant av utløpsdato har du tid til å evaluere leverandørenes prestasjoner før reforhandling. Det er også viktig å være klar over betingelser knyttet til oppsigelsesfrister, prisøkninger og eventuelle endringer i tjenestenes omfang.
4. Hva er prismodellen for hver enkelt SaaS-avtale?
Er SaaS-avtalen lisensbasert eller volumbasert? Ved førstnevnte betaler du per brukertilgang. Med volumbaserte modeller vil fakturaen fra leverandør være avhengig av bruken eller mengden av data eller transaksjoner som utføres innenfor SaaS-produktet. Når du vet hvordan kostnadene oppstår, kan dere enklere optimalisere bruken av SaaS-løsningene.
5. Blir SaaS-produktene brukt av brukerne?
Dette spørsmålet bør sees i sammenheng med spørsmålet om prismodell. Mange SaaS-lisenser blir distribuert bredt i organisasjonen, men uten at alle ansatte bruker dem. Uten et overblikk over hvem og hvor ansatte bruker spesifikke SaaS-produkter, er det vanskelig å identifisere og realisere besparelser.
6. Kan du sammenligne priser på og reforhandle dine SaaS-løsninger?
I likhet med flybilletter kan SaaS-løsninger variere mye i pris avhengig av salgsprosess og kundens atferd. Er det utført en demo? Har dere fått tilgang til rabatter eller alternativ prissetting? Derfor kan det være en fordel å finne en tjeneste som sammenligner priser på forskjellige SaaS-løsninger, slik at du har et godt grunnlag for reforhandlinger.
7. Kjenner du til innebygde prisøkninger for dine SaaS-løsninger?
Som husleie har noen SaaS-løsninger fastsatt en årlig prisøkning, som er fastsatt til for eksempel 3-5 prosent per år. Det er viktig å ha tilgang til disse tallene, slik at du enklere kan budsjettere med hvor mye utgifter til SaaS-løsningene blir i fremtiden.
8. Når skal SaaS-produktene betales?
Når du har full oversikt over forfallsdatoen for betaling av alle SaaS-løsningene, kan du bedre styre kontantstrømmene.
9. Har vi SaaS-løsninger som vi kan avvikle fordi det er man har dobbelt opp eller løsningen er overflødig?
Det finnes et vell av SaaS-løsninger på markedet. Spesielt store selskaper kan oppleve at deres ansatte har tilgang til forskjellige SaaS-løsninger som faktisk ligner på hverandre og har overlappende funksjoner. Gjennom denne evalueringen vil du kunne redusere kostnader til SaaS-produkter ved å stoppe bruken av de overflødige løsningene.
Den ultimate løsningen for å håndtere bedriftens SaaS-kostnader
Profesjonell håndtering av SaaS-lisenser er krevende for bedriften. Med software for avtalehåndtering har du verktøyet du trenger for å få full oversikt, og gjøre prosessen enklere. I denne kundehistorien kan du lese om hvordan innkjøpsavdelingen til Visma har spart 220 millioner kroner ved å sentralisere sine innkjøp og bruke vår løsning for avtalehåndtering.
Vår løsning for avtalehåndtering gir oversikt over alle avtaler og deres tilhørende data, slik at det er lett å få varsler når avtaler skal reforhandles eller fornyes. Avtalene er lagret i en skybasert programvare hvor alle nøkkelpersoner kan få tilgang etter behov. Dette muliggjør store kostnadsbesparelser og et godt overblikk for virksomheter.
Hvis du er interessert i å høre mer om løsningen vår for avtalehåndtering, hjelper i deg gjerne videre og forteller om House of Controls programvare og hvilke fordeler det vil ha for din virksomhet.
Book en demo av løsningen vår her: