Gregory Gjini1. juli 2022 trådte åpenhetsloven i kraft: Den stiller store krav til hvordan norske selskaper skal forebygge brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos underleverandørene. PwC anbefaler en 5-stegsmodell for å oppfylle loven.
Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022. Loven skal fremme virksomheters respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold – i egen virksomhet og hos underleverandørene. For norske virksomheter er det viktig å gjøre aktsomhetsvurderinger både i utenlandske datterselskaper og overfor underleverandører.
Loven stiller også strenge krav til virksomheters åpenhet og arbeid med ovennevnte. Bedriften må sikre at publikum får tilgang til informasjon om hvordan negative effekter for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold håndteres. Journalister og andre kan når som helst be om innsyn. Det inkluderer å offentliggjøre en redegjørelse for virksomhetens arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Hvem gjelder åpenhetsloven for?
Vi har i en tidligere artikkel skrevet om hvilke aktsomhetsvurderinger åpenhetsloven krever og hvilke virksomheter som omfattes av lovens krav.
Det kan bli krevende å oppfylle loven, inkludert å gjennomføre alle aktsomhetsvurderingene.
Som bedrift skal dere blant annet:
- Ha full oversikt over underleverandørene
- Utføre aktsomhetsvurderinger
- Kartlegge negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter – både faktiske og potensielle
- Vurdere risiko og alvorlighet ved hvert forhold
- Beskrive tiltak som gjøres for å stanse, forebygge eller begrense de negative forholdene
- Følge opp og bevise gjennomføring av tiltakene
- Beskrive resultater av tiltakene
- Ha et system for jevnlig gjennomgang av forhold og tiltak
- Lage en redegjørelse for aktsomhetsvurderinger, som skal offentliggjøres innen 30. juni hvert år
- Ha resultatet offentlig tilgjengelig, slik at dere kan besvare henvendelser innen tre uker
Les også: Software for å håndtere åpenhetsloven på en smart måte: Slik fungerer det (se film).
Heldigvis finnes det både ekspertise og teknologi som hjelper næringslivet med å overholde loven. PwC har publisert en metode bestående av fem definerte steg. Disse er:
-
Forankre arbeidet i styrende dokumenter
Har dere beskrivelser av krav, prosedyrer, rutiner, policier eller lignende som angår driften? Disse må uansett tilpasses de nye kravene i åpenhetsloven. I praksis bør dette inkludere å definere ambisjonsnivå for arbeidet og hva slags type risiko dere er villige til å ta. PwC anbefaler å være tydelig på roller og ansvar, samt å gi mandater til å gjøre nødvendige tiltak.
-
Gjøre en overordnet analyse av eget selskap og underleverandører
Begynn gjerne med å lage en oversikt over alle leverandørene. Vet dere hva slags varer og tjenester de selger – i tillegg til hva dere kjøper? Hvilke krav har dere allerede stilt til dem? Gjør dere undersøkelser av leverandørene før kontrakter inngås og leveransene realiseres? Hvem har ansvaret for oppfølgingen?
-
Fordel leverandørene i ulike risikoklasser
PwC anbefaler at dere klasssifiserer leverandørene blant annet etter hvor mye dere kjøper fra dem (eksponering), landrisiko, bransjerisiko og hva slags relasjon dere har.
-
Gjennomføre faktiske undersøkelser
Med utgangspunkt i risikovurderingen, anbefaler PwC at det sendes spørreundersøkelser til alle leverandører. Skal du være sikrere, velger dere ulike grader av Integrity Due Diligence.
Analysen gir viktig informasjon om risiko knyttet til for eksempel omdømme, regulatoriske forhold, sanksjoner eller politiske forhold. Uansett hvor dypt dere dykker, er det viktig å overvåke leverandørene jevnlig, dokumentere eventuelle hendelser og følge med på om reaksjoner fører til endringer.
-
Systematisere og rapportere
Det er viktig å få på plass god struktur og oversikt, for dere kommer til å motta og måtte lagre store mengder dokumentasjon. Husk at informasjonen er grunnlaget for de årlige redegjørelsene og publikums rett til informasjon. Derfor bør dere unngå manuelle prosesser, hvor det er fort gjort å miste oversikten.
Software for å håndtere åpenhetsloven på en smart måte: Slik fungerer det (se film)
FLERE RESSURSER:
DETTE KREVER ÅPENHETSLOVEN AV DIN BEDRIFT
SJEKKLISTE: VET DERE DETTE OM LEVERANDØRENE?
DET DERE TRENGER Å VITE OM INFORMASJONSKRAV I ÅPENHETSLOVEN
5 ÅRSAKER TIL AT ÅPENHETSLOVEN BLIR ENKLERE MED GOD AVTALEHÅNDTERING
DENNE LØSNINGEN GJØR DET ENKELT Å HÅNDTERE ÅPENHETSLOVEN