Dette er Complete Control

En skybasert SaaS-løsning som gir deg stålkontroll på alle avtaler, forpliktelser og eiendeler. 

- Det er på tide å styre kontraktene på en bedre måte!

Meld deg på webinar 24. august og se hvor enkelt dere får full kontroll på alle avtaler

Derfor er avtalehåndtering viktig

Bedre kontroll på kostnader, tid og risiko reduserer stress for CFO

  • Det er vanskelig å ha full oversikt over de mange avtalene i organisasjonen din.

  • Avtalene fornyes uten at du er klar over det og uten reforhandlinger.

  • Unødvendige kostnader bygger seg opp raskt og reduserer lønnsomheten.

  • Kontrakter du har glemt eller ikke finner igjen, kan gjøre det krevende å lage nøyaktige budsjetter.

  • Kontroll over avtaler er avhengig av nøkkelmedarbeidere, noe som representerer betydelig risiko for virksomheten.

  • Styremedlemmer, eiere og investorer forventer god kontroll, transparens og gode resultater.

HoC kontorbygg 2
Complete-Control-Teaser

Fordeler for dere som brukere

Smartere avtalehåndtering forbedrer CFOens prestasjoner

  • Smartere håndtering av avtaler bidrar til bedre resultater for økonomidirektører

  • Kutt unødvendige kostnader – positiv innvirkning på bunnlinjen

  • Vær forberedt før avtaler løper ut – unngå unødvendige avbrudd i leveranser eller uønskede fornyelser

  • Gjør deg selv mindre avhengig av enkeltmedarbeidere

  • Oppnå mer forutsigbarhet og lønnsomhet, og reduser risikoen

  • Nyt godt av raskere og mer nøyaktig budsjettering

  • Oppnå bedre compliance og regnskapsrutiner

  • Få bedre struktur due diligence-prosesser

HOC_frontpage_transactions

Dette er vår løsning

Viktigste funksjonaliteter

  • SaaS-løsning med skylagring for alle relevante dokumenter

  • Enkelt å registrere metadata for alle avtaler

  • Varsling før fornyelse av avtaler og andre frister

  • Brukervennlig oversikt og rapporteringsverktøy

  • Enkel import/eksport fra/til Excel

  • Fungerer sammen med alle ERP-systemer

  • Programvaren og support er tilgjengelig på engelsk, norsk, dansk, svensk, tysk og finsk

  • Kraftige tillegg og ekstramoduler

Populære tillegg og moduler

House of Control har utviklet en modul som gir dere full kontroll på selskapets finansielle leasingkontrakter. Løsningen gir en komplett oversikt over alle nøkkeldata i en leasingavtale, inkludert pris, terminer og varslinger. Det er en modul som gir raske og presise estimater til regnskapet, og som også gir dere svært gode rapporteringsmuligheter.

En digital fullmaktsmatrise hjelper dere til å ha en oppdatert og lett tilgjengelig oversikt over hvem som har beslutningsmyndighet. Denne er en naturlig forlengelse av avtalehåndteringen og internkontrollen. Fullmaktsmatrisen er revisors favoritt. Dessuten kan den til mye mer: Hvem uttaler seg til pressen? Hvem tar avgjørelser om lønn? Hvem er ansvarlig for GDPR? Osv. Les mer om produktet på egne sider: 

Take a closer look at the Authority Matrix by clicking here!

Digital signatur er både sikkert og enkelt. I tillegg til å forbedre avtalehåndteringen og bruken av Complete Control, kan det også brukes til å signere for eksempel styredokumenter, utdeling av utstyr til ansatte og andre bekreftelser. 

House of Control tilbyr digital signatur i samarbeid med Signicat, Europas ledende utvikler av digitale ID-løsninger. Vår digitale signatur er basert på PAdES og den oppfyller EUs eIDAS-krav. 

I Norge bruker den alle kjente ID-løsninger, for eksempel BankID. 

 

Tilleggsmodulen Assistert kontraktsregistrering hjelper deg med å overføre dine PDF-baserte avtaler til Complete Control ved å "lese" innholdet i PDF-filen og opprette automatiske feltforslag basert på det. Dermed sparer du tid, og du minimerer samtidig brukerfeil.

Via tilleggsmodulen Assistert Kontraktsregistrering får du også tilgang til enda flere felt i Dokumentsøket. Modulen søker opp personer, organisasjonsnavn, overskrifter og dato i PDF-filer ved bruk av maskinlæring.

Assistert Kontraktsregistrering gir også tilgang Innboks-funksjonen i Complete Control. Her kan du motta e-poster opprette kontrakter direkte fra e-postinngangen i Complete Control. PDF-filen fra e-posten blir inkludert i avtalen som vedlegg.

 

House of Control har løsningen som gjør det enkelt for banker og andre finansinstitusjoner å oppfylle EUs krav til et sentralt arkiv for avtaler med underleverandører knyttet til outsourcing av fintech. 

Utgangspunktet for EU-kravene finner man i “Guidelines on outsourcing arrangements” (EBA/GL/2019/02), som er utgitt av European Banking Authority (EBA). Disse retningslinjene danner grunnlaget for forskrifter og regler i det enkelte land i EU og EØS. 

Vår EBA-modul er skreddersydd til kravene fra EU, inkludert dokumentasjon, administrasjon, oppfølging, varslinger og oversikt. Finansinstitusjoner i hele Skandinavia har allerede tatt den i bruk.

Enten dere bruker Complete Control til avtaler med leverandører eller overfor kunder, kan det være mye hhv. å spare eller tjene på å følge opp avtalenes vilkår om prisjusteringer i henhold til ulike prisindekser. 

Denne modulen er integrert med Statistisk sentralbyrå i Norge, som igjen har prisindekser for de fleste relevante land for norske virksomheter.

Med vår modul for prisjusteringer kan dere automatisk endre prisene i avtalene i henhold til vilkårene. Dette sparer dere mye tid i faktureringsarbeidet. Dere får også rapporter med en logg over historiske prisjusteringer. 

Klimaavtrykk er avgjørende for omdømme, for hvor mange av oss kjøper varer, og for hvor mange ønsker å jobbe.

Skal dere forbedre klimaavtrykket eller fortelle omverdenen om dagens status? Det begynner med måling av for eksempel utslipp av CO2 og forbruk av energi og vann.

I House of Control gjør vi dette på en smart måte for dere med vår ESG-modul. Den knytter avtalene dere har til utslippene som følger med dem. Det kan for eksempel være ved å beregne bilparkens utslipp av CO2 basert på kjørelengde og bilenes utslippsprofil. 

Med gode målinger kan dere enklere rapportere utvikling og fremgang. Dette gjør ESG-modulen til et verdifullt tillegg for mange brukere av Complete Control. 

Hvordan holder dere orden på ansattes kompetanse og krav til sertifiseringer, inkludert når disse skal oppdateres.

Med vår kompetanse- og personalmodul registrerer dere alle relevante data for hver ansatt, inkludert ansettelsesavtaler. 

Med modulen kan dere for eksempel registrere hvilke krav som settes til ulike roller. Dere kan legge inn bilder og CV til ansatte. Modulen gjør det også enkelt å søke registrerte kunnskaper, erfaringer og sertifikater. 

Utvidet varsling, som vi kaller denne modulen på norsk, gjør det enkelt for dere å skreddersy automatiske varslinger til virksomhetens unike behov. 

I Complete Control er varslinger av at avtaler nærmer seg utløp en sentral del av standard funksjonalitet. Med utvidet varsling får du enda bedre muligheter til å sette opp varslinger og også på andre områder. Det kan være at det er på tide å justere priser, at sertifikater er i ferd med å utløpe, etc. Kort sagt, en hver tenkelig deadline kan legges inn - og spare dere for unødvendig tidsbruk og kostnader. 

Utvidet varsling er blant våre aller mest populære moduler.

Tyverimerker på datautstyr og andre ting øker sannsynligheten for at dere får tilbake tap av enheter - for eksempel når ansatte er på reise. 

Tyverimerkene er knyttet til en døgnbemannet sentral. 

Tyverimerkene passer som hånd i hanske med Complete Control, med serienummer som kan kobles direkte mot virksomhetens eiendeler. Hvem disponerer PCen, hvilke ytelser har den, når ble den tatt i bruk, hva koster leasing hver måned?

Bedre-cash-flow

Slik registreres avtaler i complete control

Avtaletype: Inngår du avtalen med en leverandør, kunde eller samarbeidspartner?

Avtalepart: Informasjon om organisasjonen, viktige kontaktpersoner og dokumentasjon (ISO, sertifikater og bekreftelser)

Status for avtalen: For eksempel om avtalen er aktiv, inaktiv, under reforhandling eller sagt opp

Avdeling: Hvor i organisasjonen kontrakten hører hjemme (nivå, sted og kostnadssted)

Relaterte avtaler: For eksempel strøm og andre tjenester knyttet til leie av kontorer

Relatert informasjon: For eksempel registreringsnummeret til en leaset bil

Startdato, utløpsdato og oppsigelsesfrist

Betalingsplan: Utgifter gjennom avtaleperioden

Kategori: Informasjon som knytter avtalen til økonomi og regnskap

Ansvarlig: Hvem har ansvaret for avtalen?

Signatur: Hvem signerte avtalen?

Kommentarer og vedlegg

Har du spørsmål om våre løsninger?

ønsker du en live demo?

Fyll inn kontaktinformasjon under og vi tar kontakt med deg i løpet av kort tid