Gregory GjiniI den här artikeln dyker vi ner i fördelarna med digital transformation inom avtalshantering och tittar på hur det inte bara minskar fel och förseningar, utan också öppnar upp nya möjligheter för analys, datadrivna beslut och förbättrad riskhantering.
I en värld där tekniken ständigt utvecklas blir företagens förmåga att anpassa sig till digitala lösningar avgörande. Digitala lösningar är sättet att minimera fel, spara resurser och inte minst automatisera tidskrävande processer.
Den här artikeln utforskar vikten av en digital förändring inom avtalshantering och hur företag kan dra nytta av övergången från manuella till digitala avtalsprocesser och optimering av affärsprocesser.
Denna övergång innebär mer än att bara pappersdokument ersätts med elektroniska kopior. Omstruktureringen handlar om att omdefiniera arbetet, öka effektiviteten och skapa en enklare och mer transparent avtalshanteringsprocess som i slutändan gynnar många delar av verksamheten.
Om du är nyfiken på hur du kan ställa om från manuella till digitala avtalsprocesser, och alla fördelar som effektiv avtalshantering för med sig, så ska du läsa vidare här - du kan snabbt bli mycket klokare inom området och inse fördelarna bakom digitalisering av avtalshantering.
FÖRDELAR MED DIGITAL FÖRÄNDRING NÄR DET GÄLLER AVTALSHANTERING
Om du har arbetat med avtal vet du hur mycket arbete som är förknippat med detta. Avtalen måste hanteras, de måste lagras på ett ställe - och om de inte är det är det nästan omöjligt att hålla reda på dem. Du måste vara medveten om uppgifterna i avtalen - deras innehåll, deras utgångsdatum eller om de förnyas automatiskt, och sedan måste du också hålla reda på om innehållet i avtalet faktiskt följs. Och listan över uppgifter kopplade till avtalshantering är längre - särskilt om du för närvarande arbetar manuellt med avtal.
Om du är bekant med manuell avtalshantering är det dags att vi introducerar dig till avtalsteknik i den digitala eran och digitala avtalsprocesser. Det finns ett stort antal fördelar med digitala avtalssystem som du uupnår genom en digital avtalsförändring.
HÄR ÄR BARA NÅGRA AV DE FÖRDELAR DU KAN DRA NYTTA AV GENOM ATT DIGITALISERA DIN AVTALSHANTERING
Automatisera avtalsprocesser för effektivitet och tidsbesparing
En av de banbrytande fördelarna med att gå från manuella till digitala avtalsprocesser är att du minskar det manuella arbetet genom att hantera repetitiva uppgifter som påminnelser om utgångsdatum, uppdateringar och arkivering. Detta frigör tid och resurser, ökar effektiviteten och gör att du och dina anställda kan fokusera på mer värdeskapande uppgifter.
Ökad transparens och tillgänglighet
Digitala plattformar för avtalshantering ger en central och enkel åtkomst till alla avtal. Det innebär att du säkerställer att det inte finns något viktigt avtal i någon av dina anställdas e-postinkorgar som du plötsligt inte har tillgång till.
Detta ökar transparensen, vilket är viktigt för att säkerställa att alla relevanta parter har tillgång till nödvändig information och att du är säker på att ditt avtal finns på ett ställe där du har en total överblick över dem och alla deras data. Dessutom möjliggör det säker delning av avtalsinformation mellan avdelningar eller team, så att åtkomsten till viktig data alltid är säkrad.
Molnbaserad avtalshantering erbjuder en rad fördelar
Inklusive ökad tillgänglighet, flexibilitet och säkerhet. Det gör det möjligt för användare att komma åt avtal från vilken plats som helst och på vilken enhet som helst, vilket stöder distansarbete och globalt samarbete. Samtidigt säkerställer molnbaserad avtalshantering hög datasäkerhet och backup, vilket är viktigt för att skydda företagets avtalsinformation.
Riskhantering och regelefterlevnad
Digitala avtalshanteringssystem kan automatisera övervakning av avtalslivslängden, utgång och förnyelser. Detta minskar risken för överskridanden eller glömska, vilket kan leda till bättre efterlevnad av regler och avtal. Det innebär också att du inte plötsligt får en faktura från ett avtal som du egentligen hellre skulle ha avregistrerat dig från för att du hade missat att det skulle förnyas. Digital avtalshantering hjälper dig också säkerställa att du ser till att dina leverantörer uppfyller vissa krav och standarder.
Bättre dataanalys och beslutsfattande
Ett digitalt avtalshanteringssystem erbjuder alternativ för att analysera data från avtal. Detta kan ge insikt i mönster, trender och historiska resultat som kan användas för att fatta bättre informerade beslut som i slutändan hjälper dig och ditt företag.
Flexibilitet och skalbarhet
Digitala avtalshanteringssystem kan anpassas till affärsbehov och skalas för tillväxt. De kan också enkelt integreras med andra befintliga system för att säkerställa ett effektivt och intuitivt arbetsflöde på olika plattformar.
Förbättrat samarbete och kommunikation internt såväl som externt
Digitala avtalssystem möjliggör bättre samarbete mellan team eller avdelningar när alla har enkel tillgång till relevant data. Detta säkerställer att alla inblandade parter har tillgång till aktuell information och kan samarbeta om kontrakt på ett mer effektivt sätt, då hanteringen av kontraktsmassan är centraliserad.
Miljöfördelar
Ett digitalt avtalshanteringssystem hjälper dig inte bara att säkerställa att dina leverantörer uppfyller miljökrav och standarder, det finns även andra miljöfördelar med att implementera digital avtalshantering. Det handlar bland annat om minskad pappersförbrukning och manuella processer som bidrar till företagets hållbarhetsarbete, t.ex. genom möjligheten till digital avtalssignering.
Att migrera till digitala avtalsprocesser handlar inte bara om att ersätta pappersdokument med elektroniska. Det handlar om att förändra hur företag hanterar, övervakar och utnyttjar avtal. Den här övergången kan ge konkurrensfördelar och effektivisera affärsprocesser i hela organisationen.
IMPLEMENTERING AV AVTALSHANTERINGSSYSTEM
Det finns många digitala lösningar som hjälper företag att digitalisera sin verksamhet, förbättra sina arbetsprocesser och bli mer effektiva. Initiativ som i förlängningen kan bidra till att öka företagens omsättning. En av dessa lösningar är Complete Control, som hjälper företag att digitalisera sin avtalshantering och ta till sig alla fördelar som nämns ovan. På så sätt kan företag implementera digital teknik och eliminera manuella flaskhalsar.
Men för att dra nytta av dessa fördelar och optimera avtalsprocesser digitalt krävs det en implementering av digital avtalshantering. En viktig uppgift här är övergången till molnbaserad avtalshantering, vilket öppnar upp för ett mer flexibelt och tillgängligt tillvägagångssätt för kontraktsförvaltning.
FÖRSTÅ DINA SPECIFIKA BEHOV AV AVTALSHANTERING
När du börjar implementera digital avtalshantering är det viktigt att förstå ditt företags specifika behov och mål för att arbeta med avtal. På House of Control är vi alltid redo att guida dig genom avtalshanteringslösningar och berätta om hur det skulle kunna vara lösningen för dina behov. Det var just denna förståelse för specifika behov, och sedan implementeringen av ett digitalt avtalshanteringssystem, som hjälpte Vismas inköpsavdelning att spara 220 miljoner svenska kronor under 2022.
LAGET MÅSTE VARA VÄLKLÄTT
När du förstår dina behov av ett avtalshanteringssystem är det viktigt att dina anställda och teamet som arbetar med avtalen är utbildade för att hantera det nya systemet på ett effektivt sätt. Som med alla andra implementeringar och förändringar av arbetsprocesser kräver detta utbildning så att alla är medvetna om systemets möjligheter och fördelar. Detta gäller inte minst hur man använder avtalshanteringsverktyget och får en förståelse för det nya arbetsflödet och rutinerna.
På House of Control erbjuder vi även denna utbildning, så att hela teamet är väl rustat för att förstå verktyget för avtalshantering, så att du snabbt kan börja skörda frukterna som övergången från manuella till digitala avtalsprocesser medför.
Att framgångsrikt implementera digital avtalshantering är inte bara en teknisk uppgradering, utan en strategisk förändring av hur företaget hanterar och använder avtal. Övergången till digitala affärskontrakt kräver ett åtagande att omdefiniera arbetsflöden, utbilda anställda och kontinuerligt utvärdera och anpassa systemet för att säkerställa optimal effektivitet och maximalt utnyttjande av teknikens potential.
Men nu när du är medveten om alla fördelar med att digitalisera avtalshanteringen hoppas vi att du tycker att denna förändring är en självklarhet att göra. Vi ser fram emot att hjälpa dig att komma igång.
Boka ett möte med oss: