Finansiell leasing: Så här ska de hanteras i bokföringen

Är leasingavtalet i praktiken ett köp av utrustning på avbetalning? I så fall är det en stor chans för att det är ett finansiellt leasingavtal, vilket kräver att ni bokför avtalet på balansräkningen. Detta är kriterierna och metoderna för en effektiv hantering av sådana avtal.

Uppfyller ert företag två eller tre av följande kriterier:

• Minst 50 anställda,
• 70 miljoner kronor i omsättning
• eller 50 miljoner kronor i balansvärde?

Då bör ni känna till de krav i balansräkningen av finansiella leasingavtal som gäller i alla de tre skandinaviska länderna (NRS 14 i Norge, K3 i Sverige, Regnskabsklasse C i Danmark).

I den här artikeln ska vi:

• Se på bakgrunden för finansiell leasing

• Ge dig kriterierna för att avgöra om ett avtal ska vara ett finansiell leasing

• Berätta om vad som inte är finansiell leasing, men som är operationell leasing, inklusive leasing av firmabilar och hyra av lokaler

• Beskriva övergripande hur finansiella leasingavtal hanteras bokföringsmässigt i balansräkningen och resultaträkningen.

• Ge dig inspiration om hur finansiella leasingavtal kan hanteras effektivt och rätt med hjälp av smart programvara

När leasingavtal ska redovisas i balansräkningen: I praktiken ett köp på avbetalning

Motiveringen för balansräkning av leasingavtal är att avtalet i praktiken är lika förpliktande för köparen som om tillgången hade köpts (och finansierats med lån i banken). I många tillfällen är det också ett finansinstitut som ansvarar för leasingavtalet, medan tillgången kommer från en återförsäljare.

I en del hyres- och leasingavtal kommer en så stor del ekonomisk risk och kontroll att bäras av leasingtagaren att avtalet har nära likheter med köp av en tillgång, även om äganderätten formellt sett inte har överförts. Likheterna förstärks när leasingtagaren också har en risk knuten till värdeförändringar av det underliggande leasingobjektet, samt att leasingtagaren ansvarar för underhåll och försäkringspremier.

Är det leasingtagaren som har full bruksrätt utan att upplåtare kan ställa villkor, och är det leasingtagaren som betalar underhåll och försäkring? Är det i praktiken ett köp av en tillgång som säljare vanligtvis inte får tillbaka kontrollen över?

Om leasingtagaren är bunden under hela avtalsperioden och leasingbeloppet är fastställt, har leasingtagaren en tidsbegränsad rättighet och en därtill hörande skyldighet i form av framtida leasingbetalningar.

Åtagandet om framtida leasingbelopp i ett finansiellt leasingavtal kan således förstås som ränta och avbetalning för köp av en tillgång.

Kriterier för ett finansiell leasingavtal

Som nämnt, är ett finansiellt leasingavtal ett begrepp som likställer köp av en tillgång med vad som i praktiken är ett köp på avbetalning.

Om något av följande fyra kriterier är uppfyllda ska det redovisningsmässigt anses att hyresavtalet eller leasingavtalet är ett finansiellt leasingavtal:

1. Leasingtagaren har en avtalsenlig rätt att köpa tillgången till ett väsentligt lägre pris än marknadsvärdet, till exempel vid slutet av leasingperioden. Med andra ord, restvärdet är lägre än marknadsvärdet. Det är därför rimligt att anta att leasingtagaren kommer att köpa tillgången.

2. Längden på leasingperioden täcker den väsentliga ekonomiska livslängden av tillgången.

3. Nuvarande värde av framtida leasingbetalningar är ungefär lika med marknadsvärdet av tillgången då leasingavtalet ingås.

4. Tillgången är av en sådan speciell karaktär att den inte kan användas av andra än leasingtagaren (utan väsentliga ändringar eller modifieringar)

Andra indikationer som ensamma eller i kombination kan leda till att leasingavtalet klassificeras som ett finansiellt leasingavtal är:

1. Att leasetagaren, genom att säga upp leasingavtalet, är ansvarig för en eventuell förlust för leasegivaren. 

2. Leasetagaren erhåller större delen av de vinster och förluster som uppstår vid fluktuationer i tillgångens marknadsvärde. 

3. I slutet av den ursprungliga leasingperioden har leasetagaren rätt att förnya leasingavtalet för en begränsad tidsperiod till en hyra som är betydligt lägre än marknadshyran för en liknande tillgång. 

4. Leasetagaren är rimligen säker på att ta den leasade tillgången i besittning under leasingperioden eller senare.

Detta är operativa leasingavtal, till exempel hyra och leasing av företagsbilar

Som en kommentar till listorna över, kan det noteras två typer av avtal som normalt inte är finansiella leasingavtal.

Det är hyresavtal och leasing av bilar. Ett hyresavtal uppfyller inte kriteriet att vara ett köp på avbetalning, och det är fastighetsägaren som drar nytta av eventuella värdeökningar. Leasing av bil uppfyller inte kriterierna bland annat då det finns begränsningar på körsträcka och för att bilens livslängd är betydligt längre än en normal treårig leasingavtal.

Hyresavtal och leasing av bilar är däremot operationella leasingavtal. Dessa kännetecknas inte bara av att de inte uppfyller ovanstående kriterier. I ett operativt leasingavtal kan leasingtagare vanligtvis göra ändringar och uppdatering under avtalsperioden.

Vidare kommer det att finnas ett betydande restvärde när avtalsperioden upphör, och den ekonomiska livslängden är betydligt lägre än leasingavtalet. Operativa leasingavtal har en enklare redovisningsmässig behandling, då de kostnadsförs löpande.

Balansräkning och redovisning av finansiell leasing

Ett leasingavtal tas upp i balansräkningen till nuvärdet av framtida leasingbetalningar. Detta utgör anskaffningskostnaden för tillgången. Vid beräkning av nuvärdet kan antingen den implicita räntan (diskonteringsräntan) i leasingavtalet eller leasingtagarens alternativa låneränta användas.

Anskaffningskostnaden kan också inkludera utgifter i samband med förhandlingar om leasingavtalet eller säkerhetsställande för leasingförpliktelser. 

Balansförda leasingavtalet ska värderas efter de generella värderingsreglerna i bokföringslagen. Om tillgången har en begränsad ekonomisk livslängd ska den avskrivas enligt en rimlig avskrivningsplan.

Avskrivningsperioden ska vara lik med den uppskattade leasingperioden. Detta kommer att vara likvärdigt som den förväntade ekonomisk livslängd om kunden rimligt säkert vill köpa tillgången vid utgången av leasingavtalet.

Nedbetalning av leasingförpliktelsen sker genom leasingbeloppen. Dessa kommer att bestå av en räntekomponent och en amorteringsdel, där räntan redovisas som finanskostnad och amorteringsdelen minskar förpliktelsen.

Håll ordning på alla leasingavtal med smarta lösningar

Hur många av dessa finansiella leasingavtal har ni? Det kan vara utmanande nog att hålla koll på alla avtal, deras villkor, förnyelsedatum och interna kontaktpersoner. I tillägg måste vissa större leasingavtal behandlas redovisningsmässigt som om de var investeringar.

Hur ska avtalen hanteras från år till år? Det krångliga är att börja från “scratch” varje år eller att uppdatera kalkylblad. De smarta företagen använder sig av verktyg som gör jobbet enklare. Där får de hjälp med beräkningar för redovisningen, med förvarning innan avtalen löper ut, där avtalen är lagrade - och många andra användbara funktioner.

House of Control har utvecklat en modul för full kontroll på företagets finansiella leasingavtal, med många av de samma egenskaperna som gäller för modulen för IFRS 16. Här får CFO full kontroll över alla centrala data i leasingavtalet, inklusive pris, löptid och uppsägningstid.
Det är en modul som ger mycket snabba och precisa data till redovisningen, och som i tillägg ger mycket bra rapporteringsmöjligheter.

Finansiell leasing, eller IFRS 16 ?