Disse aspekter er afgørende for ROI, når I benytter Complete Control

by Hans-Erik Wærsted | 31-08-2020 17:21:12

Hvor hurtigt og hvor stort ROI kan vi forvente, når vi vælger at købe løsningen Complete Control? Det er et vigtigt spørgsmål, som vi ofte bliver stillet. 10 procent af de løbende aftaler er meget almindelige, men svaret afhænger som regel af disse otte faktorer.

Hos House of Control har vi cirka 1.500 kunder (2020). Return on Investment (ROI) ved at bruge vores løsning Complete Control varierer fra kunde til kunde. Det skyldes, at de har forskellige udgangspunkter og bruger løsningen forskelligt. Disse forhold påvirker den økonomiske gevinst, de opnår, primært i form af lavere udgifter og højere indtægter. De påvirker også, hvornår og hvor hurtigt de opnår disse gevinster.

Vi har foretaget undersøgelser blandt et udvalg af vores kunder. I langt de fleste af virksomhederne stod løbende aftaler for mellem 28 og 34 procent af de øvrige driftsomkostninger, og efter at have anvendt løsningen i et stykke tid havde de sparet mellem 8 og 14 procent. Besparelserne opnåede de ved at få fuld kontrol over alle aftaler, så virksomheden kunne eliminere leverancer og andre indkøb, som de ikke havde brug for.

Det er dog værd at understrege, at besparelserne varierer betydeligt i omfang. Vores erfaring er, at følgende otte forhold er afgørende for, hvor stort ROI man kan opnå ved at bruge vores løsninger, og hvor hurtigt det går.

1. Graden af kontrol i dag
Helt firkantet sagt: Jo værre udgangspunktet er, desto større bliver gevinsterne, og jo hurtigere viser de sig. Når I at genforhandle eller opsige aftaler, der bliver fornyet automatisk? Har I dobbeltleverancer uden at vide det? Mange af vores kunder har brugt regneark til at sætte deres kontrakter i system. Vi har tidligere skrevet om, hvorfor regneark ikke er velegnede til professionel aftalehåndtering. Men ikke alle regneark er skabt ens, og det er ikke alle, der benytter dem til dette formål.

2. Antal lokationer

Hvis I har mange aftaler på flere steder, vil en central og ensartet aftalehåndtering føre til større gevinster. Det skyldes, at jo flere steder en virksomhed er repræsenteret, desto flere ansatte underskriver huslejekontrakter, forsikringer, el-aftaler og alle øvrige aftaler om abonnementer, leverancer, aktiver og tjenester. Så vil central kontrol ikke bare føre til lavere udgifter – det vil også gøre det hurtigere for økonomiafdelingen at budgettere og bogføre.

3. Hvor mange, der underskriver aftaler i dag
Personafhængighed er både risikabelt og dyrt. Ligesom antallet af lokationer øger gevinsten ved central aftalekontrol, opnår virksomheden som regel hurtigt positive effekter, når alle, der underskriver aftaler, gør det på samme sted. Man kan for eksempel eliminere dobbeltleverancer og opsige kontrakter, der er tilknyttet den ansatte, når vedkommende forlader virksomheden.

4. Hvordan aftaler gemmes i dag
Gemmes aftaler lokalt på medarbejderens egen computer? Eller i forskellige mapper på forskellige fælles områder? I medarbejdernes indbakke? I ringbind og skuffer? Jo mere rod, desto større gevinst kan brugeren opnå ved at anvende Complete Control.

5. Omfanget af aftaler – og betydningen af underleverancer
Dette punkt giver sig selv i lyset af ovenstående. Det er dog vigtigt at understrege, at gevinsterne ikke kommer af sig selv. Aftalerne skal registreres i Complete Control. Det kan vi hjælpe jer med. Jo større andel af kontrakterne, der er registreret, og jo større andel af omkostningerne, aftalerne udgør, desto større gevinst vil jeres CFO opleve.

6. Tidsforbrug på økonomistyring og compliance
Når CFO og teamet har fuld kontrol over alle de aftaler og forpligtelser, der udgør en stor del af det kommende års cashflow, går det betydeligt hurtigere at lægge et budget. En modekoncern fortalte os, at de i dag sparer mindst en uges arbejde om året. Lignende besparelser kan opnås, når det gælder godkendelse af bilag, hvor der ikke tidligere har været central kontrol med kontrakterne. Og så kan de overholde kravene i IFRS 16 om finansiel leasing. Værdien af denne type gevinster varierer fra virksomhed til virksomhed, men vi er sikre på, at de vil være både væsentlige og store.

7. Prisjustering af kundeaftaler
Indtil videre har vi fokuseret på omkostninger forbundet med kontrakter, men hvad med kundeaftaler og prisjustering af disse? Får I dem justeret så ofte, som I har ret til? Mange af vores kunder lægger deres kundeaftaler ind i Complete Control og benytter funktionaliteten til automatisk prisjustering, hvilket giver dem en indtjening på bundlinjen på lige så mange procentenheder, som prisjusteringen udgør.

8. Opkøbsprocesser
Gennemgang og værdiansættelse af virksomheden – due diligence – er en central del af de fleste opkøbsprocesser. Hvilken kontrol har I over forpligtelser og fremtidigt cashflow, når en investor vil gennemgå omkostningssiden? Eller indtægtssiden for den sags skyld? Rod og unødvendigt høje omkostninger har aldrig øget tilliden eller udløst en højere betalingsvilje hos investorer. For mange af vores kunder er udsigten til – eller ønsket om – et opkøb mere end nok til, at de vælger at investere i Complete Control.

Skal vi tage en snak om, hvordan din virksomhed kan få et bedre overblik, sænke omkostningerne og spare tid?

Hvor mange aftaler har I egentlig?
Omkostningerne ved manglende kontrol kan være store
8 grunde til, at regneark er dårlige til håndtering af aftaler
Tjekliste til køb af verktøj til aftalehåndtering
31.000 brugere: 10 grunde til, at de valgte House of Control
Derfor klapper investorerne, når CFO’en bruger Complete Control

Additional Reading