Når du har over 600 lejekontrakter på tværs af Norden, har du ikke råd til at miste overblikket. Derfor valgte Normal at digitalisere alt med Complete Control fra House of Control.
Den danske butikskæde Normal er imperiet, som det danske kongerige aldrig fik. Siden den første butik åbnede i Silkeborg i 2013, har Normal udviklet sig til en europæisk succeshistorie – med over 900 butikker i Danmark, Norge, Sverige, Holland, Frankrig, Finland, Portugal, Spanien og Italien.
“Hver eneste butik har en nøje udvalgt beliggenhed, og bag gældende lejekontrakter ligger som regel langvarige forhandlinger udført af lokale Expansion Managers,” fortæller Søren Kring, Property Manager for Norden.
Over 600 lejekontrakter – og et behov for stålkontrol
For Normal er butikkens placering og lejevilkår to sider af samme sag. Den ene afgør, om kunderne finder vejen, den anden om driften kan forblive rentabel.
“Mens valget af lokation er afgørende for kædens omsætning og vækst, er lave huslejer og gode betingelser helt grundlæggende for, at vi kan være tro mod vores koncept,” forklarer Kring.
Han har ansvaret for mere end 600 lejekontrakter i Norden – et antal, der vokser i takt med ekspansionen.
“Det er et stort antal med strategisk betydning for koncernen. Når kontrakterne nærmer sig udløb, må vi tage stilling til hver enkelt butik: Hvordan performer den? Hvad er markedslejen? Skal vi genforhandle, forlænge eller flytte?” siger han.
Tidligere foregik opfølgningen i regneark. Det fungerede, så længe kæden var lille, men i takt med væksten blev det uoverskueligt – og risikabelt.
“Vi voksede så hurtigt, at vi fik behov for at optimere overblikket. Risikoen for at glemme varslinger og miste vigtige lejeaftaler blev ganske enkelt for stor,” siger Kring.
“Når du vokser så hurtigt, som vi gør, skal du have systemer, der kan skalere med dig. House of Control er et vigtigt værktøj for at sikre stabilitet midt i væksten.”
Fra regneark til best of breed
Løsningen blev Complete Control fra House of Control – en SaaS-løsning til kontraktstyring, der varsler i god tid, før aftaler udløber. Den blev valgt på baggrund af stærke kundereferencer og en moden, stabil teknologi. Det skete, inden Kring begyndte i Normal.
“Vi bruger systemet først og fremmest til den funktion, der giver os varsler, når kontrakter nærmer sig udløb. Typisk skal vi sende meddelelse til udlejer 6, 9 eller 12 måneder før, for at benytte en option på forlængelse. Hvis vi ikke varsler i tide, kan vi reelt miste retten til at forlænge,” fortæller han.
Varslingsfunktionen har vist sig at være helt afgørende.
“I praksis fungerer Complete Control som et sikkerhedsnet. Det sikrer, at vi altid får besked om, hvilke kontrakter vi skal tage fat i – og hvornår. Det er utroligt vigtigt, for i mange tilfælde har vi forhandlet os frem til lejevilkår, som vi ønsker at bevare eller alternativt justere når kontrakten skal genforhandles,” siger Kring.
Han fortæller, at systemet ikke kun giver påmindelser på skærmen, men også sender e-mails til de ansvarlige.
“Vi får automatiske mails med overblik over, hvilke kontrakter der kræver handling det kommende kvartal. Det har flere gange reddet os fra at overse en aftale, der var ved at løbe ud,” siger han.
Millionbeløb på spil
For Normal handler det om store summer.
“De nordiske lejekontrakter repræsenterer et større trecifret millionbeløb i årlige forpligtelser,” fortæller Kring.
“Det siger sig selv, at selv en lille fejl kan få store konsekvenser. Hvis vi glemmer at varsle i tide, kan vi risikere at miste en god aftale. I værste fald mister vi lokalet helt.”
Et fælles system for hele organisationen
Selvom House of Control primært bruges af ejendomsafdelingen, har flere dele af Normal gavn af løsningen. Også andre afdelinger – for eksempel logistik og HR – bruger systemet til deres kontrakter.
“Det betyder, at vi har ét fælles sted for alle vigtige aftaler, uanset om det handler om lokaler, transport eller bemanding. Det giver både overblik og kontrol,” siger Kring.
Selvom Kring oplever Complete Control som intuitivt og brugervenligt, har han fra tid til anden brug for support. Samarbejdet fungerer glimrende, fortæller han:
“Vi har en dedikeret Customer Success Manager, der følger os tæt. Han tager kontakt, når det er nødvendigt, og vi får hurtig hjælp, hvis vi ønsker at justere opsætningen. Det har fungeret både virtuelt og gennem fysiske møder på hovedkontoret.”
For to år siden gennemførte Normal en større opdatering af systemet, og også her fik de tæt opfølgning fra House of Control.
“Vi oplever, at der er en god balance i samarbejdet. Når tingene fungerer, kører det bare. Når vi har brug for støtte, får vi det hurtigt,” siger Kring.
Næste skridt: Mere dynamisk brug
Selvom Normal i dag primært bruger Complete Control til kontraktstyring og varsling, ser Kring potentiale for endnu mere.
“Vi overvejer at bruge systemet mere aktivt som et værktøj i økonomi- og controllingarbejdet. De data, vi lægger ind, kunne med fordel kobles sammen med vores øvrige systemer, så vi lettere kan følge udviklingen i huslejer og KPI-reguleringer,” siger han.
“Hvis vi for eksempel kunne knytte lejeudgifter direkte til forbrugerprisindekser eller omsætningstal, ville vi have et endnu stærkere værktøj til at validere udlejers fakturaer. Det er noget, vi kigger på, især fordi vi forventer fortsat vækst og flere butikker.”
For Kring er der ingen tvivl om, at Complete Control spiller en vigtig rolle i kædens videre ekspansion.
“Når du vokser så hurtigt, som vi gør, skal du have systemer, der kan skalere med dig. House of Control er et vigtigt værktøj for at sikre stabilitet midt i væksten. Det giver os forudsigelighed, kontrol og tryghed – og gør, at vi kan bruge tiden på det, der virkelig tæller i min rolle: at forhandle de bedste vilkår for vores butikker,” afslutter han.
.webp)