Nøglen til vækst og skalering hos Advania er at få fuld kontrol over kundekontrakterne

Advania Danmark er en hurtigt voksende IT-leverandør med ambitiøse vækstmål. Med et stort antal kundekontrakter og et højt tempo i hverdagen havde virksomheden brug for et system, der kunne give overblik, struktur og tryghed.

"For os var det afgørende at få etableret et skalerbart system til kontrakthåndtering, som ikke var personafhængigt. Vi ønskede at få struktureret vores data og centraliseret vores kontrakter for at skabe bedre overblik, øge effektiviteten internt og sikre kontinuitet," siger Gro Arnesen-Nyhus, Chief Operations Officer i Advania Danmark.

Udfordringen: Mange kontrakter og manglende struktur

Advania Danmark leverer blandt andet drift, support og hosting til virksomheder på det danske marked. Virksomheden er en del af den nordeuropæiske Advania-koncern og har oplevet stor vækst – blandt andet gennem opkøb. Den danske del består af tre fusionerede virksomheder, hvilket har medført en kompleksitet i processer samt behovet for ét fælles system.

"Hos Advania håndterer vi et stort antal kunde- og leverandøraftaler, og for at sikre høj kvalitet og overblik er en god struktur afgørende. Som en del af Advanias vækst og samling af tre virksomheder har vi haft mulighed for at gentænke og styrke vores kontraktstyring," fortæller Charlotte Pedersen, Business Process Manager i Advania. Hun fortsætter:

“Tidligere arbejdede de tre virksomheder med forskellige processer for kontraktregistrering, og vi havde behov for fælles retningslinjer for at sikre ensartethed og overblik. Det har dannet grundlag for det opdaterede Complete Control-setup."

"Nu har vi dedikerede personer fra hver afdeling, som indtaster kontrakter efter fælles retningslinjer. Det har givet os fuldt overblik og gennemsigtighed – og en database, der er klar til vækst."

Gro Arnesen-Nyhus

Chief Operations Officer

Løsningen: En ny skalerbar database bygget til vækst

Med støtte fra House of Control og deres Customer Success Manager byggede Advania databasen op på ny.

"Vi startede fra bunden og lagde en ny struktur. Nu har vi dedikerede personer fra hver afdeling, som indtaster kontrakter efter fælles retningslinjer. Det har givet os fuldt overblik og gennemsigtighed – og en database, der er klar til vækst," forklarer Gro.

Både Gro og Charlotte kendte til Complete Control fra tidligere arbejdspladser og vidste, at værdien for brugerne kunne være stor – og vigtig for en virksomhed i vækst med behov for skalerbare værktøjer.

"Vi har nu roller og rettigheder på tværs af afdelinger, og med automatiske varslinger i god tid før aftaleudløb."

"Implementeringen af den nye database har (...) skabt et bedre overblik, reduceret kompleksiteten og gjort det nemt og hurtigt at finde de nødvendige oplysninger."

Charlotte Pedersen

Business Process Manager

Effekten: Struktur og bedre arbejdsgange

"Implementeringen af den nye database har haft stor positiv betydning for os. Det har skabt et bedre overblik, reduceret kompleksiteten og gjort det nemt og hurtigt at finde de nødvendige oplysninger. Vi sparer tid og har samtidig fået større sikkerhed for, at vi følger op på aftaler rettidigt," siger Charlotte.

Gro fremhæver, at dashboardet og notifikationerne er blandt de funktioner, hun sætter mest pris på:

"Jeg ser hurtigt, hvilke kontrakter der er ved at udløbe. Det skaber tryghed. Vi slipper for manuel opfølgning, fordi systemet automatisk notificerer den ansvarlige medarbejder."

Complete Control er ganske enkelt en vigtig brik i koncernens vækststrategi.

"Når vi vokser gennem opkøb og organisk vækst, har vi brug for systemer, der kan skalere. Det har vi nu. Vi kan nemt tilføje nye selskaber og afdelinger i strukturen. Det skaber tryghed i hverdagen og kontrol i opkøbsprocesser," siger Gro.

Favoritfunktioner: Overblik og tilpasning

Blandt de funktioner, Charlotte og Gro bruger mest, nævner de følgende:

• Filtrering og adgang pr. afdeling
  
  
• Notifikationer før udløb
  
  
• Overblik over kontrakttyper og status
  
  
• Struktureret inddeling efter kontrakttype (f.eks. DPA, NDA, drift)

"Det giver mening for den enkelte bruger og skaber overblik på tværs af teamet. Nu ser de enkelte medarbejdere kun de kontrakter, der vedrører deres afdeling," siger Charlotte.

God hjælp – og smarte guider

Hun fremhæver også en nyere funktion, som hun er særlig glad for:

"Jeg er virkelig glad for den guide, der nu ligger i systemet. Når man klikker på spørgsmålstegnet i en kontrakt, bliver man ført trin for trin gennem processen med at oprette en aftale. Det gør det meget nemmere for nye brugere at komme i gang. Det sparer os meget tid internt," siger Charlotte.

Hun forklarer, at brugerne i Advania ofte tænker visuelt og sætter pris på enkle forklaringer og vejledninger i systemet:

"Jeg har selv lavet nogle visuelle procesbeskrivelser, som vi bruger internt, men det er virkelig godt, at House of Control også leverer den slags guider. Hvis vi skal lykkes med at skalere brugen yderligere, er det guld værd."

Frugtbart og effektivt samarbejde med House of Control

Advania har været særligt tilfreds med opfølgningen fra deres CSM, Simon Søgaard-Pedersen:

"Han har været utrolig hjælpsom og tålmodig. Han har sat møder op, svaret hurtigt og guidet os gennem hele processen. Han forstår vores behov og kommer med gode forslag til løsninger," siger Charlotte.

"Det, der gør forskellen, er, at det ikke bare er 'her er systemet, held og lykke'. House of Control har været med hele vejen – også da vi besluttede at starte databasen forfra," siger Gro.