Ved at lære af disse 11 almindelige IFRS 16-fejl (og at anvende de rigtige metoder til at rette dem) kan din økonomiafdeling forbedre nøjagtigheden, reducere risici og frigøre tid gennem automatisering af leasingregnskaber.
IFRS 16-leasingregnskab er en kompleks størrelse, og økonomidirektører står ofte over for faldgruber, når de arbejder med IFRS 16. Hvis følgende IFRS 16-fejl – fra skjulte leasingaftaler til regnearksfejl – ikke bliver håndteret korrekt, kan de føre til compliance- problemer og økonomiske fejl.
Denne artikel identificerer de hyppigste leasingregnskabsfejl, vi støder på, når vi onboarder nye kunder. Samtidig giver vi praktiske råd om, hvordan du løser typiske IFRS 16-problemer. Målet er at hjælpe dig og økonomiafdelingen med at sikre nøjagtige og ensartede leasingregnskaber og undgå IFRS 16-compliance-problemer.
Vi kigger på følgende 11 typiske fejl, der opstår i arbejdet med IFRS 16 leasinregnskab:
- Fejlklassificering af indlejrede leasingaftaler
- Manglende adskillelse af leasing- og ikke-leasingkomponenter
- Overdreven afhængighed af regneark (Excel)
- Fejlfortolkning af definitioner af leasingvilkår
- Ukorrekt ignorering af undtagelser for leasingaftaler med lav værdi
- Manglende revisionsspor og dokumentation for vurderinger
- Anvendelse af den forkerte diskonteringssats
- Manglende korrekt genkendelse af leasingincitamenter
- Inkonsistent anvendelse på tværs af enheder i en koncern
- Manglende koordination mellem afdelinger
- Overblik over IFRS 16's indvirkning på finansielle nøgletal og klausuler
Fejlklassificering af indlejrede leasingaftaler
En hyppig fejl, når det kommer til IFRS 16, er ikke at genkende indlejrede leasingaftaler, der er skjult i service- eller leveringskontrakter. En indlejret leasingaftale foreligger, når en kontrakt om serviceydelser eller andre varer implicit giver virksomheden kontrol over brugen af et specifikt aktiv. Hvis disse mangler, udelades leasingaftaler, der burde være på balancen.
Sådan løser du det: Udfør en grundig gennemgang af jeres kontrakter på tværs af afdelinger for at identificere alle leasingaftaler, inklusive dem, der er integreret i andre aftaler. House of Control anbefaler en organisationsomfattende leasingopgørelse, hvor kontrakter for integrerede aktiver og leasingkomponenter gennemgår et nøje eftertjek.
Manglende adskillelse af leasing- og ikke-leasingkomponenter
IFRS 16 kræver, at leasingtagere adskiller leasingkomponenter fra ikke-leasingkomponenter (såsom servicegebyrer eller vedligeholdelse) i en kontrakt. En almindelig fejl er ikke at adskille leasing- og ikke-leasingkomponenter, men i stedet at bogføre hele kontrakten som én enkelt leasingkontrakt.
Sådan løser du det: Gennemgå leasingkontrakter for at identificere og adskille ikke-leasingelementer som vedligeholdelse, forsikring eller serviceydelser. Alloker vederlag ved hjælp af observerbare, enkeltstående priser eller estimater. Anvend dette konsekvent, medmindre den praktiske løsning at kombinere komponenter er valgt. Dokumenter allokeringer og opdater dem, hvis kontraktvilkårene ændres. Brug standardiserede procedurer for at sikre nøjagtig aktivering og omkostningsklassificering i henhold til IFRS 16.
Overdreven afhængighed af regneark (Excel)
Det er muligt at administrere IFRS 16 med Excel for meget små leasingporteføljer, men overdreven afhængighed af regneark er en udbredt faldgrube.
Sådan løser du det: Hvis du har mere end end lille leasingportefølje at holde styr på, bør du migrere dine leasingaftaler til et smart IFRS 16-software for at reducere manuelle fejl, forbedre revisionsspor og automatisere opdateringer som f.eks. justeringer eller ændringer af forbrugerprisindekset. Regneark mangler muligheder for kontrol, skalerbarhed og konsistens. Vælg et system, der centraliserer leasingdata, understøtter compliance og forenkler rapportering. Dette muliggør hurtigere afslutninger og reducerer afhængigheden af enkeltpersoner, der administrerer komplekse Excel-modeller.
Fejlfortolkning af definitioner af leasingvilkår
En anden fejl i regnskabsmæssig leasing er en fejlfortolkning af definitionen af leasingperioden. Leasingperioden i henhold til IFRS 16 er ikke kun den kontraktlige periode; den omfatter også forlængelses- eller opsigelsesperioder, som leasingtager med rimelig sikkerhed vil udnytte.
Sådan løser du det: Skab en klar politik for at vurdere muligheder for forlængelse og opsigelse baseret på økonomiske incitamenter, strategisk aktivværdi og tidligere adfærd. Brug tjeklister eller et beslutningstræ, og dokumenter begrundelsen bag hver beslutning. Revurder, når fakta ændrer sig, involver relevante afdelinger, og opbevar alle vurderinger af leasingperioder centralt til revisionsformål.
Ukorrekt ignorering af undtagelser for leasingaftaler med lav værdi
IFRS 16 giver også en undtagelse for aktiver med lav værdi (generelt defineret som aktiver med en værdi af omkring 33.000 ($5.000) eller mindre, når de er nye). Dette kan forenkle regnskabsføringen ved at tillade, at leasingaftaler med lav værdi udgiftsføres i stedet for at aktiveres.
Sådan løser du det: Definer en ensartet kapitaliseringspolitik, hvor undtagelsen for lav værdi kun anvendes på enkeltstående aktiver under 33.000 ($5.000), når de er nye. Start en log med aktivtype, værdi og begrundelse og hold denne opdateret. Gruppér ikke aktiver for at omgå tærskler. Automatiser identifikation, hvor det er muligt, og sørg for, at undtagelser gennemgås regelmæssigt for overholdelse af reglerne.
Manglende revisionsspor og dokumentation for vurderinger
IFRS 16 involverer væsentlige vurderinger (som diskonteringssatser, leasingvilkår, beslutninger om klassificering af leasingkontrakter). En hyppig fejl er manglen på et ordentligt revisionsspor eller dokumentation for disse vurderinger.
Sådan løser du det: Dokumenter alle væsentlige vurderinger i et standardnotat eller en leasingnotat, inklusive beslutningen, begrundelsen og kilderne. Gem din dokumentering centralt med versionskontrol. Gennemgå og opdater efter behov, især efter ændringer i antagelser eller leasingvilkår. Dette sikrer revisionsberedskab og kontinuitet, hvis teammedlemmer ændrer sig, så du undgår personafhængighed og fejl.
Anvendelse af den forkerte diskonteringssats
IFRS 16 kræver brug af den implicitte rentesats i leasingkontrakten, hvis denne er kendt, eller leasingtagers inkonvertible lån (IBR). En almindelig fejl er at misligholde koncernens WACC (vægtede gennemsnitlige kapitalomkostninger) eller bruge forældede eller overforenklede diskonteringssatser.
Sådan løser du det: Definer en politik for beregning af leasingspecifikke IBR'er (inkonvertible lån) baseret på løbetid, valuta og leasingtagers kreditrisiko. Involver det offentlige om nødvendigt og dokumenter antagelser. Undgå at bruge WACC (vægtede gennemsnitlige kapitalomkostninger), da det inkluderer egenkapitalkomponenter. Brug software eller rentetabeller til at anvende korrekte, reviderbare diskonteringssatser ensartet på tværs af leasingkontrakter.
Manglende korrekt genkendelse af leasingincitamenter
Leasingincitamenter, såsom lejefri perioder eller refusion af indretningsomkostninger, er almindelige at finde i kontrakter. Disse incitamenter skal reducere målingen af leasingforpligtelsen og brugsretsaktivet. En typisk fejl er at udgiftsføre incitamenter eller ignorere dem i beregninger.
Sådan løser du det: Identificer incitamenter under kontraktgennemgang. Reducer de samlede leasingbetalinger med incitamentsbeløb ved beregning af nutidsværdien. For kontante incitamenter trækkes beløbet fra ROU-aktivet (right of use). Sørg for, at incitamentsbehandling anvendes konsekvent på tværs af alle leasingkontrakter og er tydeligt dokumenteret i leasingfilen.
Inkonsistent anvendelse på tværs af enheder i en koncern
I koncerner med flere datterselskaber fører inkonsistent IFRS 16-praksis – såsom forskellige fortolkninger af leasingvilkår eller undtagelser – til uoverensstemmelser i rapporteringen og konsolideringsproblemer.
Sådan løser du det: Sørg for at udvikle en koncernomfattende IFRS 16-politik, der dækker over centrale vurderinger, praktiske løsninger og systemprocesser. Tilbyd træning og værktøjer til lokale teams, og sikr på den måde, at leasingdata konsolideres på en central platform. Udfør periodiske gennemgange for at sikre ensartet anvendelse og revisionsberedskab.
Manglende koordination mellem afdelinger
Lejedata findes ofte uden for finanssektoren – inden for ejendomme, drift eller indkøb. Uden struktureret koordinering kan man risikere, at lejekontrakter bliver overset, ændret uden varsel eller misfortolket.
Sådan løser du det: Opret en tværfunktionel proces til lejeindtægter og ændringssporing. Tildel klare ansvarsområder for at underrette finansafdelingen om nye eller ændrede lejekontrakter. Brug standardiserede indtægtsformularer eller arbejdsgange, og afstem regelmæssigt lejeforpligtelser med regnskabsregistreringer for at sikre helhed og koordination.
Overblik over IFRS 16's indvirkning på finansielle nøgletal og klausuler
Aktivering af leasingkontrakter øger den rapporterede gæld og påvirker vigtige målinger som EBITDA og gearingsforhold. En almindelig fejl er ikke at vurdere eller kommunikere, hvordan IFRS 16 påvirker lånebetingelser eller investorernes opfattelse.
Sådan løser du det: Modellér IFRS 16's indvirkning på dine nøgletal før rapportering. Hvis nøgletal anvendes i klausuler, skal du konsultere långivere tidligt for at justere grænser eller aftale metrikker “før“ IFRS 16. Giv oplysninger og afstemninger for at hjælpe interessenter med at forstå de regnskabsmæssige effekter.
