Imerco: Digitalisering og kontrakthåndtering

Enhver virksomhed har behov for overblik over forretningen for at kunne drive virksomheden. Derfor går mange af investeringerne i disse år til it og øget digitalisering. Faktisk fortsætter virksomhederne med at investere i it, viser en analyse fra Dansk industri.

Coronakrisen satte for alvor skub i virksomhedernes investeringer i it og digitalisering, som voksede med i alt 14 mia. kr. i årene 2021-2022.

I Dansk Industris nyeste analyser ser tendensen ud til at fortsætte ind i 2023, hvor virksomhederne regner med at øge deres it-investeringer med yderligere cirka 7,7 mia. kr. i forhold til sidste år til alt cirka 95 mia. kr.

Salgschef i House of Control Lars Hoffmann oplever, at markedet nu tager hul på investeringer, man har tøvet med at foretage.

”Under Covid-19 sad folk lidt på hegnet og ventede med at investere. Men nu er der et sug i markedet, og vi har de seneste år oplevet omsætningsvækst i nærheden af 30 pct.,” siger han og tilføjer:

”Mange virksomheder har sluppet den værste eksistensfrygt og er begyndt at se på, hvordan de kan trimme omkostninger og have styr på compliance."

Potter, pander og huslejekontrakter

Hos detailkæden Imerco er det ikke potter og pander, men blandt andet huslejekontrakter, der er så talrige, at det kan være svært at bevare overblikket. Derfor har Imerco investeret i software til kontrakthåndtering, der skal gøre netop dét muligt.

Det fortæller Charlotte Gregart Søndergaard, der er regnskabschef hos Imerco.

”Vi har mange huslejemål, fordi vi er 165 butikker, hver med flere underlejemål, der har flere kontrakter. Vi har derfor brug for at kunne holde styr på lejemål og de oplysninger, der ligger i kontrakterne,” siger hun.

Overblikket er vigtigt, fordi alle kontrakter med jævne mellemrum skal genforhandles. Det kræver, at man kan planlægge forhandlingerne på forhånd.

”Vores forhandlere skal bruge den baggrundsviden, der gør, at de bedre kan følge op på kontrakter og opnå mere kontrol. De skal vide, hvornår vi kan komme ud af lejemål, der ikke går godt, og som skal opsiges,” siger Charlotte Gregart Søndergaard. Softwaren fra House of Control hjælper med at varsle, når en kontrakt står foran genforhandling.

”Lejemålene skal genforhandles efter udløb, og vi er interesseret i, at omkostningerne er så skarpe som muligt."

Nu er informationerne anderledes tilgængelige, og det åbner for at bruge informationerne til mere end én ting, f.eks. benchmarks. Systemet bruges derudover til at holde styr på oplysninger, der skal bruges til at aflægge regnskab ifølge IFRS 16-standarden.

”Du har meget mere end bare overblikket. Derudover kan du knytte medarbejdere til kontrakterne, så du kan sætte nye personer på, når folk stopper eller flytter videre i et nyt job, og dermed forhindre, at ting falder ned mellem stolene,” siger hun.

Væk fra arkiv uden overblik

At få gjort oplysningerne i kontrakterne brugbare er afgørende for en effektiv virksomhed, siger professor i økonomistyring ved Aalborg Universitet, Per Nikolaj Bukh.

”Når noget skal håndteres, har man brug for systematik. Men ideen om at kunne styre alt på samme måde er jo bare arkiv,” siger han. Han fortsætter:

”Det, at man kan sætte systemer op til at håndtere kontrakter, begynder at betyde, at der både er en administrativ lettelse, men også at der er værdi i at kunne at håndtere og få adgang til kontraktoplysninger på tværs af virksomheden,” siger han.

Investeringerne i software ender således med at støtte beslutninger og processer i virksomheden, samtidig med, at man letter administrationen og frigiver ressourcer til andet og mere værdifuldt arbejde. For eksempel at være godt klædt på, næste gang der skal forhandles huslejekontrakter.

Netop at være aktivt vidende om, hvilke kontrakter, man skal fokusere på at arbejde med, er en af softwarens kongstanker, siger salgschef i House of Control Lars Hoffmann. Overblik giver bedre mulighed for at prioritere udgifterne.

”Mange aftaler i dag bliver autofornyet. Hvis ikke kunden opsiger aftalen, kører den 12 måneder til. Men der er jo forskel på bevidst at lade aftalen løbe videre og på at glemme, at den autofornyer. Så systemet er en slags forsikring, der lader dig styre omkostninger og compliance,” siger han.

Bedre til at forberede forhandlinger

Under Covid-19 viste det solide overblik over lejemål og kontrakter endnu sin værdi i Imerco. Softwaren gør det nemlig også muligt at udtrække særlige oplysninger fra kontrakterne. For eksempel kvadratmeterantal.

Det blev højst relevant, da statsminister Mette Frederiksen udstak retningslinjer for, hvor tæt vi måtte færdes på hinanden, mens smitten bredte sig i samfundet.

”Der kunne vi gå ind og slå butiksareal op, så vi kunne måle op, hvor mange kunder, vi måtte have i hver af vores butikker, i forhold til antal kvadratmeter i hver butik,” siger Charlotte Gregart Søndergaard.

I gamle dage havde den oplysning skulle tilgås manuelt i et regneark ikke ulig ’arkiv’-tanken, som Per Nikolaj Bukh nævner.

Siden anskaffelsen er systemet vokset med opgaverne, og er løbende blevet udviklet, og det giver det overblik, der skal til for at holde driften sund, siger Charlotte Gregart Søndergaard.

”Vi kan ikke undvære det og kommer ikke til det. Vi bliver ikke bedre til at forhandle husleje af at have det, men vi bliver bedre til at fange kontraktforhandlinger i tide - og ikke en måned for sent.”