Sådan sikrer Autorola strategisk kontrol og skalerbarhed i 19 lande

Autorola har samlet alle globale aftaler i House of Controls løsning. Resultatet er valideret datakvalitet, elimineret risiko – og en CFO, der kan træffe beslutninger baseret på "én fælles sandhed" i en kompleks, global koncern.

For den globale teknologi-succes Autorola er kontraktstyring mere end en administrativ opgave; det er en strategisk nødvendighed. Med en omsætning på nærmere 800 millioner DKK og aktiviteter over hele verden hviler koncernens drift på et stort antal kritiske leverandøraftaler.

Ved at digitalisere kontraktstyringen med House of Control har Autorola bevæget sig fra manuelle processer til fuld strategisk overblik. Det giver tryghed for bestyrelsen, ro i økonomiafdelingen og et solidt fundament for videre international ekspansion.

En global succeshistorie

Autorola er en af de virkelige succeshistorier i dansk erhvervsliv. Siden opstarten i 1996 har virksomheden revolutioneret måden, bilbranchen håndterer brugte biler og flådestyring på. Gennem avancerede digitale auktionsplatforme binder de købere og sælgere sammen på tværs af landegrænser.

Paradokset for mange hurtigt voksende teknologivirksomheder er, at mens produktet udadtil er strømlinet, halter de interne processer ofte bagefter. Med 900 ansatte fordelt på 19 lande og 22 datterselskaber sad Autorola på en enorm mængde aftaler – fra komplekse IT-licenser til lokale huslejekontrakter.

“Vi gik fra en situation, hvor vi ikke kunne stole fuldt og helt på dataene, til en situation, hvor vi nu har fuld tillid.”

Daniel Zink-Jensen

Financial Controller

Fra lokalt overblik til global transparens

For en koncern med aktiviteter i mange lande var ønsket om transparens og fælles struktur den primære drivkraft bag samarbejdet med House of Control. For CFO Peter Bisgaard handlede det om at etablere et globalt online arkiv, der kunne erstatte de manuelle rutiner og give et samlet billede af koncernens forpligtelser.

"En stor del af vores virksomhed hviler på leverandøraftaler. Derfor var det afgørende for os at få etableret et centralt online arkiv, hvor vi kunne samle og styre alle kontrakter på tværs af landegrænser," forklarer Bisgaard.

I Autorola er effektiv styring af leverandørerne en vigtig del af infrastrukturen. Med overgangen til en digital løsning har målet været at sikre, at aftalerne er let tilgængelige og transparente for de rette personer i organisationen.

"Det handler om at skabe orden og overblik. Ved at samle alt i ét system sikrer vi den nødvendige transparens og har altid styr på vores leverandørkontrakter, hvilket understøtter en effektiv drift," siger han.

Risikoen ved "Det sorte hul"

Før centraliseringen var virkeligheden præget af lokale variationer. I en koncern, der strækker sig fra Mexico til Tyrkiet, fandtes der ingen fælles standard. Nogle aftaler lå i fysiske mapper, andre på lokale servere eller i indbakken hos en lokal leder.

Financial Controller Daniel Zink-Jensen, som har ledet udrulningen, beskriver en hverdag præget af usikkerhed.

"Kontrakterne var spredt på tværs af lande, og praksis var forskellig fra Mexico til Frankrig. Det var svært at vide, hvilke aftaler der var aktive, hvilke der var udløbet, og hvor vi manglede dokumentation," fortæller han.

Denne mangel på transparens skabte tre konkrete risikomomenter:

• Finansiel risiko: Faren for at betale for tjenester, der ikke længere er i brug, eller at dyre aftaler fornyes automatisk.
• Operationel risiko: Faren for at kritiske tjenester stopper, fordi en aftale er udløbet ubemærket.
• Compliance-risiko: Udfordringer knyttet til revision og bestyrelsesrapportering.

CFO Bisgaard er især optaget af sidstnævnte.

"Manglende kontrol betyder risiko for at miste kontrollen i tilsyn, revision og bestyrelsesarbejde. Når vi nu har fuldt overblik, kan CEO og bestyrelsen have tillid til tallene og vores beslutningsgrundlag. Det styrker styringen af hele koncernen," understreger han.

Fra manglende overblik til "Single Source of Truth"

Vejen til kontrol startede med en erkendelse: Dataene skulle være valide. I januar startede Zink-Jensen og House of Control et omfattende arbejde med at kvalitetssikre porteføljen.

"Vi gik fra en situation, hvor vi ikke kunne stole fuldt og helt på dataene, til en situation, hvor vi nu har fuld tillid," siger Zink-Jensen.

Processen indebar at frasortere inaktive kontrakter og validere de løbende aftaler. Da dette fundament var på plads, kunne Autorola decentralisere ansvaret. I dag ejer de lokale datterselskaber deres egne aftaler i systemet.

"De lokale teams kender aftalerne bedst. De ved, om lejeaftalen i Paris skal genforhandles, eller om leasingaftalerne i Tyrkiet er korrekte. Nu håndterer de upload og opfølgning selv, mens vi på hovedkontoret kontrollerer kvaliteten.”

Hverdagen med Complete Control

House of Control fungerer i dag som en digital sikringsmekanisme. Zink-Jensen bruger løsningen ugentligt til at følge op på systemnotifikationer. På den måde kan han kontakte relevante selskaber ved behov, så ingen frister overskrides.

"Det vigtigste for mig er, at vi ikke har fået notifikationer om udløbne kontrakter, som vi stadig betaler for. Systemet giver os besked i god tid, før en aftale fornyes automatisk."

Søgbarheden i systemet sparer også organisationen for enorme mængder tid.

"Hvis vi fjernede systemet i morgen, ville vi miste sporbarheden og synligheden på tværs af datterselskaberne. Det ville vi være nødt til at stoppe øjeblikkeligt," siger Zink-Jensen kontant.

Værdien handler om at undgå "dobbeltindkøb" og sikre, at man altid har forhandlingskortene på hånden, når en aftale nærmer sig udløb.

En partner, ikke bare en leverandør

En nøgle til den vellykkede implementering har været den tætte opfølgning fra House of Control. Da systemet skulle rulles ud til brugere med varierende teknisk kompetence og sprog, bidrog deres Customer Success Manager, Simon Søgaard-Pedersen, med skræddersyede løsninger.

"Simon satte sig ind i brugernes situation og lavede videoer, der viser præcis, hvor man skal trykke, og hvordan man bruger funktionerne. Det har gjort oplæringen utroligt meget nemmere," fortæller Zink-Jensen.

Denne proaktive support, kombineret med hurtig responstid, har været afgørende for, at systemet nu er i aktiv brug i alle 22 datterselskaber.

Rustet til fremtiden

Med Complete Control som fundament ser Autorola fremad. Ambitionen er, at datakvaliteten skal blive så høj, at systemet i fremtiden kan levere noteoplysningerne direkte til årsregnskabet, hvilket vil spare økonomiafdelingen for betydeligt manuelt arbejde.

For CFO Peter Bisgaard er konklusionen klar: I et komplekst, globalt marked er kontrol over egne forpligtelser en forudsætning for succes.

"Vi sparer tid, vi reducerer risiko, og vi arbejder mere professionelt. House of Control giver os det værktøj, vi har brug for, til at sikre stabilitet midt i væksten."