Butikskæden Normal holder styr på over 600 lejekontrakter med House of Control

Søren Kring, Property Manager for Norden, har ansvaret for mere end 600 lejekontrakter i Norden, et antal der vokser i takt med den danske butikskædes ekspansion.

“Det er et stort antal med strategisk betydning for koncernen. Når kontrakterne nærmer sig udløb, må vi tage stilling til hver enkelt butik: Hvordan performer den? Hvad er markedslejen? Skal vi genforhandle, forlænge eller flytte?” siger han.

Tidligere foregik opfølgningen i regneark. Det fungerede, så længe kæden var lille, men i takt med væksten blev det uoverskueligt – og risikabelt.

“Vi voksede så hurtigt, at vi fik behov for at optimere overblikket. Risikoen for at glemme varslinger og miste vigtige lejeaftaler blev ganske enkelt for stor,” siger Kring.

“Hver eneste butik har en nøje udvalgt beliggenhed, og bag gældende lejekontrakter ligger som regel langvarige forhandlinger udført af lokale Expansion Managers,” siger Kring.

“Mens valget af lokation er afgørende for kædens omsætning og vækst, er lave huslejer og gode betingelser helt grundlæggende for, at vi kan være tro mod vores koncept.”

For Normal handler det om store summer.

“De nordiske lejekontrakter repræsenterer  et større trecifret millionbeløb i årlige forpligtelser,” fortæller Kring.

“Det siger sig selv, at selv en lille fejl kan få store konsekvenser. Hvis vi glemmer at varsle i tide, kan vi risikere at miste en god aftale. I værste fald mister vi lokalet helt.”

Løsningen blev Complete Control fra House of Control – en SaaS-løsning til kontraktstyring, der varsler i god tid, før aftaler udløber. Den blev valgt på baggrund af stærke kundereferencer og en moden, stabil teknologi. Det skete, inden Kring begyndte i Normal.

“Vi bruger systemet først og fremmest til den funktion, der giver os varsler, når kontrakter nærmer sig udløb. Typisk skal vi sende meddelelse til udlejer 6, 9 eller 12 måneder før, for at benytte en option på forlængelse. Hvis vi ikke varsler i tide, kan vi reelt miste retten til at forlænge,” siger Kring.

Selvom Kring oplever Complete Control som intuitivt og brugervenligt, har han fra tid til anden brug for support. Samarbejdet fungerer glimrende, fortæller han:

“Vi har en dedikeret Customer Success Manager, der følger os tæt. Han tager kontakt, når det er nødvendigt, og vi får hurtig hjælp, hvis vi ønsker at justere opsætningen. Det har fungeret både virtuelt og gennem fysiske møder på hovedkontoret.”

Varslingsfunktionen har vist sig at være helt afgørende.

“I praksis fungerer Complete Control som et sikkerhedsnet. Det sikrer, at vi altid får besked om, hvilke kontrakter vi skal tage fat i – og hvornår. Det er utroligt vigtigt, for i mange tilfælde har vi forhandlet os frem til lejevilkår, som vi ønsker at bevare eller alternativt justere når kontrakten skal genforhandles,” siger Kring.

“Vi får automatiske mails med overblik over, hvilke kontrakter der kræver handling det kommende kvartal. Det har flere gange reddet os fra at overse en aftale, der var ved at løbe ud.”

For Kring er der ingen tvivl om, at Complete Control spiller en vigtig rolle i kædens videre ekspansion.

“Når du vokser så hurtigt, som vi gør, skal du have systemer, der kan skalere med dig. House of Control er et vigtigt værktøj for at sikre stabilitet midt i væksten. Det giver os forudsigelighed, kontrol og tryghed – og gør, at vi kan bruge tiden på det, der virkelig tæller i min rolle: at forhandle de bedste vilkår for vores butikker.”