Energi Fyn får kontrol over aftalerne

Energi Fyn ejer og driver elforsyningsnettet på størstedelen af Fyn. Derudover sælger koncernen el og naturgas til private og erhverv, tilbyder forskellige bredbåndsløsninger, ladeløsninger og etablerer og driver gadebelysningen i flere kommuner på Fyn. Som en del af Energi Fyn-koncernen opererer selskabet i en branche med stor samfundskritisk betydning og strenge krav til indkøb.

For udbudskonsulent Caroline Olesen betyder det et arbejde, hvor overblik, dokumentation og rettidig opfølgning ikke kun er ønskeligt, men nødvendigt.

“Vi håndterer alt fra indkøbsaftaler til juridiske spørgsmål. Vi har derfor behov for værktøjer, der giver os kontrol. Tidligere havde vi ikke ét sted, hvor alle aftalerne lå samlet,” siger hun.

I virksomheder underlagt udbud er kontrakter sjældent evigtvarende. De er almindeligvis tidsbegrænsede, og mange indeholder optioner på forlængelse. Hvis fristen glipper, kan kontrakten ikke nødvendigvis videreføres.

 “Hvis en kontrakt ikke bliver forlænget i tide, kan det i værste fald betyde “en ny udbudsproces". Det er en tidskrævende proces, som kan være svær at passe ind i en travl hverdag, hvis den ikke er planlagt,“ forklarer Olesen. 

Manglen på et samlet aftalesystem gjorde, at der manglede overblik og dermed svært at sikre overholdelse af opfølgning på aftaler, herunder forlængelser.

For at sikre bedre styring valgte Energi Fyn at tage Contract Management fra House of Control i brug. Første skridt var at bygge en struktur, der passede deres behov, og etablere tydelige varslingsrutiner.

“Nu får vi notifikationer i god tid, før en aftale udløber. Det giver os mulighed for at vurdere, om vi skal forlænge, genforhandle eller forberede en ny anskaffelse. Det er en helt anden måde at arbejde på end tidligere,” siger Olesen.

En vigtig del af opsætningen var at koble hovedaftaler og databehandleraftaler, hvilket har gjort GDPR-opfølgningen betydeligt enklere for Energi Fyn.

"Med House of Control kan vi med ét klik se alle vores databehandleraftaler og hvilken hovedaftale, de hører til. Det hjælper meget, fordi vi skal følge op på disse aftaler mindst én gang om året,” siger Olesen.

Implementeringen af House of Control’s Contract Management Software har givet Energi Fyn:

• Overblik over alle indkøbsaftaler
• Automatiske varsler før forlængelsesfrister og udløb
• Én fælles kilde til sandhed for afdelinger og forretningsområder
• Kobling mellem indkøbsaftaler og tilhørende DBA’er
• Mindre risiko for dobbeltindkøb

“I et stort hus kan to afdelinger indgå næsten identiske aftaler uden at vide det. Nu har vi et værktøj der kan hjælpe til at identificere om vi allerede har en aftale på området. Det giver os bedre forhandlingskraft,” siger Olesen.

Mest af alt har det givet ro.

“Vi slipper stresset med at lede efter aftaler eller være usikre på, om vi har fulgt op på noget i tide. Det kan mærkes i hverdagen.”