Sådan sikrer Autorola strategisk kontrol og skalerbarhed i 19 lande

Paradokset for mange hurtigt voksende teknologivirksomheder er, at mens produktet udadtil er strømlinet, halter de interne processer ofte bagefter. Med 900 ansatte fordelt på 19 lande og 22 datterselskaber sad Autorola på en enorm mængde aftaler – fra komplekse IT-licenser til lokale huslejekontrakter.

For en koncern med aktiviteter i mange lande var ønsket om transparens og fælles struktur den primære drivkraft bag samarbejdet med House of Control. For CFO Peter Bisgaard handlede det om at etablere et globalt online arkiv, der kunne erstatte de manuelle rutiner og give et samlet billede af koncernens forpligtelser.

"En stor del af vores virksomhed hviler på leverandøraftaler. Derfor var det afgørende for os at få etableret et centralt online arkiv, hvor vi kunne samle og styre alle kontrakter på tværs af landegrænser," forklarer Bisgaard.

Før centraliseringen var virkeligheden præget af lokale variationer. I en koncern, der strækker sig fra Mexico til Tyrkiet, fandtes der ingen fælles standard. Nogle aftaler lå i fysiske mapper, andre på lokale servere eller i indbakken hos en lokal leder.

Financial Controller Daniel Zink-Jensen, som har ledet udrulningen, beskriver en hverdag præget af usikkerhed.

"Kontrakterne var spredt på tværs af lande, og praksis var forskellig fra Mexico til Frankrig. Det var svært at vide, hvilke aftaler der var aktive, hvilke der var udløbet, og hvor vi manglede dokumentation," fortæller han.

Denne mangel på transparens skabte finansiel risiko, operationel risiko og compliance-risiko.

I januar startede Zink-Jensen og House of Control et omfattende arbejde med at kvalitetssikre porteføljen.

"Vi gik fra en situation, hvor vi ikke kunne stole fuldt og helt på dataene, til en situation, hvor vi nu har fuld tillid," siger Zink-Jensen.

Processen indebar at frasortere inaktive kontrakter og validere de løbende aftaler. Da dette fundament var på plads, kunne Autorola decentralisere ansvaret. I dag ejer de lokale datterselskaber deres egne aftaler i systemet.

"De lokale teams kender aftalerne bedst. De ved, om lejeaftalen i Paris skal genforhandles, eller om leasingaftalerne i Tyrkiet er korrekte. Nu håndterer de upload og opfølgning selv, mens vi på hovedkontoret kontrollerer kvaliteten”.

En nøgle til den vellykkede implementering har været den tætte opfølgning fra House of Control. Da systemet skulle rulles ud til brugere med varierende teknisk kompetence og sprog, bidrog deres Customer Success Manager, Simon Søgaard-Pedersen, med skræddersyede løsninger.

House of Control fungerer i dag som en digital sikringsmekanisme. Zink-Jensen bruger løsningen ugentligt til at følge op på systemnotifikationer. På den måde kan han kontakte relevante selskaber ved behov, så ingen frister overskrides.

"Det vigtigste for mig er, at vi ikke har fået notifikationer om udløbne kontrakter, som vi stadig betaler for. Systemet giver os besked i god tid, før en aftale fornyes automatisk".

Søgbarheden i systemet sparer også organisationen for enorme mængder tid.

"Hvis vi fjernede systemet i morgen, ville vi miste sporbarheden og synligheden på tværs af datterselskaberne. Det ville vi være nødt til at stoppe øjeblikkeligt," siger Zink-Jensen kontant.

Værdien handler om at undgå "dobbeltindkøb" og sikre, at man altid har forhandlingskortene på hånden, når en aftale nærmer sig udløb.