6 tegn på at bedriften bør slutte å bruke Excel til budsjettering

by House of Control | Aug 3, 2021 3:36:53 PM

 

Excel er et fantastisk verktøy som kan brukes til mye. Men hvis din bedrift støter på disse problemene, bør dere sannsynligvis slutte å benytte det til budsjettering.

Et budsjett er et viktig verktøy for å sikre at en bedrift kan utvikle seg i tråd med planene som eiere, styret og ledelsen har lagt. Det er litt som å stake ut en kurs mot en destinasjon på et kart – for å komme dit eller dit må vi reise så og så langt, og vi må dekke den og den distansen innen da og da.

Så lenge en bedrift er liten, enkel og har en økonomimedarbeider med ubegrenset tid, kan det fungere godt å bruke Excel til å lage et budsjett. Det er et verktøy som alle økonomer og regnskapsfolk behersker inn og ut, og det er veldig fleksibelt.

Webinar 4. oktober: Enklere, raskere og riktigere budsjetter med dette verktøyet

 

 Dette gjelder imidlertid bare til et visst punkt, og fortsetter dere å bruke Excel forbi dette punktet, risikerer dere at selskapet mister fremdrift eller sentrale medarbeidere. Da er tiden kommet til å implementere et eget budsjetteringsverktøy som kan automatisere, effektivisere og sikre prosessene deres – og gjøre budsjettet til en levende kraft for fremdrift i selskapet.

 Her er 6 tegn på at dere kan ha passert det punktet allerede:

1. Budsjettprosessen er personavhengig

Budsjettering i Excel begynner gjerne med en hel rekke manuelle prosesser. Noen må eksportere tall fra ERP-/regnskapssystemet og importere dem i Excel, og kanskje må de «vaskes» eller kvalitetssikres. Deretter må formler og linker etterprøves og kanskje oppdateres, før budsjettet kan utarbeides og visualiseres i grafer og tabeller.

 Hvis det i tillegg bare er én person i bedriften som behersker denne prosessen, eller har erfaring med å gjøre det nødvendige arbeidet, er det et tydelig tegn på at det er på tide å finne et alternativ til Excel.

2. Tidkrevende prosesser

Vi snakket om «ubegrenset» med tid, men det er det jo ingen som har. Dersom prosessene vi nevnte i forrige avsnitt (i tillegg til å være personavhengige) er tidkrevende, kan det holde bedriftens utvikling tilbake. Bedrifter med utstrakt bruk av automasjon vil vanligvis nyte større grad av presisjon i denne delen av budsjettarbeidet, og det vil gjøre det lettere for styre og ledelse å ha tillit til tallene som fremkommer.

 En annen utfordring er at dersom det tar lang tid å utarbeide tall, vil det ta ledelsen lengre tid å se hvordan selskapets stilling i markedet utvikler seg. Det vil gjøre det vanskelig (om ikke umulig) å gjøre en god jobb med forecasting , og da vil bedriften være dårligere rustet.

3. Vanskelig å konsolidere data

For budsjettering er det vanligvis en forutsetning at man klarer å samle og konsolidere data fra hele selskapet, og det behøver ikke engang å være særlig komplekse organisasjoner før det byr på utfordringer. Uten et verktøy som kan hente data direkte fra kilden og bringe dem sammen på en enkel, konsekvent måte, risikerer bedriften å ikke få et tilstrekkelig helhetlig bilde av virksomheten i tide til å bruke tallene fornuftig. Derfor kan slik Excel-bruk bli en akilleshæl for hele bedriften.

4. Versjonsproblematikk og formelfeil

I Excel er det krevende å sikre seg mot at noen sletter en formel, setter data inn i feil celle, eller gjør andre tastefeil. Dessuten fører ikke Excel nødvendigvis logg over hvem som gjør hva i regnearket, så hvis noen har vært på ferde med «mandagsfingrene» sine, kan det fort gå årevis før du oppdager det. Svært få bedrifter har råd til å løpe slik risiko.

5. Vanskelig å samarbeide

Legg så til at dersom budsjettarbeidet foregår ved at team jobber sammen, vil det fort bli svært krevende å følge med på hva som til enhver tid er riktig versjon av arket. Plutselig har noen gjort oppdateringer i feil ark, og da er man avhengig av flaks for at det bare skal være litt bortkastet tid – i verste fall mister dere data som kan ha avgjørende betydning for selskapet.

6. Sikkerhetsutfordringer, tabber og andre blemmer

Av natur handler budsjettering om bedriftshemmeligheter og potensielt sensitive data. Når slike data skal inn og ut av Excel-filer, og filene i seg selv kanskje skal sendes rundt til ulike sjefer eller mellomledere, er det veldig lett at de ender opp med å bli sendt feil eller på annet vis ende opp i feil hender. Kort oppsummert: Jo flere bevegelige deler, desto flere punkter hvor det kan gå galt i Excel.

Men hva er alternativet?

Det finnes egne budsjetteringsverktøy som gjør det enkelt å importere data fra ulike kilder og datasystemer. Selv om det kan krever litt opplæring å ta slike systemer i bruk, gir de ofte mer etterrettelige budsjetter, bedre muligheter for forecasting, en enklere vei til dashboards og datavisualisering – og merkbart bedre nattesøvn for både ledere, eiere og ikke minst økonomimedarbeidere. 

 

Subscribe Now

Additional Reading