7 tips til hvordan du bør håndtere avtaler og kontrakter

by House of Control | 29.04.22 13:50


Jo større virksomheten er, desto vanskeligere er det å ha full kontroll over alle avtalene. Flere mennesker, lokasjoner, avdelinger og nivåer bidrar alle til å øke kompleksiteten. Avtaler blir vanskeligere å finne og i verste fall glemt. Blant konsekvensene er at unødvendige kostnader bygger seg raskt opp - og reduserer lønnsomheten.
Effektiv avtalehåndtering er viktige for enhver virksomhet. Når virksomheten har klare rutiner for registrering og håndtering av kontrakter, har de også bedre kontroll på ressurser, kostnader og kontantstrøm.

Hvor skal dere begynne? Vi anbefaler dere å følge disse stegene for å systematisere kontraktsstyringenen og oppnå besparelser på mange områder.

Last ned gratis PDF: 7 tips til effektiv avtalehåndtering

preview

 

#1 Få oversikt

Få oversikt over hvilke type, og antall avtaler det er i din virksomhet.

De fleste selskaper undervurderer antall signerte kontrakter, noe som ofte resulterer i unødvendige kostnader. Eksempler kan være kundekontrakter, leverandørkontrakter, rammeavtaler og leiekontrakter.

#2 Avklar ansvar

Avklare hvem i virksomheten som har rettigheter eller fullmakt til å inngå avtaler. Finnes det en godkjennelses prosess? Hvilke kriterier danner grunnlag for rettighetene, som beløpsgrenser, kan fullmakten delegeres, organisasjonsstruktur o.l.?

#3 Samle på ett sted

Avtaler lagres ofte i en kombinasjon av mappestrukturer, ulik programvare, Excel-filer og i «verste fall» i permer eller i hodet på ansvarlige. Hvilken risiko innebærer det i praksis?

Finn ut hvor avtaler er lagret, og samle de ett sted slik at du har oversikt. De bør være registrert slik at de er lett å finne igjen, og at du kan se full historikk av endringer.

#4 Lag rutiner

Etter at kontrakten er satt opp må den følges opp. Konsekvens av å la være å følge opp kan være stor og kostbar. Unngå at kontrakter går til auto fornyelse uten at de er vurdert og avstemt.

God kontraktsstyring bør gi varsling til kontraktsansvarlige ved utgang av oppsigelsestid eller annen kritisk dato: for reforhandling, prisjustering eller oppfølgning av opsjoner. Varsling må ivaretas slik at dere blir personuavhengig.

#5 Kostnadskontroll

Sørg for at du har kontroll på dine fremtidige kostnader.

Kostnaden må kunne hentes frem med ønsket periodisering, pr måned, kvartal eller år. Slik at du har den innsikten som kreves i ulike situasjoner. Dette vil forenkle både regnskapsføringen, budsjett- og planleggingen frem i tid.

#6 God planlegging

Lag en plan for avtalehåndtering dersom noen slutter, blir syk, har ferie eller er i permisjon. Hvem tar over ansvar for avtalen og hvordan skal man håndtere det i praksis?

Ikke bare får du bedre kostnadskontroll, men du vil alltid ha riktig og oppdatert informasjon for revisjon, due-diligence eller andre endringsprosesser.

#7 Digitalisere og automatisere

Ved å gå over til digitale løsninger for kontrakthåndtering sparer du tid, samtidig som du får bedre kontroll. Det finnes mange digitale løsninger som effektiviserer og forenkler avtalehåndtering.

Trenger du hjelp? Vi har kompetansen!
Kontakt oss sales@houseofcontrol.no i dag og les mer om vår avtalehåndterings-løsning Complete Control

 

Subscribe Now

Additional Reading