Contract management er kritisk for den danske hotellkjeden Comwell: Rask vekst forutsetter sentral styring for å oppnå bedre avtaler og lavere kostnader – samt automatiske påminnelser om oppsigelsesfrister.
Ved å ta i bruk Complete Control er Comwell i gang med å sikre en sentral og effektiv styring av alt fra oppsigelsesvarsler til compliance på flere områder. Resultatene for Comwell er færre oversette frister, styrket forhandlingskraft og et mer profesjonelt uttrykk på tvers av virksomheten.
Comwell Hotels er en danskeid hotellkjede med unike hoteller og venues over hele Danmark. Kjeden er, med sine 55 års erfaring, spesialisert i overnattinger og i å skape verdifulle møter og konferanser.
Kjedens hoteller ligger i noen av de mest attraktive omgivelsene i Danmark, tett på by, vakker natur, fjord, bukter og offentlig transport. Selv om de felles Comwell‑verdiene er bygget inn i hver eneste kvadratmeter, er alle kjedens steder likevel helt unike.
En kompakt, men handlekraftig avdeling
I dag er Comwell mer ambisiøs enn noen gang når det gjelder digitalisering:
– Comwell er blant annet kjennetegnet ved at vi tør gå nye veier, og vi ønsker å beholde en lederposisjon i hotellbransjen, sier Head of Legal & Compliance, Julie Marie Baggesen.
– Det er en av grunnene til at vi har opprettet en dedikert avdeling for Legal & Compliance. Vårt mål med den nye avdelingen er blant annet å tenke strategisk og sikre en profesjonell og skalerbar håndtering av alle avtaler, slik at vi kan fokusere på å utvikle virksomheten og skape trygghet for gjester og medarbeidere.
Avdelingen består av Baggesen selv og Kinga Gawron, Legal Advisor & Contract Manager. Gawron, som er utdannet forretningsjurist, begynte i Comwell som studentmedhjelper og fikk senere fast ansettelse. Hun ledet arbeidet med å implementere House of Controls programvare i virksomheten:
– Jeg skrev masteroppgaven min om Contract Management i samarbeid med Comwell, og så tydelig at vi trengte et mer databaserte oversiktsverktøy til kontraktene våre, forteller Gawron.
"House of Control ga oss den digitale verktøykassen vi hadde lett etter – brukervennlighet, tett dialog og en reell forståelse for våre behov"
1.500 avtaler krever oversikt
Comwell håndterer i dag rundt 1.500 avtaler i House of Control, hvorav 720 er leverandøravtaler. Ifølge Baggesen og Gawron var det før innføringen av Complete Control vanskelig å vite nøyaktig hvor mange avtaler selskapet faktisk hadde. Uten et felles system kunne man lett miste oversikten – spesielt når det skjedde endringer i bemanningen, eller når en viktig frist nærmet seg:
– Tidligere lå avtalene på en fellesserver, i fysiske permer eller lokalt på det enkelte hotellet. Det fantes ingen standardisert prosedyre, og det kunne koste oss dyrt i form av overlapp eller glemte oppsigelsesfrister, forklarer Gawron.
– Nå sørger Complete Control for at vi alltid kan se når avtaler skal reforhandles, fornyes eller sies opp. Det skaper en rød tråd mellom de selvstendige hotellene og vår sentrale ledelse, slik at vi lettere kan sikre en enhetlig og effektiv standard, tilføyer hun.
En profesjonell løsning for kontraktstyring sender samtidig et tydelig signal til resten av organisasjonen om at Comwell har et skarpt fokus på kvalitet og fremdrift.
”Med Complete Control kan medarbeiderne våre se at vi tar Contract Management på alvor, og at det er en fullt integrert del av vår overordnede strategi”
Digitalisering og ESG i fokus
Comwell har et sterkt brand i det danske markedet og vil fortsette å ekspandere, blant annet med et nytt hotell i Lyngby i 2027 og 200 ekstra rom i Aarhus. En solid digital strategi er avgjørende for å opprettholde denne veksten:
– Digitalisering er en kjerneprioritet i vår strategi – og en forutsetning for våre vekstambisjoner. Complete Control er et digitalt verktøy som gjør det mulig for oss å håndtere et stort antall kontrakter og samtidig ha god kostnadskontroll, påpeker Baggesen.
Hun fremhever også at House of Control er en verdifull samarbeidspartner innen ESG (Environmental, Social & Governance):
– Vi jobber målrettet med ESG, og House of Control har funksjoner som støtter compliance og dokumentasjon. Når vi for alvor begynner å bruke deres modul for dette, vil det gjøre rapporteringen vår betydelig enklere.
Sentralisering og brukervennlighet
For å administrere så mange avtaler er sentralisering uunnværlig. Denne egenskapen er Gawron spesielt fornøyd med:
– Brukervennligheten er imponerende, og alt er samlet på én plattform. Det var helt avgjørende for at vi valgte House of Control. Særlig søkeverktøyet, funksjonen for å videresende dokumenter via innboksen og muligheten til å eksportere data til Excel gjør arbeidet langt smidigere.
Comwell kom først i kontakt med House of Control via en tidligere økonomisjef, men samarbeidet vokste for alvor da Baggesen og Gawron tok over:
– Vi har alltid møtt en enorm imøtekommenhet – selv når vi har ringt på de mest ubeleilige tidspunkter, sier Baggesen.
– Det har dessuten vært noen utskiftninger i teamet vårt, men House of Control har gang på gang vist fleksibilitet ved å gjeninnføre funksjonene og sikre at vi hele tiden får mest mulig ut av systemet, tilføyer hun.
Store gevinster og rom for videreutvikling
I dag har Comwell full oversikt over alle avtaler i hele organisasjonen. Det gjør det mulig å planlegge reforhandlinger, fornyelser og oppsigelser i god tid og dermed unngå ubehagelige overraskelser:
– Løsningen hjelper oss med å identifisere hvor vi kan spare penger, og hvor vi kan bli bedre. Det passer perfekt inn i vår strategi om å fremstå som en toppmoderne hotellkjede, konkluderer Baggesen.
