Regneark er dårlig egnet til å håndtere de komplekse kravene som IFRS 16 setter til leie- og leasingavtaler. Her er de fem vanligste og største problemene som CFO og økonomiavdelingen opplever.
Svakhetene ved å bruke regneark til IFRS 16
Bruker dere regneark for å håndtere compliance av leie- og leasingavtaler som omfattes av kravene i IFRS 16? Hvordan får dere på plass og vedlikeholder alle detaljene knyttet til avskrivninger, rentesats, valuta, beregningsmetode, notekrav – og mer?
Vi har hjulpet flere hundre selskaper bare i Norden med å oppfylle kravene i IFRS 16 og samtidig strømlinjeforme beregninger og rapportering. De fleste har forsøkt å bruke Excel for å løse utfordringene. Det finnes minst fire fellesnevnere som definerer problemene som CFO og økonomiavdelingene støter på i møte med det komplekse regelverket.
1. Personavhengighet og IFRS 16
Det finnes nesten ikke et eneste regneark som ikke er avhengig av detaljkunnskapen til et fåtall personer – ofte bare ett Excel-orakel. IFRS 16 innebærer mange kompliserte beregninger. Ja, deling av dokumenter er blitt bedre de senere årene, men fortsatt er selv større selskaper sårbare for personlige feil eller at nøkkelpersoner blir fraværende i lengre perioder.
Med regneark blir det tyngre å overta ansvaret for IFRS 16 fra en annen person, særlig når vedkommende har sluttet i selskapet. Et regneark kan ha bare én ekte eier, som kjenner alle måter å håndtere det på. Det er som et gammelt ERP-system som kan betjenes av bare én konsulent. Sannsynligvis er det ingen brukermanual. Her arver du både styrker og svakheter.
2. Tungvint vedlikehold av leie- og leasingkontrakter
Konsumprisindeks og prisendringer er en viktig del av vedlikeholdet av leie- og leasingavtalene. Har dere en automatisk korrigering? Hvilke indekser skal brukes? Skal alle justeringer gjøres manuelt for alle avtalene i alle land? Når skal det gjøres? Regneark som for eksempel Excel mangler funksjoner tilpasset IFRS 16-overholdelse, som automatisk oppdatering for endringer i leievilkår eller rentesatser.
Tungvint vedlikehold kan også gi utslag i dårligere datasikkerhet. Excel i seg selv er sikkert. Imidlertid øker risikoen for feil med manuell dataregistrering og beregninger, noe som kan være betydelig gitt de komlekse IFRS 16-kravene. Reglene i IFRS 16 er offentlige, så du kan bygge alle beregningene i regneark. Imidlertid øker manuell dataregistrering og beregninger risikoen for feil, noe som kan være en betydelig utfordring med de komplekse IFRS 16-kravene.
LES OGSÅ: Slik håndterer Norsk Gjenvinning 400 IFRS 16-avtaler
3. Tidkrevende rapportering av IFRS 16
De som bruker regneark til å håndtere IFRS 16, vil som regel oppbevare selve avtalen som en PDF i en mappestruktur – eller enda mer tungvinte former for lagring. Dette gjør det tungvint og vanskelig å vite at det du beregner faktisk stemmer med det som er den sist oppdaterte avtalen.
Med regneark tar det betydelig tid å lage IFRS 16-rapporten, som viser veien fra åpnings- til sluttbalanse for måneder, kvartaler eller år. Regneark er heller ikke skapt for å lage IFRS 16 journalrapporten, som gir journalpostene. Det samme gjelder for notekravene og eventuelt konsernrapporten.
4. Vanskelig å gjøre andre endringer til avtaler og regne inn fra korrekt tidspunkt
Dersom regnearket ikke er knyttet til oppdaterte metadata for leie- eller leasingavtalen, blir det tidkrevende å gjøre endringer i for eksempel opsjoner og så regne inn fra korrekt tidspunkt. Typisk ser vi at det blir veldig mange kolonner og komplekse regneark. Risikoen for å gjøre feil oppleves av mange som stressende.
Selv om regneark er et svært fleksible verktøy, er skalerbarhet en av deres svakeste punkter. Vår tommelfingerregel, bekreftet av revisorer, er at spesialisert programvare blir mer nødvendig jo flere kontrakter dere har.
LES OGSÅ: Slik forbedret Q-Free sin IFRS 16-rapportering
5. Jo lengre man venter med å jobbe smartere, desto høyere blir sjansen for en kompleks implementering av nye løsninger
Dette er et klassisk problem, både i og utenfor finans: Når dagens metoder skalerer dårlig, blir det stadig mer kompleksitet og større risiko for feil ved manuelt vedlikehold. Dette skulle vi gjort for lenge siden, er en tilbakemelding vi stadig hører fra nye kunder.
Det finnes en løsning
Det finnes en standard software som umiddelbart løfter stress fra skuldrene til CFO. Løsningen reduserer personavhengighet, kompleksitet og risikoen for feil – og gjør beregninger og rapportering raskt og enkelt.
Og ikke nok med det: Med alle avtalene samlet på ett sted, får dere en fremragende avtalehåndtering med på kjøpet. Bare i Norden er det allerede flere hundre selskaper som bruker løsningen – og opplever hvor mye enklere IFRS 16 kan være.
Velg et tidspunkt i kalenderen som passer deg, så forklarer vi hvordan House of Control kan bidra med å håndtere IFRS 16 smidig og effektivt.
