Gregory GjiniMed økende juridisk kompleksitet innen innkjøp oppretter mange bedrifter juridisk avdeling og ansetter internadvokater. Hva er advokatens rolle i innkjøpsprosessen, og hvilke fordeler høster bedriftene?
I et næringsliv med stadig mer kompleksitet spiller internadvokater en viktig og strategisk rolle mellomstore og større selskap. Helt grunnleggende sikrer juristene at selskapet opererer i tråd med gjeldende lover og forskrifter – også kjent som compliance. Det inkluderer å etablere interne retningslinjer og programmer for å sikre at alle ansatte forstår og etterfølger reglene. På den måten reduseres faren for dyre lovbrudd og skader på selskapets omdømme.
Strategisk betydning: Innkjøpsjuristens ansvar
Innkjøpsjuristens rolle stopper ikke der; de har en rekke strategiske oppgaver som er avgjørende for selskapets suksess. For eksempel spiller internadvokater en viktig rolle i selskapenes risikostyring. Det inkluderer å vurdere og analysere potensielle juridiske risikoer selskapet kan møte: Risiko knyttet til kontrakter, forretningspartnere, arbeidsforhold, immaterielle rettigheter og mye mer. Når risiko er kartlagt, kan juristene utvikle strategier for å redusere eller eliminere risiko, slik at selskapet kan operere med større trygghet og stabilitet.
Beskyttelse av selskapets immaterielle rettigheter inkluderer å registrere varemerker, patenter og opphavsrettigheter, samt håndtere eventuelle overtredelser eller brudd på disse rettighetene. Ved å sikre at selskapets unike aktiva er godt beskyttet, bidrar advokatene til å opprettholde selskapets konkurransefortrinn.
Internadvokater spiller også en nøkkelrolle i fusjoner og oppkjøp. Det samme gjelder internasjonal ekspansjon, hvor juristene er viktige rådgivere for å forstå og overholde komplekse juridiske og regulatoriske krav i forskjellige land. De senere år har advokatene også spilt en større rolle for etiske retningslinjer, krisehåndtering og corporate social responsibility (CSR).
EY mener at juridiske avdelinger kan spille en viktig rolle i selskapenes strategi og vekst:
«Å muliggjøre vekst, levere raskere kontrakter, gi bedre data og transformere risikostyring er sentrale strategiske prioriteringer for bedriftsledere. Juridiske avdelinger bør omfavne endring og forbedre deres evne til å tilpasse seg den overordnede strategien i virksomheten.»
Internadvokat og innkjøp: Sentral i kontrakter og forhandlinger
Kontraktsforhandling og utforming er en vesentlig oppgave for selskapets egne jurister. De er involvert i å forhandle med leverandører, kunder og andre forretningspartnere for å sikre at kontraktene ivaretar selskapets interesser. Med gode avtaler unngår man misforståelser og konflikter som kan oppstå senere. I denne artikkelen skal vi se nærmere på denne delen av juristenes rolle.
I Norge har antall internadvokater steget med nesten 50 prosent på ti år, ifølge Advokatforeningens eget magasin. Juridisk direktør Christian Karde i Kongsberg Gruppen er leder for foreningens utvalg for internadvokater. Han ser flere årsaker til utviklingen.
«Det har blitt et generelt større behov for juridiske tjenester, og mange bedrifter og det offentlige møter også økte forventninger til å ha en mer systematisk tilnærming til håndteringen av juridiske problemstillinger.» - Christian Karde
Internt ansatte advokater utvikler gjerne bedre bransjekunnskap og bedriftsspesifikk innsikt enn det en ekstern advokat kan tilby. En internasjonal studie fra 2022 utført av Association of Corporate Counsel, viste at andelen internadvokater som rapporterte til administrerende direktør har steget til 80 prosent i 2022, opp fra 64 prosent i 2018. Nesten en fjerdedel av bedriftenes juridiske ledere er nå ansvarlige for ESG, opp 9 prosentpoeng fra 2020.
«Det mest spennende på sikt er utviklingen av teknologi og digitalisering. Dette kan bli enormt viktig for advokatyrket og måten det blir utøvet på i framtiden. Og så tror jeg det juridiske vil være en viktig faktor i det grønne skiftet. Her sitter mange internadvokater tett på prosesser, krav og muligheter.» - Christian Karde
Advokatene styrker innkjøpsprosessene
Innkjøp er blant områdene i bedriftene hvor kompleksiteten er økende. Derfor oppnår bedriftene flere betydelige gevinster når internadvokater, også kjent som bedriftsadvokater og legal counsel, involveres i innkjøpsprosessene.
Her er en håndfull fordeler som internadvokaten tilfører bedriften:
1. Kutter kostnader
En internadvokats fremste verdi er å tilføre juridisk ekspertise og veiledning i kjøpsprosessen. Ved å forhandle frem bedre vilkår og betingelser, gjør bedriften innkjøp til lavere pris.
2. Gir juridisk rådgivning til innkjøpssjefen
Internadvokater gir råd til hvordan ulike juridiske krav i anskaffelsesprosessen bør håndteres. Innkjøpene er som regel innsatsfaktorer i bedriftens produksjon av varer og tjenester. For eksempel setter åpenhetsloven krav til at bedrifter har kontroll på menneskerettigheter og arbeidsvilkår i egen leverandørkjede.
3. Utformer og reviderer kontrakter
Advokaten kan utarbeide og gjennomgå kontrakter for anskaffelse relaterte aktiviteter, som leveringsavtaler, tjenesteavtaler og taushetserklæringer, for å sikre at de overholder lovkrav og beskytter bedriftens interesser.
4. Håndterer juridisk risiko
Hvor stor er sjansen for at det vil oppstå kontraktsbrudd og rettssaker knyttet til et innkjøp? Hvordan kan slik risiko reduseres, slik at det blir minst mulig avbrudd i driften? En internadvokat kan gi gode innspill til å redusere juridisk risiko.
5. Forhandler bedre avtalevilkår
En innkjøpssjef er som regel mest opptatt av de kommersielle sidene av en leverandøravtale. En advokat utfyller denne kompetansen ved å sikre at ikke minst de juridiske kontraktsvilkårene i en innkjøpsavtale er hensiktsmessige for bedriftens behov og målsettinger.
6. Reduserer bruken av eksterne advokater
At bedriften velger å ha sine egne advokater tar normalt ikke bort behovet for å bruke «skarpskodde» eksterne advokater. Omfanget vil imidlertid gå ned, og internadvokater kan gjøre bedriften til bedre kjøpere av disse tjenestene.
7. Sikrer at bedriften handler i tråd med egne retningslinjer
Bedriften har som regel sine egne «lover og regler» i form av vedtatte retningslinjer for blant annet innkjøp, inkludert krav til produkter, tjenester og leverandører. Jurister er godt trent til å vurdere om avtaler og forretningspraksis er i tråd med bedriftens krav til egen virksomhet. Dette gjelder ikke minst for ESG-retningslinjer (Environmental, Social, and Governance factors).
8. Utvikler og justerer bedriftens egne policies og retningslinjer
Nye nasjonale og internasjonale regelverk, samt endringer i kunders og publikums forventninger, gjør at bedriften stadig trenger å gjennomgå gjeldende rammeverk for innkjøp. Dette er også en viktig del av bedriftens arbeid med å beskytte sitt eget omdømme. Jurister har kompetansen som skal til for å sikre at bedriftens egne retningslinjer oppfyller ulike krav og forventninger.
9. Velger juridisk sett bedre verktøy for avtalehåndtering
En innkjøpsavtale er et levende dokument for leveranser fra og samarbeid med leverandører. Der en innkjøpssjef vil være opptatt av å få varslinger til riktig tid og unngå personavhengighet, vil en internadvokat være mer bevisst de juridiske sidene av datalagring, tilganger og informasjonssikkerhet.
10. Lærer opp innkjøperne til å ta juridiske hensyn
En aktiv internadvokat utarbeider opplæringsmateriell og tilbyr opplæring og veiledning til ansatte som er i jevnlig kontakt med leverandørene. Dette hjelper dem med å forstå juridiske implikasjoner, risikoer og beste praksis ved innkjøp. Slik kan innkjøperne ta informerte beslutninger og minimere potensielle juridiske problemer.
11. Effektiv hjelp til tvisteløsning
Noen ganger oppstår det tvister med leverandører. En internadvokat kjenner bransjen og bedriftens spesielle behov. Det gjør hun eller ham til en ressurs som kan forhandle forlik, representere selskapet i tvister, eller delta i alternative tvisteløsningsmetoder, for eksempel mekling eller voldgift.
