Ved å lære av disse 12 vanlige IFRS 16-feilene og bruke riktige løsninger, kan finansavdelingen forbedre nøyaktigheten, redusere risikoen og frigjøre tid gjennom å automatisere regnskapsføring av leieavtaler.
Regnskap etter IFRS 16 er krevende, og økonomisjefer møter ofte de samme fallgruvene. Hvis disse feilene ikke fanges opp, som skjulte leieavtaler eller feil i regneark, kan de føre til manglende etterlevelse og feil i regnskapet.
Denne artikkelen identifiserer de mest typiske feilene vi ser når vi onboarder nye kunder. Samtidig gir vi praktiske råd om hvordan disse utfordringene kan løses. Målet er å sikre nøyaktig og konsekvent regnskapsføring av leieavtaler og unngå problemer knyttet til etterlevelse av IFRS 16.
Vi skal se på følgende 12 typiske IFRS 16-feil i regnskapsføring av leieavtaler:
-
Feilaktig ignorering av unntak for leieavtaler med lav verdi
-
Undervurdere effekten av IFRS 16 på finansielle nøkkeltall og belåningsgrad
Feilklassifisering av innebygde leieavtaler
En vanlig feil er å ikke identifisere leieavtaler som ligger skjult i service- eller leveransekontrakter. En innebygd leieavtale foreligger når en avtale gir virksomheten kontroll over bruk av en spesifikk eiendel. Å overse disse innebærer at leieavtaler som burde ha vært balanseført, utelates.
Løsning: Gjennomfør en grundig gjennomgang av kontrakter på tvers av avdelinger for å identifisere slike leieavtaler. House of Control anbefaler at hele organisasjonen gjennomfører en inventering av leasingkontrakter, og undersøker kontrakter for innebygde eiendeler og leasingkomponenter.
Manglende oppdatering av leieforpliktelser etter endringer
IFRS 16 krever at leietakere revurderer leieforpliktelser og eiendeler med bruksrett ved vesentlige endringer, som forlengelser, justert leie eller endret omfang.
Løsning: Etabler tydelige prosesser som automatisk utløser revurdering ved endringer. Mål leieforpliktelsen på nytt basert på oppdaterte betalinger og bruk riktig diskonteringsrente i henhold til IFRS 16. Juster nytteverdien av eiendelen deretter og dokumentér endringen. Bruk systemer eller varslinger for å fange opp endringer i rapporteringsperioder.
Manglende separasjon av leie- og ikke-leiekomponenter
IFRS 16 krever at leietakere skiller leiekomponenter fra ikke-leiekomponenter (slik som servicekostnader eller vedlikehold) i en kontrakt. En vanlig feil er å ikke skille mellom leie- og ikke-leiekomponenter, og i stedet balanseføre hele kontrakten som én enkelt leieavtale.
Løsning: Gjennomgå kontrakter for å identifisere og skille ikke-leieelementer, som serviceavgifter og forsikring. Fordel vederlaget basert på observerbare priser eller estimater. Bruk dette konsekvent, med mindre unntak for sammenslåing av komponenter benyttes. Dokumentér og oppdater fordelingen ved endrede kontraktsvilkår. Bruk standard rutiner for korrekt balanseføring og kostnadsklassifisering i henhold til IFRS 16.
Overavhengighet av Excel
Excel kan være tilstrekkelig for svært små leieporteføljer, men utgjør en betydelig risiko for feil når omfanget øker.
Løsning: For alt annet enn svært små porteføljer, bør man bruke en dedikert IFRS 16-programvare. Dette reduserer manuelle feil, gir bedre revisjonsspor og automatiserer justeringer (som KPI eller endringer). Velg et system som sentraliserer leiedata, støtter etterlevelse og forenkler rapportering. Dette gir raskere regnskapsavslutninger og reduserer avhengigheten av enkeltpersoner som håndterer komplekse Excel-modeller.
Feiltolkning av definisjonen av leieperiode
En annen vanlig feil i leieregnskapet er feiltolkning av definisjonen av leieperioden. Leieperioden i henhold til IFRS 16 er ikke bare den avtalte kontraktsperioden; den inkluderer også forlengelses- eller termineringsperioder som leietaker med rimelig sikkerhet vil benytte.
Løsning: Etabler en tydelig policy for å vurdere forlengelses- og termineringsopsjoner basert på økonomiske insentiver, strategisk verdi av eiendelen og historisk atferd. Bruk sjekklister og dokumentér begrunnelsen bak hver vurdering. Revurder ved endringer i faktagrunnlaget, involver relevante avdelinger, og sørg for at alle vurderinger knyttet til leieperioden lagres sentralt for revisjonsformål.
Feilaktig ignorering av unntak for leieavtaler med lav verdi
IFRS 16 gir også et unntak for eiendeler med lav verdi. Dette kan forenkle regnskapsføringen ved å tillate at leieavtaler med lav verdi kostnadsføres i stedet for å aktiveres.
Løsning: Definér en konsekvent policy for kapitalisering, der unntaket for leieavtaler med lav verdi kun gjelder for frittstående eiendeler når de er nye. Før en logg med eiendelstype, verdi og begrunnelse. Automatiser identifikasjon der det er mulig, og sørg for at unntak gjennomgås med jevne mellomrom for samsvar.
Manglende dokumentasjon og revisjonsspor
IFRS 16 innebærer viktige vurderinger, som diskonteringsrenter, leievilkår og beslutninger om klassifisering av leieavtaler. En vanlig feil er mangelen på et skikkelig revisjonsspor eller dokumentasjon for disse vurderingene.
Løsning: Dokumentér alle viktige vurderinger i et standardnotat eller et leiesystemnotat, inkludert beslutningen, begrunnelsen og kildene. Lagre sentralt med versjonskontroll. Gjennomgå og oppdater etter behov, spesielt etter endringer i forutsetninger eller leievilkår. Dette sikrer revisjonsberedskap og kontinuitet hvis teammedlemmene endres.
Bruk av feil diskonteringsrente
IFRS 16 krever bruk av den implisitte renten i leieavtalen hvis denne er kjent. En vanlig feil er å bruke utdaterte eller overforenklede diskonteringsrenter.
Løsning: Definér en policy for beregning av leieavtalespesifikke IBR-er, basert på løpetid, valuta og leietakers kredittrisiko. Involver finansavdelingen om nødvendig og dokumentér forutsetninger. Bruk programvare eller rentetabeller for å anvende korrekte, reviderbare diskonteringssatser konsekvent på tvers av leieavtale.
Feil behandling av leieinsentiver
Leieinsentiver, som leiefrie perioder eller refusjon av innredningskostnader, er vanlige. Disse insentivene må redusere målingen av leieforpliktelsen og bruksrettsmiddelet. En typisk feil er å kostnadsføre insentiver eller ignorere dem i beregninger.
Løsning: Identifiser insentiver under kontraktsgjennomgang. Reduser totale leiebetalinger med insentivbeløp ved beregning av nåverdi. For kontantinsentiver, trekk beløpet fra ROU-eiendelen. Sørg for at insentivbehandling brukes konsekvent på tvers av alle leieavtaler og er tydelig dokumentert i leieavtalefilen.
Ulik anvendelse på tvers av enheter i et konsern
I konsern med flere datterselskaper fører inkonsekvent IFRS 16-praksis – som ulike tolkninger av leievilkår eller unntak – til avvik i rapporteringen og konsolideringsproblemer.
Løsning: Opprett en tverrfaglig prosess for leieinntak og endringssporing. Tildel tydelige ansvarsområder for å varsle finansavdelingen om nye eller endrede leieavtaler. Bruk standardiserte registreringsskjemaer eller arbeidsflyter, og avstem leieforpliktelser med regnskapsførte data jevnlig for å sikre fullstendighet.
Svak tverrfaglig koordinering
Leiedata ligger ofte utenfor finans – innen eiendom, drift eller innkjøp. Uten strukturert koordinering blir leieavtaler oversett, endret uten varsel eller feiltolket.
Løsning: Opprett en tverrfaglig prosess for leieinntak og endringssporing. Tildel tydelige ansvarsområder for å varsle finansavdelingen om nye eller endrede leieavtaler. Bruk standardiserte registreringsskjemaer eller arbeidsflyter, og avstem leieforpliktelser med regnskapsførte data jevnlig for å sikre fullstendighet.
Undervurdere effekten av IFRS 16 på finansielle nøkkeltall og belåningsgrad
Aktivering av leieavtaler øker rapportert gjeld og påvirker sentrale nøkkeltall som EBITDA og gjeldsgrad. En vanlig feil er å ikke vurdere eller kommunisere hvordan IFRS 16 påvirker lånebetingelser eller investorers oppfatning.
Løsning: Modeller IFRS 16s innvirkning på nøkkeltall før rapportering. Hvis nøkkeltall brukes i lånebetingelser, bør du konsultere långivere tidlig for å justere terskler eller bli enige om målinger «før IFRS 16». Gi opplysninger og avstemninger for å hjelpe interessenter med å forstå de regnskapsmessige effektene.
