Genom att lära av dessa 12 vanliga misstag inom IFRS 16 (och tillämpa rätt åtgärder) kan ditt ekonomiteam förbättra noggrannheten, minska riskerna och frigöra tid genom automatiserad leasingredovisning. Läs vad vi tror är de vanligaste misstagen och hur man kan undvika dem.
IFRS 16-standarden för leasingredovisning är komplex, och CFO:er stöter ofta på liknande fallgropar. Om dessa inte hanteras kan fel – från dolda leasingavtal till misstag i kalkylblad – leda till bristande efterlevnad och felaktiga finansiella rapporter.
Vi kommer att titta på följande 12 typiska misstag inom IFRS 16:
Felklassificering av inbäddade leasingavtal
Ett vanligt misstag är att inte identifiera inbäddade leasingavtal som finns inom service- eller leveranskontrakt. Ett inbäddat leasingavtal föreligger när ett kontrakt för tjänster eller varor implicit ger företaget kontroll över användningen av en specifik tillgång. Att missa dessa innebär att leasingavtal som borde redovisas i balansräkningen utelämnas.
Så åtgärdar du det: Genomför en grundlig granskning av kontrakt över avdelningsgränser för att identifiera alla leasingavtal, inklusive de som är inbäddade i andra avtal. House of Control rekommenderar en organisationsövergripande inventering av leasingavtal, där kontrakt granskas för inbäddade tillgångar och leasingkomponenter.
Missar att uppdatera leasingskuld efter ändringar
IFRS 16 kräver att leasetagare omvärderar leasingskulder och nyttjanderättstillgångar när viktiga villkor ändras – såsom förlängningar, hyresjusteringar eller förändringar i omfattning. Ett vanligt misstag är att fortsätta redovisa leasingavtal baserat på ursprungliga villkor, även efter ändringar.
Så åtgärdar du det: Etablera tydliga arbetsflöden där alla förändringar i leasingavtal utlöser en omvärdering. Omvärdera leasingskulden baserat på uppdaterade betalningar och tillämpa korrekt diskonteringsränta enligt IFRS 16. Justera nyttjanderättstillgången därefter och dokumentera förändringen. Använd system eller aviseringar för att säkerställa att inga ändringar missas under rapporteringsperioder.
Bristande separation av leasing- och icke-leasingkomponenter
IFRS 16 kräver att leasetagare separerar leasingkomponenter från icke-leasingkomponenter (såsom serviceavgifter eller underhåll) i ett kontrakt. Ett vanligt fel är att inte separera dessa komponenter, utan istället redovisa hela kontraktet som ett enda leasingavtal.
Så åtgärdar du det: Granska leasingkontrakt för att identifiera och separera icke-leasingelement som underhåll, försäkringar eller tjänster. Allokera ersättning med hjälp av observerbara separata priser eller uppskattningar. Tillämpa detta konsekvent, om inte det praktiska undantaget att kombinera komponenter väljs. Dokumentera allokeringar och uppdatera dem om kontraktsvillkoren ändras. Använd standardiserade procedurer för att säkerställa korrekt kapitalisering och kostnadsklassificering enligt IFRS 16.
Överdrivet beroende av kalkylblad (Excel)
Att hantera IFRS 16 med Excel är möjligt för mycket små leasingportföljer, men ett överdrivet beroende av kalkylblad är en allmänt erkänd fallgrop.
Så åtgärdar du det: För allt utöver en liten leasingportfölj, migrera till IFRS 16-programvara för att minska manuella fel, förbättra revisionsspår och automatisera uppdateringar som KPI-justeringar eller ändringar. Kalkylblad saknar kontroller, skalbarhet och konsekvens. Välj ett system som centraliserar leasingdata, stöder efterlevnad och förenklar rapportering. Detta möjliggör snabbare bokslut och minskar beroendet av individer som hanterar komplexa Excel-modeller.
Feltolkning av leasingperiodens definition
Ett annat misstag inom leasingredovisning är att feltolka definitionen av leasingperioden. Leasingperioden enligt IFRS 16 är inte bara den kontraktsmässiga perioden; den inkluderar även förlängnings- eller uppsägningsperioder som leasetagaren med rimlig säkerhet kommer att utnyttja.
Så åtgärdar du det: Skapa en tydlig policy för att bedöma förlängnings- och uppsägningsoptioner baserat på ekonomiska incitament, strategiskt tillgångsvärde och tidigare beteende. Använd checklistor eller beslutsdiagram och dokumentera motiven bakom varje beslut. Omvärdera när fakta förändras, involvera relevanta avdelningar och lagra alla bedömningar av leasingperioden centralt för revisionsändamål.
Felaktig tillämpning av undantag för lågvärdestillgångar
IFRS 16 erbjuder ett undantag för tillgångar med lågt värde. Detta kan förenkla redovisningen genom att tillåta att lågvärdesleasingavtal kostnadsförs istället för att kapitaliseras.
Så åtgärdar du det: Definiera en konsekvent kapitaliseringspolicy, där undantaget för lågvärdestillgångar endast tillämpas på fristående tillgångar under en mindre summa. Underhåll en logg med tillgångstyp, värde och motivering. Gruppera inte tillgångar för att kringgå tröskelvärden. Automatisera identifiering där det är möjligt och säkerställ att undantag granskas periodiskt för efterlevnad.
Avsaknad av dokumentation och revisionsspår för bedömningar
IFRS 16 involverar betydande bedömningar (som diskonteringsräntor, leasingperioder, beslut om leasingklassificering). Ett frekvent misstag är bristen på ett korrekt revisionsspår eller dokumentation för dessa bedömningar.
Så åtgärdar du det:
Dokumentera alla betydande bedömningar i en standardiserad promemoria eller anteckning i leasingavtalssystemet, inklusive beslut, motivering och källor. Lagra centralt med versionskontroll. Granska och uppdatera vid behov, särskilt efter förändringar i antaganden eller leasingvillkor. Detta säkerställer revisionsberedskap och kontinuitet om teammedlemmar byts ut.
Användning av fel diskonteringsränta
IFRS 16 kräver att den implicita räntan i leasingavtalet används om den är känd, annars ska leasetagarens marginella låneränta (IBR) användas. Ett vanligt fel är att använda koncernens WACC eller använda föråldrade eller förenklade diskonteringsräntor.
Så åtgärdar du det:
Definiera en policy för att beräkna leasing-specifika IBR:er, baserat på löptid, valuta och leasetagarens kreditrisk. Involvera treasury-avdelningen vid behov och dokumentera antaganden. Undvik att använda WACC, eftersom den inkluderar eget kapital. Använd programvara eller räntetabeller för att tillämpa korrekta, reviderbara diskonteringsräntor konsekvent över leasingavtal.
Felaktig redovisning av leasingincitament
Leasingincitament, såsom hyresfria perioder eller ersättning för anpassning av lokaler, är vanliga. Dessa incitament måste minska mätningen av leasingskulden och nyttjanderättstillgången. Ett typiskt misstag är att kostnadsföra incitament eller ignorera dem i beräkningarna.
Så åtgärdar du det:
Identifiera incitament vid granskning av kontrakt. Minska de totala leasingbetalningarna med incitamentsbeloppet när du beräknar nuvärdet. För kontantincitament, dra av beloppet från nyttjanderättstillgången. Säkerställ att behandlingen av incitament tillämpas konsekvent över samtliga leasingavtal och att dokumentation finns i leasingfilen.
Inkonsekvent tillämpning inom koncerner
I koncerner med flera dotterbolag leder inkonsekventa IFRS 16-praktiker – såsom olika tolkningar av leasingperioder eller undantag – till rapporteringsfel och problem vid konsolidering.
Så åtgärdar du det:
Utveckla en koncerngemensam IFRS 16-policy som täcker viktiga bedömningar, praktiska undantag och systemprocesser. Erbjud utbildning och verktyg till lokala team och säkerställ att leasingdata konsolideras i en central plattform. Genomför regelbundna granskningar för att säkerställa enhetlig tillämpning och revisionsberedskap.
Bristande samordning mellan avdelningar
Leasingdata finns ofta utanför ekonomiavdelningen – t.ex. hos fastighet, inköp eller drift. Utan strukturerad samordning riskerar man att leasingavtal missas, ändras utan vetskap eller feltolkas.
Så åtgärdar du det:
Skapa en tvärfunktionell process för registrering och uppföljning av leasingavtal. Tilldela tydligt ansvar för att meddela ekonomiavdelningen om nya eller ändrade avtal. Använd standardiserade formulär eller arbetsflöden och stäm regelbundet av åtaganden mot redovisningen för att säkerställa fullständighet.
Förbisedd påverkan på finansiella nyckeltal och lånevillkor
Att kapitalisera leasingavtal ökar redovisad skuld och påverkar nyckeltal som EBITDA och skuldsättningsgrad. Ett vanligt misstag är att inte analysera eller kommunicera hur IFRS 16 påverkar lånevillkor eller investerares uppfattning.
Så åtgärdar du det:
Modellera IFRS 16:s påverkan på nyckeltal innan rapportering. Om nyckeltal ingår i lånevillkor, konsultera långivare i god tid för att justera gränsvärden eller enas om “pre-IFRS 16”-definitioner. Ge tydliga upplysningar och avstämningar för att hjälpa intressenter att förstå effekterna.
