Så enkelt flytter du IFRS 16-arbeidet fra Excel til programvare

Hvordan gjennomføre en effektiv overgang fra Excel til en spesialisert programvare for IFRS 16? Denne veiledningen gir deg en oversikt over overgangsprosessen, hvor smidig den kan være, og potensielle forbehold. 

Kort oppsummert

• Mange finansavdelinger starter IFRS 16-arbeidet i Excel, men møter raskt begrensninger når kompleksiteten øker.
  
  
• Med House of Controls importmal i Excel kan leiekontrakter enkelt flyttes til spesialisert IFRS 16-programvare.
  
  
• Bedrifter kan velge mellom å rekonstruere historiske data eller bruke en byttedato for en mer effektiv implementering.
  
  
• Overgangen tar kort tid og gir bedre kontroll, presisjon og skalerbarhet i IFRS 16-rapporteringen.

Fra Excel-eksperter til effektive IFRS 16-brukere

Våre kunder er ofte eksperter på både Excel og regnskapsstandarder, og har lenge brukt regneark som sitt viktigste verktøy for etterlevelse.

I de fleste tilfeller møter vi nye kunder når begrensningene i Excel blir tydelige – ofte når antallet leie- og leasingkontrakter øker og kompleksiteten øker med dem. Overgangen til en dedikert løsning for lease accounting tar gjerne litt tid, men resulterer i en mer effektiv og nøyaktig arbeidsprosess.

Her er fire viktige erfaringer vi har gjort oss sammen med kundene våre:

• Å flytte fra Excel var ikke så krevende som mange trodde.
  
  
• Så snart kundene forsto hvordan prosessen faktisk foregikk, ble det lettere å ta beslutningen og gjennomføre endringen.
  
  
• Byrden er nå vesentlig redusert – det som tidligere tok uker eller måneder, tar i dag bare timer eller få dager.
  
  
• Det som fortsatt gjelder: Jo lenger du venter, desto mer taper du på å overholde IFRS 16 på en ikke-skalérbar måte.

Slik migrerer du leiekontrakter fra Excel til IFRS 16-programvaren

Hvem er bedre å diskutere dette med enn Karl Oscar Rosli? Han er produktsjef og teamleder for IFRS 16 i House of Control. De fleste av kundene våre har fått hjelp av Karl Oscar, for eksempel i implementeringsprosessen eller når profesjonell rådgivning eller teknisk bistand har vært nødvendig.

For å illustrere prosessen ba vi Karl Oscar Rosli forklare hvordan en typisk kunde går frem i praksis. Tenk deg et selskap med rundt 90 leie- og leasingkontrakter med ulike start- og sluttdatoer, opsjoner og prisjusteringer, der dataene for hver kontrakt ligger i egne regneark. Hvordan flyttes disse kontraktene over til House of Controls løsning?

– De gode nyhetene kommer med en gang. Det vil si at vi har en mal for import av data. Og gjett hva, den er laget med Excel. Malen har kolonner med overskrifter for hver sentrale metadata i hver leieavtale.

Karl Oscar viser oss hvordan metadata for individuelle leiekontrakter blir lagt inn på separate rader i Excel-malen. Dette er data som kan finnes i leieavtaldokumentet: Startdato, sluttdato, leie/betalinger, prisjusteringer og organisatoriske data. Noen felt er obligatoriske, og du kan også legge til dine egne kolonner.

– Hvis Excel-arket er strukturert godt, er det en rask og enkel jobb å flytte data fra gjeldende oppsett til vår importmal.

Byttedato eller historisk rekonstruksjon – slik velger du riktig metode

Men si at en kontrakt har hatt endringer siden startdatoen, hvordan importeres det?

– Kundene våre har to alternativer når de bytter fra Excel. De kan starte beregningene fra den opprinnelige start- eller implementeringsdatoen og manuelt gjenskape de historiske endringene frem til nåværende sluttbalanse for RoU og leieforpliktelse. Dette kan være en kjedelig prosess, og vi har derfor utviklet et alternativ til dette.

– I stedet for å gjenskape historiske verdier, kan kundene våre velge en «byttedato» og laste opp åpningsbalansen for den perioden. Det vil kreve at de historiske verdiene lagres separat fra de nye beregningene, men det betyr at man kan spare betydelig tid i implementeringen og heller fokusere på verdiskapende deler av virksomheten, sier Karl Oscar og fortsetter: 

– Essensielt sett betyr dette alternativet at vi kan få flyttet all relevant data fra Excel til vår løsning på noen få timer, samtidig som man begrenser manuelt arbeid til et absolutt minimum.

Karl Oscar sier at mengden av justeringer typisk øker med tiden. Hvis du vet at bedriften din før eller senere må bytte til spesialisert programvare for lease accounting, er i dag det optimale tidspunktet.