Energi Fyn med full kontroll på avtalene

Energi Fyn eier og driver el-forsyningsnettet på størstedelen av Fyn. I tillegg selger konsernet strøm og naturgass til private og næringsliv, tilbyr ulike bredbåndsløsninger, ladeløsninger og etablerer og driver gatebelysning i flere kommuner på Fyn. Som en del av Energi Fyn-konsernet opererer selskapet i en bransje med stor samfunnskritisk betydning og strenge krav til innkjøp.

For anbudskonsulent Caroline Olesen betyr det et arbeid hvor oversikt, dokumentasjon og oppfølging til rett tid ikke bare er ønskelig, men nødvendig.

– Vi håndterer alt fra innkjøpsavtaler til juridiske spørsmål. Vi har derfor behov for verktøy som gir oss kontroll. Tidligere hadde vi ikke ett sted hvor alle avtalene lå samlet, sier hun.

I virksomheter underlagt anbud er kontrakter sjelden evigvarende. De er vanligvis tidsbegrensede, og mange inneholder opsjoner på forlengelse. Hvis fristen glipper, kan kontrakten ikke nødvendigvis videreføres.

– Hvis en kontrakt ikke blir forlenget i tide, kan det i verste fall bety en ny anbudsprosess. Det er en tidkrevende prosess som kan være vanskelig å passe inn i en travel hverdag hvis den ikke er planlagt, forklarer Olesen.

Mangelen på et samlet avtalesystem gjorde at man manglet oversikt, og det var dermed vanskelig å sikre overholdelse av oppfølging på avtaler, herunder forlengelser.

For å sikre bedre styring valgte Energi Fyn å ta i bruk Contract Management fra House of Control. Første skritt var å bygge en struktur som passet deres behov, og etablere tydelige varslingsrutiner.

– Nå får vi varslinger i god tid før en avtale utløper. Det gir oss mulighet til å vurdere om vi skal forlenge, reforhandle eller forberede en ny anskaffelse. Det er en helt annen måte å jobbe på enn tidligere, sier Olesen.

En viktig del av oppsettet var å koble hovedavtaler og databehandleravtaler, noe som har gjort GDPR-oppfølgingen betydelig enklere for Energi Fyn.

– Med House of Control kan vi med ett klikk se alle våre databehandleravtaler og hvilken hovedavtale de hører til. Det hjelper mye fordi vi skal følge opp disse avtalene minst én gang i året, sier Olesen.

Implementeringen av House of Controls Contract Management-programvare har gitt Energi Fyn:

• Oversikt over alle innkjøpsavtaler
• Automatiske varsler før forlengelsesfrister og utløp
• Én felles kilde til sannhet for avdelinger og forretningsområder
• Kobling mellom innkjøpsavtaler og tilhørende DBA-er (databehandleravtaler)
• Mindre risiko for dobbeltinnkøp

– I et stort hus kan to avdelinger inngå nesten identiske avtaler uten å vite om hverandre. Nå har vi et verktøy som kan hjelpe oss med å identifisere om vi allerede har en avtale på området. Det gir oss bedre forhandlingskraft, sier Olesen.

Mest av alt har det gitt ro.

– Vi slipper stresset med å lete etter avtaler eller være usikre på om vi har fulgt opp noe i tide. Det kan merkes i hverdagen.