Att eliminera personberoendet och minska kostnaderna är grundläggande för professionell avtalshantering. Nästa år blir smartare dashboards, budgetering, inköp och hantering av leverantörer ännu viktigare. Här är 12 punkter du bör känna till.
Avtalshantering är ett begrepp som används av allt fler. Varför pratas det om det? Vad är skillnaden mellan slumpmässig och avsiktlig hantering av avtal? Hur går man från avtalshantering i relativt snäv mening till att omfatta en större del av ekonomistyrningen? Vad är grundläggande och vad är avancerat?
Det här är några av frågorna vi tar upp i punkterna nedan:
1. Det är dags att eliminera personberoendet
Personberoende relaterat till avtal uppstår när det saknas central styrning. I praktiken handlar det om att möten lagras i mappar på en PC eller server, i inkorgen på PC:n och – fortfarande alldeles för ofta – som ett fysiskt dokument i en mapp eller låda. Ibland finns det en översikt, men då i ett kalkylblad som bara individer förstår och underhåller. När anställda slutar på jobbet försvinner ofta alla praktiska möjligheter att få överblick – samtidigt som förpliktelserna fortsätter som tidigare.
2. Automatiska meddelanden bör vara obligatoriska
Det är viktigt att få besked i god tid innan ett avtal löper ut. Självklart vill man inte att avtal ska förnyas automatiskt. Du kommer vanligtvis att ha en diskussion med leverantören för att omförhandla priset och andra villkor. Om du har franchiseavtal eller andra affärskritiska avtal med partners vill du ligga före när dessa avtal närmar sig utgångsdatum. Avtalsansvarig bör få flera spårbara aviseringar – och gärna ett samtal om alla e-postmeddelanden ignoreras.
3. Många småköp blir till stora kostnader
Avtal med underleverantörer ingås ofta av anställda som just nu har störst behov av en produkt, ett hyresavtal, en licens, en tjänst eller annan typ av leverans. Det gäller särskilt avtal av mindre strategisk betydelse och individuellt är kostnaderna ofta små, men när man summerar dessa små kassaflöden får de ofta betydande effekter för hela verksamheten. Vår erfarenhet är att 10 procent av övriga driftskostnader kan elimineras med en samlad överblick över företagets avtal.
4. Den ekonomiska innebörden av era avtal måste vara glasklar
Om du bestämmer dig för att ingå ett nytt hyresavtal, hur länge är du bunden? Och omvänt, vilka kostnader fortsätter att löpa om man stänger en filial någon annanstans i landet? Vad blir summan av alla avtalade kostnader nästa år? När alla avtal är samlade får du en översikt som sparar flera veckor när nästa års budget ska göras. Som CFO vill man ha säker och precis kunskap några knapptryck bort när styrelsen ber om en redogörelse– annars riskeras ofta kvällens träningspass eller familjens weekendresa.
5. Koppla avtalen till prognoser och budgetar
Skulder definierade i kontrakt utgör en betydande del av företagets kostnader och är därför en viktig del av nästa årsbudget. Alla företagets kostnader och intäkter är dock inte (praktiskt taget) möjliga att få in i en lösning för avtalshantering. Av naturliga skäl finns det lösningar på marknaden som är ännu bättre lämpade för prognoser och budgetering än även de mest avancerade lösningarna för avtalshantering. Effectplan är en av dessa och när lösningen kopplas till Complete Control ökar precisionen samtidigt som man minskar resursanvändningen.
6. Full överblick hela tiden med instrumentpaneler
Vilken betydelse har avtal med kunder och leverantörer för företagets/verksamhetens status – idag, live? Hur är "pipeline" för försäljning denna vecka, månad och kvartal? Drömmer du om en instrumentbräda som är det första du tittar på på morgonen och det sista på kvällen? Nu finns det instrumentpaneler som bara tar timmar att komma igång med, som har många standard KPI:er redo, med alternativ för personalisering. Detta är en dashboard med direktlänk till företagets ERP och CRM – en hyllprodukt som inte kräver permanent beroende av konsulter.
7. Bättre avtalshantering hjälper dig med «IFRScompliance»
Är du börsnoterad? Har du ambitioner om en börsnotering – eller att bli uppköpt av större investerare? Eller finns det andra anledningar till att du använder IFRS? Med IFRS 16 kom kravet på balansföring av leasing- och leasingavtal. Kraven ställer stora krav på avtalshantering, uppskattningar och rapportering. När antalet avtal överstiger 15 kommer de allra flesta att tycka att det är mycket krångligt att använda kalkylblad för att uppfylla kraven i IFRS-standarden.
8. Det är dags att göra köp smartare
De flesta företag har många ramavtal för leveranser. Det är oftast ramavtal där det ställts hårda krav på underleverantörerna och där du garanteras betydande rabatter. Alltför ofta slutar det med att företag gör inköp utanför dessa avtal, till exempel för att avtalen inte är kända för den anställde där behovet uppstår. Konsekvensen blir tidskrävande fakturahantering, onödig registrering av nya leverantörer och – inte minst – att rabatterna uteblir. Men hur är det med en webbshop för alla ramavtal, som alla vet hur man hittar? De flesta kan vara igång med en sådan webbshop på några timmar – vilket sparar veckor och miljoner.
9. Ha full kontroll över dokumentation från dina underleverantörer
Den moderna verksamheten bygger på en uppsjö av underleverantörer. Utlöser det ett tidskrävande detektivarbete när dina kunder efterfrågar dokumentation om till exempel IT-säkerhet, materialanvändning, certifieringar, HSE, kollektivavtal, energianvändning, efterlevnad och ESG-frågor? Sådana uppgifter bör finnas bara några knapptryck bort, och det bör vara underleverantörernas ansvar att hålla den uppdaterad. När nya krav kommer från kunder och myndigheter ska du snabbt kunna genomföra en obligatorisk undersökning, där du vet vem som har besvarat denna hos leverantören.
10. Undvik att få viktiga siffror, datum och andra uppgifter felaktigt registrerade
Registrerar du manuellt vad nästa års kostnader är relaterade till ett avtal? Eller namn, e-post och telefonnummer till kontaktpersoner hos leverantören? Eller utgångsdatum? Manuellt arbete är både tidskrävande och föremål för personliga misstag. Idag är det fullt möjligt att läsa PDF-dokument och andra typer av filer automatiskt, så att viktig metadata för ett avtal registreras både snabbare och med högre precision.
11. Digital signatur är säkrare och effektivare
Att skriva ut ett kontrakt, underteckna, skanna, spara, skicka tillbaka... Det är inte bara krångligt; det speglar också en verksamhet som inte behärskar det som för många är en digital fråga. Med digital signatur så undviker du dessa problem och det råder aldrig någon tvekan om när och av vem avtalet undertecknades. Med en digital signatur integrerad i lösningen för avtalshantering är processen ännu smidigare. Du kan också använda digitala signaturer för ledningsdokument eller bekräftelser från anställda.
12. Även användarvänliga lösningar kräver ibland personlig service (och förbättringar)
Användarvänliga lösningar bör inte kräva omfattande utbildning. Användarvänliga lösningar för avtalshantering bör vara intuitiva och till stor del självförklarande och det ska vara lätt att hitta svar via självhjälp om man fastnar. Ändå händer det att man behöver hjälp. Eller att man ser ett behov av att lösningen förbättras med ny funktionalitet. I sådana fall lyfter det användarupplevelsen att kunna ringa ett telefonsamtal till en lyhörd person som förstår ditt språk – och som tar eventuella förslag till egna utvecklare.
13. Välj lösningar du kan växa med
Avtalshantering – även känd som Contract Management – är ett område som växer i betydelse som fler och fler CFO har nytta av i sitt dagliga arbete. Man upptäcker att flera saker ska kopplas ihop och man vill ha ett större ekosystem för CFO. När du väl kommer dit kommer du att arbeta med en svit av lösningar som kan anpassas till ditt företag. Det säkraste kortet är att välja SaaS-företag som har möjligheter och vilja att förverkliga ambitiösa planer. Som ekonomichefer handlar det om att utveckla fler och fler smarta lösningar som förbättrar ekonomiavdelningens prestation och ställning i verksamheten. 