Gregory GjiniHos Visma har åtta personer i den centrala inköpsavdelningen sparat 210 miljoner för koncernen på två år. Definierade processer och smarta verktyg ger dem full kontroll över leverantörerna, och med en omsättning på 26 miljarder har Visma tyngd för att få de bästa priserna.
Roy Steinar Torheim - Procurement & Operations Director Visma
Visma är den ledande europeiska leverantören av programvara för företagsdrift, särskilt inom redovisning och ekonomisystem. Varje månad passerar 22 miljoner e-fakturor och 11 miljoner lönespecifikationer genom Visma-företagens lösningar till 1,5 miljoner företagskunder.
Koncernen har för närvarande 14 500 anställda. Deras cirka 200+ självständiga företag genererade en omsättning på cirka 26 miljarder SEK och en rörelsevinst på cirka 5,7 miljarder SEK år 2022. Tillväxten var 19 procent.
Roy Torheim fick 2021 uppdraget att skapa en helhetsinriktad och strategiskt viktig inköpsavdelning - inklusive att jaga besparingar och ytterligare professionalisera inköpsprocesserna. Roy har arbetat inom koncernen sedan hans företag, Huldt & Lillevik, köptes av Visma år 2015.
ENORM POTENTIAL FÖR BESPARINGAR OCH KLIMATFÖRBÄTTRINGAR INOM INKÖP
Med en stor och internationell koncernstruktur av självständiga företag kännetecknas inköp av minst två faktorer - som drar åt motsatta håll: En stor del av inköpen görs decentraliserat, samtidigt som det finns betydande möjligheter att spara genom centrala inköp. Förutom inköp av stora IT-lösningar saknades det fram till 2021 ett centralt ägarskap för inköp som disciplin och funktion.
"Med vår storlek har vi en enorm potential att uppnå vinster genom bättre inköp. Vi började med att etablera infrastrukturen för avdelningen. I början var vi fyra mycket kompetenta inköpare på vårt kontor i Sibiu, Rumänien, plus en holländsk kollega och jag själv. Att få kontroll och överblick över avtal och leverantörer var en bra utgångspunkt. Tillsammans med Vismas Legal & Compliance-avdelning byggde vi upp en process för att säkerställa en enhetlig hantering av leverantörer."
-Roy Torheim, Procurement and Operations Director
"Som ett mjukvaruföretag har Visma en begränsad miljö- och klimatpåverkan. Hur arbetar ni för att ytterligare minska den negativa påverkan?"
"Detta arbetar vi med inte bara inom inköp, utan i hela koncernen. Låt mig ge ett konkret exempel. Baserat på kartläggning av koldioxidutsläpp upptäckte vi för några år sedan att olika IT-hårdvara var en av de största källorna till utsläpp för Visma. Under 2022 undersökte vi närmare hur vi kan förlänga livslängden på vår hårdvara och minska miljöpåverkan. Vi introducerade en ny partner för inköp och återvinning av hårdvara för att hjälpa oss att få bättre kontroll över hårdvarans livscykel. Nu har vi en ordning i hela koncernen för att göra insamling, försäljning och återvinning av begagnad IT-hårdvara enklare för Visma-företagen," säger Roy.
210 MILJONER SEK I BESPARINGAR SKAPAR STORA AKTIONÄRVÄRDEN
Teamet i Procurement & Operations Hub - Visma
Roy har arbetat i IT-företag i 30 år, där han främst har fokuserat på kundservice, processoptimering och kostnadsminskning. Avdelningen kunde snabbt visa upp imponerande prestationer: Under 2021 och 2022 registrerade de besparingar på cirka 210 miljoner SEK kopplade till leverantörsavtal.
"Vi använde Complete Control som systemstöd för avdelningen för att få bättre kontroll över leverantörer och pågående avtal. Verktyget spelade en viktig roll för de besparingar vi uppnådde, 97 miljoner SEK under 2021 och 117 miljoner SEK under 2022. Till exempel förhandlade vi om och omförhandlade närmare 130 avtal förra året. En mycket användbar funktion i Complete Control är automatiska påminnelser före avtalsutgång, vilket ger oss tid och utrymme att förhandla." - Roy Torheim
Dessa besparingar skapar betydande värde för Vismas aktieägare. Dessutom ger de Visma-företagen utrymme att förstärka produktutvecklingen.
6 VINSTER GENOM CENTRALISERAT INKÖP
Medan den centrala inköpsavdelningen fortsätter att arbeta med att etablera bättre arbetsmetoder säger Roy att fördelarna som Visma uppnår handlar om mycket mer än bara att få fler euro på kort sikt. Vinster genom centraliserad inköp kan delas in i sex områden:
1. Kostnadsminskning
Visma undviker onödiga kostnader. Genom att använda sin samlade styrka och storlek sparar de genom att uppnå bättre priser. Detta förbättrar naturligtvis likviditeten, och de uppnår också andra skalfördelar.
2. Förbättrad hållbarhet
Större inköpsmakt används också för att ställa högre krav på leverantörer samt att införa åtgärder som gör det enklare för Visma-företagen att bidra till lägre miljö- och klimatpåverkan.
3. Riskminskning
Genom att bedöma leverantörsrisker undviker Visma ett betydande antal juridiska problem. De undviker även bedrägerier och avtal som strider mot Vismas etiska riktlinjer.
4. Förbättrad compliance
Med en fokuserad inköpsavdelning blir det enklare att följa Vismas egna riktlinjer för inköp. Även efterlevnad av externa licensavtal och offentliga lagkrav blir enklare.
5. Val av bättre leverantörer
En mer professionell bedömning av leverantörer, samt bättre inköpspraxis och förhandlingsteknik, resulterar i mer passande leverantörer för Visma.
6. Långsiktiga relationer med leverantörer
När samma personer arbetar med leverantörerna över tid stärks personliga relationer och Visma uppnår effektivare kommunikation.
VISIONEN FÖR VISMAS PROCUREMENT HUB
Inköpsavdelningen - eller Procurement Hub, som den kallas internt på Visma - har en sjudelad vision för vad den ska uppnå:
- Använda Visma-familjens storlek på ett bättre sätt för att minska kostnader.
- Ta aktivt ägarskap för avtal på hela Visma's vägnar.
- Ha en gemensam strategi för hantering av leverantörer.
- Tillhandahålla inköpsstöd till de olika Visma-företagen.
- Förenkla uppstartsprocessen när Visma-företag använder centrala avtal.
- Spela en roll som förvaltare inom efterlevnad.
- Genomföra analyser av kostnader per leverantör över hela koncernen.
ANVÄNDER OKR-METODEN FÖR PRAKTISKA RESULTAT
Hur går Roy och hans kollegor från vision till praktik?
De har valt att använda metoden känd som OKR - Objectives and Key Results - för att skapa en strategisk ram som kan omsättas i faktiska och mätbara resultat.
"Förra året delade vi upp arbetet i fyra huvudmål. Dessa var bland annat att bygga team och expertis samt att etablera procedurer för hur vi ska arbeta. Det senare inkluderade att få en komplett översikt över leverantörerna samt att bedöma varje enskild leverantör. På så sätt kunde vi snabbt visa på nyckelresultat i form av besparingar och förbättrade processer."
Arbetsmetoden gentemot nya och befintliga leverantörer illustreras på följande sätt:
SMART VERKTYG FÖR ÖVERSIKT ÖVER AVTAL OCH LEVERANTÖRER
"Vi insåg tidigt att vi behövde ett digitalt verktyg för att hantera avtal och leverantörer - eller en contract repository. Det var så vi kom i kontakt med House of Control. Efter en imponerande introduktion ledd av Cathrine Gynnild på House of Control har vi ställt krav på att alla avtal inom hela Visma-familjen med årligt värde över cirka 334 000 svenska kronor ska registreras i Complete Control, tillsammans med alla IFRS 16-avtal. Lösningen ger oss en fantastisk översikt över Vismas samlade åtaganden, vilket från och med budgetprocessen för 2024 även kommer att vara en mycket bra input till CFO och den centrala ekonomifunktionen."
Totalt sett har avtal till ett värde av nästan 1,95 miljarder svenska kronor registrerats, och förra året hanterade inköpsavdelningen närmare 130 avtal.
"Vi har två nyckelpersoner registrerade per avtal: den som äger avtalet inom inköp och den som äger själva tjänsten, lösningen eller produkten som avtalet gäller. Complete Control har många funktioner som gör arbetet enklare och bättre för vår avdelning. De automatiska påminnelserna inför avtalsförnyelse är en självklar favorit." - Roy Torheim
EGEN LÖSNING FÖR ÖVERSIKT ÖVER ALLA RAMAVTAL
Det är en sak för inköpsavdelningen att ha översikt över alla avtal och leverantörer. En helt annan sak är hur anställda inom varje enskilt Visma-företag ska kunna hitta information om befintliga ramavtal. För detta har de en egen lösning, MyTools, som hämtar information om alla avtal och leverantörer direkt från Complete Control genom en API.
"Här kan anställda i alla Visma-företag söka efter leverantörer baserat på ett stort antal kriterier, till exempel programvarutyp. De som finns där är godkända av oss, med alla fördelar det medför för att säkerställa att företagen följer sina egna etiska riktlinjer. De kan även vara säkra på att priset är best-in-class och att avtalen följs upp från år till år."
"Det är uppenbart att vi har uppnått betydande engångseffekter och löpande besparingar för Visma, vilket kommer att ha stor värde framåt. Vi har optimerat den finansiella sidan och ser till att följa upp och minska riskerna, vilket är lika viktigt. Vi ser till att vi har de leverantörer vi vill ha - att de levererar som utlovat."
RISKVÄRDERING AV LEVERANTÖRER
Teamet i Procurement & Operations Hub - Visma
"Kan du berätta lite om hur ni arbetar med riskvärdering av leverantörerna?"
"Våra leverantörsrisk värderingar grundar sig på vår code of conduct för leverantörer. Om vi inte redan har en kundrelation inleder vi med en inledande bedömning. Därefter genomför vi årliga bedömningar av samtliga leverantörer som vår avdelning hanterar. I de årliga uppdateringarna förväntar vi oss framsteg om vi tidigare har diskuterat områden där vi kräver förändringar. Vi gör även en årlig utvärdering av själva leveransen - kontraktsprestationen. Detta gör vi praktiskt genom att använda kundkortet i Complete Control."
Roy säger att lösningen som House of Control har utvecklat för den norska “Åpenhetsloven” också är utmärkt utformad för att granska andra aspekter hos leverantörer än mänskliga rättigheter och arbetsförhållanden.
"Vi finns främst till för att förvalta centrala avtal för Visma, inklusive att ha kontroll över centrala leverantörer. Då krävs många leverantörsbedömningar. Ska vi ha dessa leverantörer, och vad är det de levererar? Lösningen för “Åpenhetsloven” är perfekt för att få de svar vi behöver från leverantörerna."
"ÖKAD COMPLIANCE UNDER KOMMANDE ÅR"
Teamet i Procurement & Operations Hub - Visma
Hur kommer inköp att se ut på Visma framöver?
Roy säger att självbestämmandet är en central del av DNA:t inom Visma-familjen. Det kommer även att påverka inköp, säger han:
"Inköp är och kommer i stor utsträckning att fortsätta vara decentraliserat; Visma-företagen bör i minimal utsträckning vara bundna av direktiv från huvudkontoret. Men när det är relevant bör varje företag dra nytta av Vismas samlade storlek. Det handlar om fördelar kopplade till både kostnader och kvalitet. Dessutom kommer vi att vara mer närvarande för enskilda företag som behöver vår expertis och kapacitet."
Roy tror att artificiell intelligens och efterlevnad kommer att bli en ännu viktigare del av inköp:
"Med vår storlek och omfattande databas är vi bättre positionerade än de flesta andra inom branschen för att använda artificiell intelligens för att förbättra inköp. När det gäller efterlevnad kommer arbetet som vår avdelning utför att bli allt viktigare. Vi har resurserna för att bedöma varje enskild leverantör och leverans på ett helt annat sätt än de flesta av Visma-företagen var för sig."
OM HOUSE OF CONTROL OCH VISMA
House of Control Group är ett teknologiföretag med cirka 2 700 kunder, som utvecklar och erbjuder molnbaserade lösningar (SaaS) för avtalshantering och IFRS 16-rapportering. Sedan hösten 2022 har House of Control Group varit ett helägt dotterbolag inom Visma-familjen. Visma hade redan tidigare börjat använda House of Controls lösningar för avtalshantering och IFRS 16.