HUR INKÖPSAVDELNINGEN HAR SPARAT 210 MILJONER Svenska KRONOR ÅT VISMA
Om Roy Torheim
Roy Torheim är Procurement & Operations Director i Visma. Han började på Visma när det företag han ledde, Huldt & Lillevik, förvärvades av Visma 2015. Han har arbetat 30 år på IT-företag, där han till största delen fokuserade på kundservice, optimering av processer och kostnadsbesparingar.
Under 2021 fick han i uppdrag att skapa en holistisk och strategiskt viktig upphandlingsavdelning - inklusive att jaga besparingar och ytterligare professionalisera upphandlingsprocesserna.
Om Visma
Visma är den ledande europeiska leverantören av programvaror för affärsverksamhet, inte minst redovisnings- och ekonomisystem. Varje månad skickas 22 miljoner e-fakturor och 11 miljoner lönespecifikationer via Visma-bolagens lösningar till 1,5 miljoner företagskunder.
Koncernen har idag 14.500 medarbetare. Under 2022 omsatte de drygt 200 självständiga bolagen cirka ~19 miljarder svenska kronor och hade ett rörelseresultat på cirka ~5,75 miljarder svenska kronor. Tillväxten var 19 procent.
"Vi började använda Complete Control för att få bättre kontroll över leverantörer och pågående avtal. Verktyget har spelat en viktig roll i de besparingar vi har uppnått - ~96 miljoner SEK 2021 och ~115 miljoner SEK 2022."
Roy Torheim, Procurement & Operations Director
Bakgrund
En stor del av inköpen i Vismas drygt 200 bolag är decentraliserade till respektive bolag. När en leverantör har avtal med flera dussin Visma-bolag får Visma inte förmånliga priser eller andra villkor.
Utmaningar
Med Vismas storlek finns det betydande möjligheter genom centraliserad upphandling. Fram till 2021 saknade Visma ett centraliserat ägande av inköp som disciplin och funktion. De fick organisationen på plats, men behövde ett verktyg för att bättre kontrollera leverantörer och pågående avtal.
Förbättringar
Visma började använda Complete Control som ett systemstöd för inköpsavdelningen. Verktyget har spelat en viktig roll för de besparingar de har uppnått - ~96 miljoner SEK under 2021 och ~115 miljoner SEK under 2022. En mycket användbar funktion i Complete Control är automatiska meddelanden innan kontrakt löper ut, vilket ger dem tid och utrymme att förhandla.
Processen
Totalt har Visma registrerat avtal till ett värde av nästan ~1,9 miljarder svenska kronor och förra året hanterade upphandlingsavdelningen nästan 130 avtal. De har två nyckelpersoner registrerade per avtal: den person som äger avtalet på upphandlingsavdelningen och den person som äger den faktiska tjänsten, lösningen eller produkten som avtalet avser.
Visma har delat in inköpsavdelningens arbete i fyra huvudmål. Bland annat att bygga upp team och kompetens samt etablera rutiner för hur de ska arbeta. De har en fullständig överblick över sina leverantörer och gör bedömningar av var och en av dem. Det har gjort att de snabbt kunnat visa på viktiga resultat i form av besparingar och förbättrade processer.
HUR ÅTTA PERSONER PÅ VISMAS CENTRALA INKÖPSAVDELNING HAR SPARAT KONCERNEN 210 MSEK - PÅ TVÅ ÅR
På bara två år har Vismas inköpsavdelning sparat 210 MSEK åt koncernen. Detta har uppnåtts genom definierade processer och smarta verktyg som ger full kontroll över leverantörerna. Med en omsättning på ~19 miljarder svenska kronor kan Visma säkra de bästa priserna.
Vismas centraliserade upphandling ger fem tydliga fördelar: kostnadsminskning, riskminskning, förbättrad efterlevnad, bättre leverantörsval och långsiktiga leverantörsrelationer.
Läs hela historien om hur de arbetar och vad de har uppnått här:
FÅ KONTROLL OVER KONTRAKTENE DINE
Se selv hvordan vår skybaserte kontraktsadministrasjonsprogramvare gir deg kontroll over kontrakter, eiendeler og forpliktelser.
