Dette er fullmaktsmatrisen

En brukervennlig og skybasert applikasjon med oversikt over hvem som har beslutningsmyndighet i din organisasjon

Hvem har fullmakt til å beslutte?

Hvem har tillatelse til å godkjenne og signere avtaler i organisasjonen din? Hvis en revisor spør om hvorfor en kollega har godkjent et beløp som ligger over den maksimale grensen hans eller hennes, hvordan dokumenterer du at du har gitt den nødvendige tillatelsen – midlertidig eller permanent?

Dokumentasjonen for fullmaktsmatrisen er et viktig element i den interne kontrollen i alle virksomheter. Her defineres ansvaret og fullmaktene for økonomiske og administrative oppgaver som er delegert til medarbeidere med ansvar for å godkjenne beslutningene og transaksjonene i virksomheten.

Hvem har myndighet til å håndtere saker som ikke er knyttet til regnskap, for eksempel spørsmål fra pressen, kontroller av IT-sikkerhet, dokumenter relatert til personvernforordningen, oppkjøp og anskaffelser, ansettelser og lønn? Listen over ansvarsområder er lang.

Hvordan administrerer dere fullmaktene i organisasjonen din? Har dere, i likhet med 19 av 20 organisasjoner, et statisk dokument lagret i en mappe? Hadde det ikke vært bedre med en oppdatert digital matrise på nettet, der statusen kan endres med noen få klikk, og der alle som trenger det, har enkel tilgang til matrisen?

En smartere fullmaktsmatrise - til fordel for CFO

10-karrieretips-til-en-ambisiøs-CFO

Med et tydelig definert hierarki har organisasjonen en ansvarsstruktur for hvert prosjekt og hver aktivitet i virksomheten. Et slikt hierarki bidrar til effektive kommunikasjonslinjer mellom medarbeidere, avdelinger og enheter i organisasjonen.

Ofte har økonomidirektøren ansvaret for at fullmakter blir gitt, kommunisert, forstått og overholdt. Dette gjelder særlig fullmakter som omfatter økonomiske aktiviteter. Uten tydelige myndighetsnivåer i organisasjonen opplever du ofte at ingen er helt sikre på hvem som kan eller ikke kan godkjenne bestemte oppgaver eller aktiviteter. Dette resulterer i usikkerhet, manglende effektivitet og muligens også kostbare feil. Alt dette medfører i sin tur unødvendig risiko.

Som økonomidirektørens beste venn har House of Control utviklet en kraftig og brukervennlig løsning på dette problemet. Denne inngår i Complete Control-sfæren.

Ved å digitalisere fullmaktsmatrisen i organisasjonen hjelper vi deg med å fastsette det respektive myndighetsnivået til hver enkelt medarbeider ved hjelp av et brukervennlig skyverktøy alle kan ha tilgang til. I verktøyet kan du se hvem som har fullmakt på ulike områder. Her finner du også en logg og søkbar historikk for alle endringer av myndighetsnivåer.

Ettersom det er såpass enkelt å administrere og dokumentere fullmaktsmatrisen er dette et uunnværlig verktøy for å oppnå effektiv styring og effektivt samsvar i virksomheten. Eksempel: En medarbeider som jobber med utestående fordringer, rapporterer til en regnskapssjef, som i sin tur rapporterer til økonomidirektøren. Hvis det stadig rapporteres feilaktig informasjon i fordringssystemet, kan du følge myndighetshierarkiet for å finne ut hvem som har ansvaret for feilene.

Med fullmaktsmatrisen bidrar du til å profesjonalisere virksomheten din. Løsningen er tilgjengelig nå. Bestill en demo nå, slik at du selv får oppleve løsningen!

funksjonalitet og egenskaper

  • Brukervennlig løsning basert på maler for tilordning av ulike fullmakter til nye og eksisterende medarbeidere

  • Rask oversikt ved hjelp av visualisering av fullmaktsmatrisen (organisasjonskart med ansvarsnivåer)

  • Større fleksibilitet med hensyn til å definere prosesser og arbeidsflyter for fullmakter

  • Bedre muligheter for administratorer til å følge og styrke nødvendige prosesser og følge opp medarbeiderne som avviker fra dem

  • Kontroll av fullmaktsdefinisjoner

  • Forenklet oppdatering og godkjenning av tilordnet ansvar med tanke på nye kontroller

  • Flere nivåer for definisjoner og grupperinger

  • Varsler og oversikter over tidligere medarbeidere som fortsatt har fullmakter

  • Bedre visuell oversikt over avdelinger og kostnadssteder som er tilordnet bestemte fullmakter

  • Administratorer kan tilordne bestemte fullmakter til et bestemt nivå og samtidig forhindre delegering

  • Mulighet til å trekke tilbake alle fullmakter av en viss type eller på et bestemt nivå og formulere en tilpasset melding

  • Mer åpenhet, blant annet om delegert ansvar

  • Muligheter til å laste opp vedlegg til personer tilordnet en bestemt fullmakt for å oppnå bedre dokumentasjon og åpenhet

Alle gode og dårlige resultater og alle muligheter man klarer eller ikke klarer å utnytte, kan spores tilbake til en beslutning noen tok eller ikke tok. I mange bedrifter blir beslutninger regelmessig sperret inne i organisasjonen. Følgende gjelder uavhengig av hvilken bransje du tilhører, hvor stor og godt kjent bedriften din er, eller hvor smart strategien din måtte være: Hvis du ikke klarer å ta de rette beslutningene raskt og effektivt – og omsette disse beslutningene i konsekvent handling – taper bedriften din terreng. Å fatte gode beslutninger og gjøre dette raskt nok er et viktig kjennetegn ved organisasjoner som lykkes.
Paul Rogers, Bain & Company
Business Harvard Review

Har du lyst å se hvordan fullmaktsmatrisen fungerer?

Legg igjen din kontaktinfo under, så tar vi kontakt?