Nøkkelen til vekst og skalering hos Advania er full kontroll på kundekontraktene

Advania Danmark er en raskt voksende IT-leverandør med ambisiøse vekstmål. Med et stort antall kundekontrakter og høyt tempo i hverdagen hadde selskapet behov for et system som kunne gi oversikt, struktur og trygghet.

– For oss var det avgjørende å få etablert et skalerbart system for kontrakthåndtering som ikke var personavhengig. Vi ønsket å strukturere dataene våre og sentralisere kontraktene for å skape bedre oversikt, øke intern effektivitet og sikre kontinuitet, sier Gro Arnesen-Nyhus, Chief Operations Officer i Advania Danmark.

Utfordringen: Mange kontrakter og manglende struktur

Advania Danmark leverer blant annet drift, support og hosting til virksomheter på det danske markedet. Selskapet er en del av den nordeuropeiske Advania-konsernet og har opplevd sterk vekst, blant annet gjennom oppkjøp. Den danske delen består av tre fusjonerte selskaper, noe som har skapt prosessmessig kompleksitet og behovet for ett felles system.

– Hos Advania håndterer vi et stort antall kunde- og leverandøravtaler, og for å sikre høy kvalitet og god oversikt er en solid struktur avgjørende. Som en del av Advanias vekst og sammenslåing av tre selskaper har vi hatt muligheten til å tenke nytt og styrke kontraktshåndteringen vår, forteller Charlotte Pedersen, Business Process Manager i Advania, og fortsetter: 

– Tidligere arbeidet de tre selskapene med ulike prosesser for kontraktregistrering, og vi hadde behov for felles retningslinjer for å sikre enhetlighet og oversikt. Det har dannet grunnlaget for det oppdaterte Complete Control-oppsettet.

«Nå har vi dedikerte personer fra hver avdeling som registrerer kontrakter etter felles retningslinjer. Det har gitt oss full oversikt, transparens og en database som er klar for vekst.»

Gro Arnesen-Nyhus

Chief Operations Officer

Løsningen: En ny, skalerbar database bygget for vekst

Med støtte fra House of Control og deres Customer Success Manager bygget Advania databasen opp på nytt.

– Vi startet fra bunnen og la inn en ny struktur. Nå har vi dedikerte personer fra hver avdeling som registrerer kontrakter etter felles retningslinjer. Det har gitt oss full oversikt, transparens og en database som er klar for vekst, forklarer Gro.

Både Gro og Charlotte kjente til Complete Control fra tidligere arbeidsgivere og visste at verdien for brukerne kunne være stor – og avgjørende for et selskap i vekst med behov for skalerbare verktøy.

– Vi har nå klare roller og rettigheter på tvers av avdelinger, og systemet sender automatiske varsler i god tid før en avtale utløper.

«Implementeringen av den nye databasen har (...) gitt bedre oversikt, redusert kompleksiteten og gjort det raskt og enkelt å finne nødvendige opplysninger.»

Charlotte Pedersen

Business Process Manager

Effekten: Struktur og bedre arbeidsprosesser

– Implementeringen av den nye databasen har hatt stor positiv betydning for oss. Den har gitt bedre oversikt, redusert kompleksiteten og gjort det raskt og enkelt å finne nødvendige opplysninger. Vi sparer tid, og samtidig har vi fått større trygghet for at vi følger opp avtalene i tide, sier Charlotte.

Gro trekker frem at dashbordet og varslingene er blant funksjonene hun setter mest pris på:

– Jeg ser raskt hvilke kontrakter som er i ferd med å utløpe. Det skaper trygghet. Vi slipper manuell oppfølging, fordi systemet automatisk varsler den ansvarlige medarbeideren.

Complete Control er rett og slett en viktig brikke i konsernets vekststrategi.

– Når vi vokser gjennom oppkjøp og organisk vekst, trenger vi systemer som kan skalere. Det har vi nå. Vi kan enkelt legge til nye selskaper og avdelinger i strukturen. Det skaper trygghet i hverdagen og kontroll i oppkjøpsprosesser, sier Gro.

Favorittfunksjoner: Oversikt og fleksibilitet

Blant funksjonene Charlotte og Gro bruker mest, nevner de følgende:

• Filtrering og tilgang per avdeling
  
  
• Varsler før utløp
  
  
• Oversikt over kontraktstyper og status
  
  
• Strukturert inndeling etter kontraktstype (for eksempel DPA, NDA, drift)

– Det gir mening for den enkelte bruker og skaper oversikt på tvers av teamet. Nå ser hver medarbeider kun de kontraktene som gjelder deres avdeling, sier Charlotte.

God hjelp – og smarte guider

Hun trekker også frem en nyere funksjon hun er spesielt fornøyd med:

– Jeg er veldig glad for veilederen som nå ligger i systemet. Når man klikker på spørsmålstegnet i en kontrakt, blir man ledet trinn for trinn gjennom prosessen med å opprette en avtale. Det gjør det mye enklere for nye brukere å komme i gang, og det sparer oss mye tid internt, sier Charlotte.

Hun forklarer at brukerne i Advania ofte tenker visuelt og setter pris på enkle forklaringer og veiledning i systemet:

– Jeg har selv laget noen visuelle prosessbeskrivelser som vi bruker internt, men det er veldig bra at House of Control også tilbyr denne typen guider. Hvis vi skal lykkes med å skalere bruken ytterligere, er det gull verdt.

Fruktbart og effektivt samarbeid med House of Control

Advania har vært særlig fornøyd med oppfølgingen fra sin CSM, Simon Søgaard-Pedersen:

– Han har vært utrolig hjelpsom og tålmodig. Han har satt opp møter, svart raskt og veiledet oss gjennom hele prosessen. Han forstår behovene våre og kommer med gode forslag til løsninger, sier Charlotte.

– Det som gjør forskjellen, er at det ikke bare er «her er systemet, lykke til». House of Control har vært med hele veien – også da vi bestemte oss for å bygge opp databasen på nytt, sier Gro.