Autorola har samlet alle globale avtaler i House of Controls løsning. Resultatet er validert datakvalitet, eliminert risiko – og en CFO som kan ta beslutninger basert på «én felles sannhet» i et komplekst, globalt konsern.
.webp?width=1002&height=564&name=Normal%20(1).webp)
For den globale teknologisuksessen Autorola er kontraktstyring mer enn en administrativ oppgave; det er en strategisk nødvendighet. Med en omsetning på nærmere 800 millioner DKK og tilstedeværelse over hele verden, hviler konsernets drift på et stort antall kritiske leverandøravtaler.
Ved å digitalisere kontraktstyringen med House of Control har Autorola beveget seg fra manuelle prosesser til fullt strategisk overblikk. Det gir trygghet for styret, ro i økonomiavdelingen og et solid fundament for videre internasjonal ekspansjon.
En global suksesshistorie
Autorola er en av de virkelig store suksesshistoriene i dansk næringsliv. Siden oppstarten i 1996 har virksomheten revolusjonert måten bilbransjen håndterer bruktbiler og flåtestyring på. Gjennom avanserte digitale auksjonsplattformer knytter de kjøpere og selgere sammen på tvers av landegrenser.
Paradokset for mange hurtigvoksende teknologiselskaper er at produktet er sømløst utad, mens de interne prosessene ofte henger etter. Med 900 ansatte fordelt på 19 land og 22 datterselskaper, satt Autorola på en enorm mengde avtaler – fra komplekse IT-lisenser til lokale husleiekontrakter.
.webp)
«Vi gikk fra en situasjon der vi ikke kunne stole helt på dataene, til at vi nå har full tillit.»
Fra lokalt overblikk til global transparens
For et konsern med virksomhet i mange land var ønsket om transparens og felles struktur den primære drivkraften bak samarbeidet med House of Control. For CFO Peter Bisgaard handlet det om å etablere et globalt online-arkiv som kunne erstatte de manuelle rutinene og gi et samlet bilde av konsernets forpliktelser.
«En stor del av vår virksomhet hviler på leverandøravtaler. Derfor var det avgjørende for oss å få etablert et sentralt online-arkiv hvor vi kunne samle og styre alle kontrakter på tvers av landegrenser,» forklarer Bisgaard.
I Autorola er effektiv styring av leverandører en viktig del av infrastrukturen. Med overgangen til en digital løsning har målet vært å sikre at avtalene er lett tilgjengelige og transparente for de rette personene i organisasjonen.
«Det handler om å skape orden og overblikk. Ved å samle alt i ett system sikrer vi den nødvendige transparensen og har alltid kontroll på våre leverandørkontrakter, noe som understøtter en effektiv drift,» sier han.
Risikoen ved «det svarte hullet»
Før sentraliseringen var driften preget av lokale ulikheter. I konsernet, som strekker seg fra Mexico til Tyrkia, fantes det ingen felles standard. Noen avtaler lå i fysiske mapper, andre på lokale servere eller i innboksen hos en lokal leder.
Financial Controller Daniel Zink-Jensen, som har ledet utrullingen, beskriver en hverdag preget av usikkerhet.
«Kontraktene var spredt på tvers av land, og praksis var forskjellig fra Mexico til Frankrike. Det var vanskelig å vite hvilke avtaler som var aktive, hvilke som hadde utløpt, og hvor vi manglet dokumentasjon,» forteller han.
Denne mangelen på transparens skapte tre konkrete risikofaktorer:
- Finansiell risiko: Faren for å betale for tjenester som ikke lenger er i bruk, eller at dyre avtaler fornyes automatisk.
- Operasjonell risiko: Faren for at kritiske tjenester stopper opp fordi en avtale har utløpt ubemerket.
- Compliance-risiko: Utfordringer knyttet til revisjon og styrerapportering.
CFO Bisgaard er spesielt opptatt av sistnevnte.
«Manglende kontroll betyr risiko for å miste kontrollen i tilsyn, revisjon og styrearbeid. Når vi nå har fullt overblikk, kan CEO og styret ha tillit til tallene og vårt beslutningsgrunnlag. Det styrker styringen av hele konsernet,» understreker han.
Fra manglende overblikk til «single source of truth»
De innså raskt at veien til kontroll startet med at datakvaliteten måtte være på plass. I januar startet Zink-Jensen og House of Control et omfattende arbeid med å kvalitetssikre porteføljen.
«Vi gikk fra en situasjon der vi ikke kunne stole helt på dataene, til at vi nå har full tillit,» sier Zink-Jensen.
Prosessen innebar å sortere ut inaktive kontrakter og validere løpende avtaler. Da dette fundamentet var på plass, kunne Autorola desentralisere ansvaret. I dag eier de lokale datterselskapene sine egne avtaler i systemet.
«De lokale teamene kjenner avtalene best. De vet om leieavtalen i Paris skal reforhandles, eller om leasingavtalene i Tyrkia er korrekte. Nå håndterer de opplasting og oppfølging selv, mens vi på hovedkontoret kontrollerer kvaliteten.»
Hverdagen med Complete Control
House of Control fungerer i dag som et digitalt sikkerhetsnett. Zink-Jensen bruker løsningen ukentlig til å følge opp systemvarsler. På den måten kan han kontakte relevante selskaper ved behov, slik at ingen frister utløper.
«Det viktigste for meg er at vi ikke får varsler om utløpte kontrakter som vi fremdeles betaler for. Systemet gir oss beskjed i god tid før en avtale fornyes automatisk.»
Søkbarheten i systemet sparer også organisasjonen for enorme mengder tid.
«Hvis vi hadde fjernet systemet i morgen, ville vi mistet sporbarheten og synligheten på tvers av datterselskapene. Det måtte vi ha stoppet umiddelbart,» sier Zink-Jensen bestemt.
Verdien handler om å unngå «dobbeltinnkjøp» og sikre at man alltid har forhandlingskortene på hånden når en avtale nærmer seg utløp.
En partner, ikke bare en leverandør
En viktig del av den vellykkede implementeringen har vært den tette oppfølgingen fra House of Control. Da systemet skulle rulles ut til brukere med varierende teknisk kompetanse og språk, bidro deres Customer Success Manager, Simon Søgaard-Pedersen, med personaliserte løsninger.
«Simon satte seg inn i brukerens situasjon og laget videoer som viser nøyaktig hvor man skal trykke og hvordan man bruker funksjonene. Det har gjort opplæringen utrolig mye enklere,» forteller Zink-Jensen.
Denne aktive oppfølgingen, kombinert med rask responstid, har vært avgjørende for at systemet nå er i aktiv bruk i alle 22 datterselskaper.
Klare for fremtiden
Med Complete Control som fundament ser Autorola fremover. Ambisjonen er at datakvaliteten skal bli så høy at systemet i fremtiden kan levere noteopplysningene direkte til årsregnskapet, noe som vil spare økonomiavdelingen for betydelig manuelt arbeid.
For CFO Peter Bisgaard er konklusjonen tydelig: I et komplekst, globalt marked er kontroll over egne forpliktelser en forutsetning for suksess.
«Vi sparer tid, vi reduserer risiko, og vi jobber mer profesjonelt. House of Control gir oss verktøyet vi trenger for å sikre stabilitet midt i veksten.»
.webp)