Nøkkelen til vekst og skalering hos Advania er full kontroll på kundekontraktene

Advania Danmark er en del av den nordeuropeiske Advania-konsernet og har opplevd sterk vekst, blant annet gjennom oppkjøp. Den danske delen består av tre fusjonerte selskaper, noe som har skapt prosessmessig kompleksitet og behovet for ett felles system.

– For oss var det avgjørende å få etablert et skalerbart system for kontrakthåndtering som ikke var personavhengig. Vi ønsket å strukturere dataene våre og sentralisere kontraktene for å skape bedre oversikt, øke intern effektivitet og sikre kontinuitet, sier Gro Arnesen-Nyhus, Chief Operations Officer i Advania Danmark.

– Hos Advania håndterer vi et stort antall kunde- og leverandøravtaler, og for å sikre høy kvalitet og god oversikt er en solid struktur avgjørende. Som en del av Advanias vekst og sammenslåing av tre selskaper har vi hatt muligheten til å tenke nytt og styrke kontraktshåndteringen vår, forteller Charlotte Pedersen, Business Process Manager i Advania, og fortsetter: 

– Tidligere arbeidet de tre selskapene med ulike prosesser for kontraktregistrering, og vi hadde behov for felles retningslinjer for å sikre enhetlighet og oversikt. Det har dannet grunnlaget for det oppdaterte Complete Control-oppsettet.

Med støtte fra House of Control og deres Customer Success Manager bygget Advania databasen opp på nytt.

– Vi startet fra bunnen og la inn en ny struktur. Nå har vi dedikerte personer fra hver avdeling som registrerer kontrakter etter felles retningslinjer. Det har gitt oss full oversikt, transparens og en database som er klar for vekst, forklarer Gro.

– Jeg er veldig glad for veilederen som nå ligger i systemet. Når man klikker på spørsmålstegnet i en kontrakt, blir man ledet trinn for trinn gjennom prosessen med å opprette en avtale. Det gjør det mye enklere for nye brukere å komme i gang, og det sparer oss mye tid internt, sier Charlotte.

Advania har vært særlig fornøyd med oppfølgingen fra sin CSM, Simon Søgaard-Pedersen:

– Han har vært utrolig hjelpsom og tålmodig. Han har satt opp møter, svart raskt og veiledet oss gjennom hele prosessen. Han forstår behovene våre og kommer med gode forslag til løsninger, sier Charlotte.

– Implementeringen av den nye databasen har hatt stor positiv betydning for oss. Den har gitt bedre oversikt, redusert kompleksiteten og gjort det raskt og enkelt å finne nødvendige opplysninger. Vi sparer tid, og samtidig har vi fått større trygghet for at vi følger opp avtalene i tide, sier Charlotte.

Gro trekker frem at dashbordet og varslingene er blant funksjonene hun setter mest pris på:

– Jeg ser raskt hvilke kontrakter som er i ferd med å utløpe. Det skaper trygghet. Vi slipper manuell oppfølging, fordi systemet automatisk varsler den ansvarlige medarbeideren.

Complete Control er rett og slett en viktig brikke i konsernets vekststrategi.

– Når vi vokser gjennom oppkjøp og organisk vekst, trenger vi systemer som kan skalere. Det har vi nå. Vi kan enkelt legge til nye selskaper og avdelinger i strukturen. Det skaper trygghet i hverdagen og kontroll i oppkjøpsprosesser, sier Gro.