Butikkjeden Normal holder styr på over 600 leiekontrakter med House of Control

Søren Kring, Property Manager for Norden, har ansvaret for mer enn 600 leiekontrakter – et antall som vokser i takt med ekspansjonen av den danske butikkjeden.

– Det er et stort antall med strategisk betydning for konsernet. Når kontraktene nærmer seg utløp, må vi ta stilling til hver enkelt butikk: Hvordan presterer den? Hva er markedsleien? Skal vi reforhandle, forlenge eller flytte? sier han.

Tidligere ble oppfølgingen gjort i regneark. Det fungerte så lenge kjeden var liten, men etter hvert som veksten tok fart, ble det uoversiktlig – og risikabelt.

– Vi vokste så raskt at vi måtte få bedre oversikt. Risikoen for å glemme varsler og miste viktige leieavtaler ble rett og slett for stor, sier Kring.

– Hver eneste butikk har en nøye utvalgt beliggenhet, og bak hver gjeldende leiekontrakt ligger det som regel langvarige forhandlinger utført av lokale Expansion Managers, forteller Kring.

– Mens valget av lokasjon er avgjørende for kjedens omsetning og vekst, er lave husleier og gode betingelser helt grunnleggende for at vi kan være tro mot konseptet vårt.

For Normal handler det om store summer.

– De nordiske leiekontraktene representerer et større tresifret millionbeløp i årlige forpliktelser.

– Det sier seg selv at selv en liten feil kan få store konsekvenser. Hvis vi glemmer å varsle i tide, risikerer vi å miste en god avtale. I verste fall mister vi lokalet helt.

Løsningen ble Complete Control fra House of Control – en SaaS-løsning for kontraktstyring som varsler i god tid før avtaler utløper. Den ble valgt på bakgrunn av sterke kundereferanser og en moden, stabil teknologi. Valget ble gjort før Kring begynte i Normal.

– Vi bruker systemet først og fremst til funksjonen som gir oss varsler når kontrakter nærmer seg utløp. Vanligvis må vi sende melding til utleier 6, 9 eller 12 måneder før for å benytte en opsjon på forlengelse. Hvis vi ikke varsler i tide, kan vi miste retten til å forlenge, forklarer han.

Selv om Kring opplever Complete Control som intuitivt og brukervennlig, har han fra tid til annen behov for support. Samarbeidet fungerer svært godt, forteller han:

– Vi har en dedikert Customer Success Manager som følger oss tett. Han tar kontakt når det er nødvendig, og vi får rask hjelp dersom vi ønsker å justere oppsettet. Det har fungert både virtuelt og gjennom fysiske møter på hovedkontoret.

Varslingsfunksjonen har vist seg å være helt avgjørende.

– I praksis fungerer Complete Control som et sikkerhetsnett. Det sørger for at vi alltid får beskjed om hvilke kontrakter vi må følge opp – og når. Det er utrolig viktig, for i mange tilfeller har vi forhandlet oss frem til leievilkår vi ønsker å beholde, eller eventuelt justere når kontrakten skal reforhandles, sier Kring.

– Vi får automatiske e-poster med oversikt over hvilke kontrakter som krever handling kommende kvartal. Det har flere ganger reddet oss fra å overse en avtale som var i ferd med å løpe ut.

For Kring er det ingen tvil om at Complete Control spiller en viktig rolle i kjedens videre ekspansjon.

– Når du vokser så raskt som vi gjør, må du ha systemer som skalerer med deg. House of Control er et viktig verktøy for å sikre stabilitet midt i veksten. Det gir oss forutsigbarhet, kontroll og trygghet – og gjør at vi kan bruke tiden på det som virkelig teller i min rolle: å forhandle frem de beste vilkårene for våre butikker.