Når du har over 600 leiekontrakter på tvers av Norden, har du ikke råd til å miste oversikten. Derfor valgte Normal å digitalisere alt med Complete Control fra House of Control.
Den danske butikkjeden Normal er imperiet som det danske kongeriket aldri fikk. Siden den første butikken åpnet i Silkeborg i 2013, har Normal utviklet seg til en europeisk suksesshistorie – med over 900 butikker i Danmark, Norge, Sverige, Nederland, Frankrike, Finland, Portugal, Spania og Italia.
– Hver eneste butikk har en nøye utvalgt beliggenhet, og bak hver gjeldende leiekontrakt ligger det som regel langvarige forhandlinger utført av lokale Expansion Managers, forteller Søren Kring, Property Manager for Norden.
Over 600 leiekontrakter – og behov for stålkontroll
For Normal er butikkens plassering og leievilkår to sider av samme sak. Den ene avgjør om kundene finner veien, den andre om driften kan forbli lønnsom.
– Mens valget av lokasjon er avgjørende for kjedens omsetning og vekst, er lave husleier og gode betingelser helt grunnleggende for at vi kan være tro mot konseptet vårt, forklarer Kring.
Han har ansvaret for mer enn 600 leiekontrakter i Norden – et antall som vokser i takt med ekspansjonen.
– Det er et stort antall med strategisk betydning for konsernet. Når kontraktene nærmer seg utløp, må vi ta stilling til hver enkelt butikk: Hvordan presterer den? Hva er markedsleien? Skal vi reforhandle, forlenge eller flytte? sier han.
Tidligere ble oppfølgingen gjort i regneark. Det fungerte så lenge kjeden var liten, men etter hvert som veksten tok fart, ble det uoversiktlig – og risikabelt.
– Vi vokste så raskt at vi måtte få bedre oversikt. Risikoen for å glemme varsler og miste viktige leieavtaler ble rett og slett for stor, sier Kring.
«Når du vokser så raskt som vi gjør, må du ha systemer som skalerer med deg. House of Control er et viktig verktøy for å sikre stabilitet midt i veksten.»
Fra regneark til best of breed
Løsningen ble Complete Control fra House of Control – en SaaS-løsning for kontraktstyring som varsler i god tid før avtaler utløper. Den ble valgt på bakgrunn av sterke kundereferanser og en moden, stabil teknologi. Valget ble gjort før Kring begynte i Normal.
– Vi bruker systemet først og fremst til funksjonen som gir oss varsler når kontrakter nærmer seg utløp. Vanligvis må vi sende melding til utleier 6, 9 eller 12 måneder før for å benytte en opsjon på forlengelse. Hvis vi ikke varsler i tide, kan vi miste retten til å forlenge, forteller han.
Varslingsfunksjonen har vist seg å være helt avgjørende.
– I praksis fungerer Complete Control som et sikkerhetsnett. Det sørger for at vi alltid får beskjed om hvilke kontrakter vi må følge opp – og når. Det er utrolig viktig, for i mange tilfeller har vi forhandlet oss frem til leievilkår vi ønsker å beholde, eller eventuelt justere når kontrakten skal reforhandles, sier Kring.
Han forteller at systemet ikke bare gir varsler på skjermen, men også sender e-poster til de ansvarlige.
– Vi får automatiske e-poster med oversikt over hvilke kontrakter som krever handling kommende kvartal. Det har flere ganger reddet oss fra å overse en avtale som var i ferd med å løpe ut, sier han.
Millionbeløp på spill
For Normal handler det om store summer.
– De nordiske leiekontraktene representerer et større tresifret millionbeløp i årlige forpliktelser, forteller Kring.
– Det sier seg selv at selv en liten feil kan få store konsekvenser. Hvis vi glemmer å varsle i tide, risikerer vi å miste en god avtale. I verste fall mister vi lokalet helt.
Et felles system for hele organisasjonen
Selv om House of Control først og fremst brukes av eiendomsavdelingen, har flere deler av Normal nytte av løsningen. Også andre avdelinger – for eksempel logistikk og HR – bruker systemet til sine kontrakter.
– Det betyr at vi har ett felles sted for alle viktige avtaler, uansett om det gjelder lokaler, transport eller bemanning. Det gir både oversikt og kontroll, sier Kring.
Selv om Kring opplever Complete Control som intuitivt og brukervennlig, har han fra tid til annen behov for support. Samarbeidet fungerer svært godt, forteller han:
– Vi har en dedikert Customer Success Manager som følger oss tett. Han tar kontakt når det er nødvendig, og vi får rask hjelp dersom vi ønsker å justere oppsettet. Det har fungert både virtuelt og gjennom fysiske møter på hovedkontoret.
For to år siden gjennomførte Normal en større oppdatering av systemet, og også da fikk de tett oppfølging fra House of Control.
– Vi opplever at det er en god balanse i samarbeidet. Når ting fungerer, går det av seg selv. Når vi trenger støtte, får vi det raskt, sier Kring.
Neste steg: Mer dynamisk bruk
Selv om Normal i dag hovedsakelig bruker Complete Control til kontraktstyring og varsling, ser Kring potensial for enda mer.
– Vi vurderer å bruke systemet mer aktivt som et verktøy i økonomi- og controllingarbeidet. Dataene vi legger inn, kunne med fordel kobles sammen med våre øvrige systemer, slik at vi lettere kan følge utviklingen i husleier og KPI-reguleringer, sier han.
– Hvis vi for eksempel kunne knytte leieutgifter direkte til konsumprisindekser eller omsetningstall, ville vi hatt et enda sterkere verktøy for å validere utleiers fakturaer. Det er noe vi ser på, særlig fordi vi forventer fortsatt vekst og flere butikker.
For Kring er det ingen tvil om at Complete Control spiller en viktig rolle i kjedens videre ekspansjon.
– Når du vokser så raskt som vi gjør, må du ha systemer som skalerer med deg. House of Control er et viktig verktøy for å sikre stabilitet midt i veksten. Det gir oss forutsigbarhet, kontroll og trygghet – og gjør at vi kan bruke tiden på det som virkelig teller i min rolle: å forhandle frem de beste vilkårene for våre butikker, avslutter han.
.webp)
