Slik fikk flyselskapet full kontroll på alle avtaler og kuttet unødvendige kostnader

Som Head of Procurement har Peter ansvaret for alle innkjøp i Jettime (unntatt leasing av fly). Det inkluderer også oppfølging av en lang rekke avtaler med leverandører og partnere. På juridisk side håndterer Legal Manager Emily Lundqvist Mikkelsen alt fra kontrakter og GDPR til andre juridiske oppgaver. Da Jettime gjenoppstod etter pandemien, manglet selskapet en egen jurist, og mange kontrakter havnet hos innkjøpsavdelingen.

– Det aller viktigste for oss er å ha full oversikt over kontraktene våre, så vi unngår dobbelt opp av samme leveranser eller å miste viktige frister. I tillegg må hver avdeling kunne se og følge opp sine egne avtaler. Det gir eierskap og tar bort personavhengigheten, sier Peter Orssten.

– Tidligere lå alle kontrakter i en mappe på Peters PC. Det skapte en flaskehals som gjorde det vanskelig og utilgjengelig for andre i organisasjonen å ta beslutninger på et opplyst grunnlag – noen ganger med kort varsel, forklarer Emily.

Mangelen på et felles system gjorde Jettime sårbare, både når det gjaldt personavhengighet og potensielle feil. Kontrakter kunne utløpe eller fornyes automatisk, og i verste fall risikerte man å inngå en ny avtale eller bestille en ny tjeneste uten å ha sagt opp den gamle.

Slik dobbelthåndtering ville medført unødvendige kostnader og ekstra arbeid. Det ble klart at Jettime trengte en bedre løsning for kontraktshåndtering.

– Vi hadde møter med flere leverandører, men valgte House of Control fordi vi syntes det var det beste og mest intuitive systemet, forteller Peter.

Implementeringen skjedde i tett samarbeid med House of Control. Med støtte fra deres Customer Success Manager, Simon Søgaard-Pedersen, kom Jettime i gang med å bygge opp en felles kontraktsdatabase.

– Vi tok oss tid til å legge inn alle avtalene og definere hvem som er ansvarlig for hver kontrakt. Samtidig involverte vi lederne i hver avdeling for å sikre at alle fikk eierskap til egne kontrakter, sier Emily.

Jettime har til nå registrert rundt 180–190 kontrakter i systemet, og tallet øker stadig. Etter hvert som flere avtaler blir identifisert og lagt inn, forventer de å komme opp i over 250 aktive kontrakter.

Allerede nå merker Jettime stor forskjell i hverdagen.

– Det er en enorm lettelse. Det er slutt på å lete etter kontrakter i mapper eller lokale filer. Vi sparer tid, og vi har langt bedre sikkerhet for at avtaler blir fulgt opp i tide. Tiden vi sparer kan vi bruke på saksbehandling og andre oppgaver, sier Emily.

Med alle kontrakter samlet på ett sted og tydelig ansvarsfordeling slipper de usikkerheten som før fulgte med personavhengige rutiner. Hver avdeling kan selv logge inn og se sine avtaler, noe som både øker eierskapet og frigjør tid for Peter og Emily til å fokusere på sine kjerneoppgaver.

– Jeg ser med en gang hvilke kontrakter som er i ferd med å utløpe, og systemet varsler automatisk den som har ansvaret. Det skaper trygghet. Det gjør at Jettime unngår dyre overraskelser, som overlappende avtaler eller tjenester vi ikke lenger har bruk for, sier Peter.